Definícia virtuálnej dátovej miestnosti (VDR)

Čo je to virtuálna dátová miestnosť?

Virtuálna dátová miestnosť (VDR), známa tiež ako obchodná miestnosť, je zabezpečené online úložisko na ukladanie a distribúciu dokumentov. Obvykle sa používa počas procesu náležitej starostlivosti predchádzajúceho fúzii alebo akvizícii na kontrolu, zdieľanie a zverejnenie dokumentácie spoločnosti.

Pochopenie virtuálnych dátových miestností

Virtuálne dátové miestnosti stále častejšie nahrádzajú fyzické dátové miestnosti, ktoré sa tradične používajú na zverejňovanie a zdieľanie dokumentov. S

globalizácia podnikania a zvýšenú kontrolu s cieľom znížiť náklady, sú virtuálne dátové miestnosti atraktívnou alternatívou k fyzickým dátovým miestnostiam. Virtuálne dátové miestnosti sú široko dostupné, okamžite dostupné a bezpečnejšie.

Keďže obavy o bezpečnosť rastú a incidenty s porušovaním narastajú, poskytovatelia VDR vyvíjajú sofistikovanejšie a spoľahlivejšie databázy. Počiatočné verejné ponuky (IPO), audítorské operácie a partnerstvá alebo iné podniky, ktoré musia spolupracovať a zdieľať informácie, budú používať virtuálne dátové miestnosti.

Využitie virtuálnych dátových sál

Fúzie a akvizície (M&A) postupy sú najbežnejším používaním VDR. Tieto úložiská poskytujú miesto pre náležitú starostlivosť potrebnú počas finalizácie dohody. Tieto obchodné transakcie zahŕňajú veľké množstvo dokumentov, z ktorých mnohé sú dôverné a obsahujú citlivé informácie. Používanie VDR je bezpečný a spoľahlivý spôsob, ako môžu všetky zainteresované strany kontrolovať a vymieňať si dokumenty počas rokovaní.

Podniky často spolupracujú na výrobe a výrobe výrobkov pri stavbe budovy a na ponúkaní služieb. Vytváranie a udržiavanie týchto obchodných vzťahov vyžaduje zmluvy a častý prenos údajov. Virtuálne dátové miestnosti zaisťujú uchovávanie týchto zmlúv a poskytujú ľahko dostupné dokumenty potrebné na pokračovanie obchodných partnerstiev. Napríklad zmeny, ktoré inžinier vykonal na projektoch konštrukcie, sú okamžite k dispozícii všetkým dodávateľom zapojeným do projektu.

Auditovanie firemné postupy, dodržiavanie predpisov a účty sú bežnou praxou vo všetkých podnikoch. Tento proces je často problémom, pretože pracovníci musia spolupracovať s externými regulátormi a nastavovačmi. Dnes má mnoho spoločností kancelárie vo vzdialených lokalitách a na celom svete v rôznych časových pásmach.

Použitie virtuálnej dátovej miestnosti umožňuje centralizovanému prístupovému bodu právnikom, účtovníkom, interným a externým regulátorom a ďalším zainteresovaným stranám. Poskytnutie centrálneho systému znižuje chyby a čas. Poskytuje tiež transparentnosť komunikácie. V závislosti od typu auditu sa líši úroveň prístupu a oprávnenia.

Ponuka počiatočnej verejnej ponuky (IPO) je skľučujúca úloha, ktorá si vyžaduje nepredstaviteľné množstvo papierovania. Rovnako ako audity je transparentnosť zásadná. Spoločnosti musia vytvárať, vymieňať, uchovávať a spravovať veľké objemy dokumentov. Vzhľadom na povahu transakcie bude mať väčšina používateľov obmedzený prístup, napríklad „iba zobrazenie“. Možnosť kopírovania, preposielania alebo tlače môže byť zakázaná.

Alternatíva k VDR

Napriek tomu, že virtuálne dátové miestnosti ponúkajú mnoho výhod, nie sú vhodné pre každé odvetvie. Niektoré vlády sa napríklad môžu rozhodnúť naďalej používať fyzické dátové miestnosti na vysoko dôverné výmeny informácií. Škody spôsobené potenciálnymi kybernetickými útokmi a porušenie údajov prekračuje výhody, ktoré ponúkajú virtuálne dátové miestnosti. Výsledky takýchto udalostí by mohli byť katastrofické, ak by sa ohrozujúce strany dostali k utajovaným informáciám. V týchto prípadoch nebude použitie VDR brať do úvahy.