Pochopenie Back Office

Čo je to Back Office?

Back office je časť spoločnosti pozostávajúca z administratívneho a podporného personálu, ktorý nie je orientovaný na klienta. Medzi funkcie back-office patria zúčtovania, povolenia, údržba záznamov, súlad s predpismi, účtovníctvo a IT služby. Napríklad spoločnosť poskytujúca finančné služby je segmentovaná do troch častí: front office (napr. predaj, marketing a zákaznícka podpora), stredná kancelária (manažment rizík) a back office (administratívne a podporné služby).

Ako funguje Back Office

Back office je možné chápať ako súčasť spoločnosti zodpovednej za poskytovanie všetkých obchodných funkcií spojených s jej činnosťou. Napriek svojej zdanlivo neviditeľnej prítomnosti poskytujú pracovníci back-office nevyhnutné funkcie podniku. Back office je základnou súčasťou každej firmy a súvisiace názvy pracovných miest sú často zaradené do kategórie „Operácie“. Ich úlohy umožňujú a vybavujú personál front-office, aby ich mohol vykonávať tvárou v tvár klientovi povinnosti. Back office sa niekedy používa na opis všetkých pracovných miest, ktoré priamo negenerujú príjmy.

Príklad back-office

Dnes je väčšina pozícií v back-office umiestnená mimo sídla spoločnosti. Mnoho z nich sa nachádza v mestách, kde sú komerčné nájomné zmluvy sú lacné, mzdové náklady sú nízke a je k dispozícii adekvátna pracovná skupina.

Alternatívne sa mnoho spoločností rozhodlo zadať externe a/alebo offshore úlohy back-office, aby sa ďalej znížili náklady. Technológia poskytla mnohým spoločnostiam možnosť povoliť prácu na diaľku, v ktorej spolupracovníci pracujú z domu. Medzi výhody patrí úspora nájomného a zvýšená produktivita. Vzdialené zamestnávanie zamestnancov back-office navyše umožňuje spoločnostiam prístup k talentom v rôznych oblastiach a prilákať rozmanitú skupinu uchádzačov.

Niektoré firmy ponúkajú stimuly pre zamestnancov a uchádzačov, ktorí prijímajú vzdialené pozície. Napríklad spoločnosť poskytujúca finančné služby, ktorá vyžaduje účtovníctvo na vysokej úrovni, by mohla skúseným ponúknuť dotáciu na bývanie vo výške 500 dolárov mesačne CPA pracovať z domu. Ak by zabezpečenie kancelárskych priestorov na osobu stálo 1 000 dolárov mesačne, dotácia na bývanie vo výške 500 dolárov mesačne by viedla k celkovým úsporám 6 000 dolárov ročne. Úspora nákladov môže byť značná pri zamestnávaní mnohých profesionálov na diaľku.

Aj keď to spoločnosti šetrí peniaze, zamestnanec môže tiež musieť prijať nižší plat, ak sa sťahuje z polohy front office na centrálnom mieste na vzdialenejšie miesto alebo dokonca na prácu doma.

Osobitné úvahy

Aj keď zamestnanci back-office neinteragujú so zákazníkmi, majú tendenciu aktívne komunikovať s personálom front-office. Predajca výrobného zariadenia môže napríklad požiadať o pomoc personál back-office, aby poskytol presné informácie o skladových zásobách a cenových štruktúrach. Profesionáli z oblasti realitného marketingu často komunikujú s obchodnými zástupcami a vytvárajú atraktívny a relevantný marketing materiály a IT odborníci pravidelne interagujú so všetkými divíziami v rámci spoločnosti, aby zaistili správne fungovanie systémy.

Mnoho študentov obchodných škôl z necieľových vysokých škôl a univerzít považuje prácu Back Office za spôsob, ako získať skúsenosti v rámci firmy a potenciálne sa prepojiť s úlohami Front Office. Aj keď sa líši od jednej firmy k druhej, práca v rolách Back Office sa výrazne líši od front Office a s výnimkou úloh korporátneho kreditného rizika, nemusí poskytnúť Front Office nádejnému potrebné skúsenosti na vykonanie takejto a prechod.