Definícia žiadosti o návrh (RFP)

Čo je žiadosť o ponuku (RFP)?

Žiadosť o ponuku (RFP) je obchodný dokument, ktorý ohlasuje projekt, opisuje ho a požaduje ponuky od kvalifikovaných dodávateľov na jeho dokončenie. Väčšina organizácií dáva prednosť spusteniu svojich projektov pomocou RFP a mnoho vlád ich vždy používa.

Pri použití žiadosti o cenovú ponuku je subjekt, ktorý požaduje ponuky, zodpovedný za vyhodnotenie uskutočniteľnosti predložených ponúk, finančného stavu ponúkajúcich spoločností a za každú uchádzačschopnosť realizovať projekt.

Vysvetlenie žiadosti o ponuku (RFP)

RFP sa používajú na komplexné projekty, ktoré často vyžadujú niekoľko subdodávateľov. Opisujú organizáciu, ktorá vydáva RFP, rozsah realizovaného projektu a kritériá na hodnotenie vstupov. Opisujú tiež postup ponúk a zmluvné podmienky.

Žiadosti obsahujú vyhlásenie o práci, v ktorom sú popísané úlohy, ktoré má víťazný uchádzač vykonať, a časový harmonogram dokončenia práce.

Žiadatelia o cenovú ponuku tiež informujú uchádzačov o tom, ako pripraviť návrhy, s konkrétnymi pokynmi, ako by mali byť ponuky formulované a prezentované. Spravidla obsahujú pokyny o tom, aké informácie musí uchádzač obsahovať a požadovaný formát.

Väčšinu RFP vydáva vládne agentúry a ďalšie organizácie vo verejnom sektore. Spravidla sa od nich požaduje, aby otvorili konkurenciu medzi súkromnými spoločnosťami a odstránili zaujatosť z tohto procesu. Agentúry chcú zaistiť, aby dostali najnižšiu a najkonkurencieschopnejšiu ponuku.

Akákoľvek súkromná alebo verejná organizácia však môže predložiť žiadosť o ponuku, aby získala viac ponúk a rôzne perspektívy projektu.

Firma, ktorá chce napríklad zmeniť svoj postup hlásenia z papierového systému na počítačový, môže podať žiadosť o návrh na hardvér, softvér a program školenia používateľov na zavedenie a začlenenie nového systému do podniku. Konkurenčný ponukový proces im môže poskytnúť lepší prehľad o dostupných alternatívach.

Požiadavky na žiadosť o návrh (RFP)

Od vládnych agentúr alebo iných subjektov sa môže vyžadovať, aby predkladali žiadosti o návrhy na zabezpečenie úplnej a otvorenej hospodárskej súťaže a zníženie nákladov na riešenie. Prijatie návrhu, ktorý najlepšie reaguje na špecifikácie, nemusí vždy znamenať najnižšiu cenu.

Šikovné vytvorenie žiadosti o návrh môže zaistiť úspech alebo neúspech výsledného riešenia. Ak sú špecifikované požiadavky príliš vágne, uchádzač nemusí navrhnúť a implementovať adekvátne riešenie problému. Ak sú požiadavky príliš podrobné a obmedzujúce, inovácia uchádzačov môže byť obmedzená.

Proces RFP začína vypracovaním žiadosti o návrh. Uchádzači skontrolujú vyžiadanie a predložia návrhy na zlepšenie. Po implementácii spätnú väzbu, sa vydáva konečná žiadosť o návrh. Uchádzači potom predložia svoje návrhy.

Zákazník zužuje výber na malú skupinu uchádzačov a vstupuje do vyjednávania o cenových a technických podrobnostiach. Zákazník môže pred uzatvorením zmluvy požiadať zostávajúcich uchádzačov o predloženie najlepšej a konečnej ponuky. Zmluva je potom predložená spoločnosti, ktorá poskytuje najlepšie riešenie problému.

Výhody žiadosti o ponuku (RFP)

RFP je čiastočne reklama. Oznamuje, že projekt prebieha, a otvára dvere kvalifikovaným kandidátom, ktorí môžu prácu zvládnuť.

Vo vláde bol RFP prijatý ako spôsob, ako zabezpečiť odstránenie kroniky ako faktora pri odmeňovaní zákaziek. Otvára tiež proces konkurencii, od ktorej sa dá očakávať, že náklady na projekty bude nižšia.

Alternatíva k RFP je menej formálny proces, ktorý vyžaduje, aby projektový manažér preskúmal a identifikoval potenciálnych dodávateľov projektu. V závislosti od toho, ako je vyhľadávanie vyčerpávajúce, môžu byť potenciálne reakcie obmedzené. Je nepravdepodobné, že budú noví dodávatelia a inovatívne odpovede odhalení.

RFP vs. RFQ vs. RFI

Žiadosť o návrh (RFP), žiadosť o cenovú ponuku (RFQ) a žiadosť o informácie (RFI) sú tri odlišné typy dokumentov, ktoré podniky a iné subjekty používajú na oslovenie podnikateľskej komunity dodávateľov alebo dodávateľov, ktorí môžu byť schopní pracovať s.

• Ako je uvedené vyššie, žiadosť o návrh oznamuje konkrétny plánovaný projekt a požaduje dodávateľov, ktorí sú schopní dokončiť prácu.
• A žiadosť o cenovú ponuku (RFQ) je žiadosť zaslaná viacerým dodávateľom, ktorí hľadajú ponuky na dodávku konkrétnych produktov alebo služieb. Žiadosť musí špecifikovať potrebnú kvalitu a množstvo a načasovanie požadované spoločnosťou alebo organizáciou.
• Žiadosť o informácie (RFI) je požiadavka dodávateľov na písomné informácie o produktoch a službách, ktoré môžu poskytnúť. Možno ho použiť na zhromaždenie informácií pre databázu dodávateľov pre budúce použitie.

Príklad žiadosti o ponuku (RFP)

Povedzme, že napríklad Federálna správa železníc vydá žiadosť o návrhy na financovanie, projektovanie, výstavbu, prevádzku a údržbu vysokorýchlostného železničného systému.

Zainteresované strany predkladajú návrhy, ktoré spĺňajú požiadavky uvedené v dokumente. Na základe návrhov doručených do stanoveného termínu ministerstvo dopravy zriaďuje komisie pre ďalšie preskúmanie a vypracovanie návrhov.

DOT vyberie návrh, ktorý najviac pokrýva jeho ciele, a najme spoločnosť, aby vykonala prácu.

Pohľad na podrobnú žiadosť o ponuku

Toto ukážka RFP od neziskovej organizácie ukazuje potrebnú úroveň podrobností, v tomto prípade pre navrhovanú opravu webovej stránky organizácie. Návrh popisuje projekt, poskytuje prehľad o organizácii a definuje ciele pre jej webovú stránku. Tiež podrobne popisuje produkty a služby, ktoré sa majú poskytovať, a podrobne definuje obsah, dizajn a funkčnosť navrhovanej webovej stránky.

Ukážku poskytuje spoločnosť TechSoup, webová stránka, ktorá poskytuje knižnicu návodných informácií a vzorových žiadostí o pomoc pre neziskové organizácie.

Časté otázky k žiadosti o ponuku (RFP)

Tu sú odpovede na niektoré často kladené otázky o RFP.

Čo znamená RFP?

Žiadosť o ponuku (RFP) je otvorená žiadosť o predloženie ponúk na dokončenie nového projektu navrhnutého spoločnosťou alebo inou organizáciou, ktorá ho vydáva. Cieľom je otvoriť súťaž a podporiť množstvo alternatívnych návrhov, ktoré by mohli plánovači projektu zvážiť.

Aké sú požiadavky na RFP?

RFP musí dostatočne podrobne popísať a definovať projekt, aby pritiahol životaschopné reakcie.

Potenciálny uchádzač by mal byť schopný porozumieť povahe podnikania a cieľom, ktoré chce s projektom dosiahnuť. Projekt musí byť dostatočne podrobne definovaný, aby uchádzač jasne porozumel jeho rozsahu a všetkým produktom a službám, ktoré je potrebné poskytnúť na jeho uskutočnenie. Podrobný musí byť aj formát očakávaných návrhov. Na porovnanie a kontrast ponúk sú potrebné jednotné reakcie.

Žiadosti o ponuku majú pomerne rigidný formát, aj keď sa tento formát môže líšiť v závislosti od agentúr a spoločností, ktoré ich pripravujú. Táto ukážka z Centra pre plánovanie excelentnosti v Baton Rouge, Louisiana, ukazuje prvky typickej RFP, ktorá obsahovať úvod a pozadie, popis výstupov a informácie o výbere kritériá.

Aký je rozdiel medzi RFP a RFQ?

Povedzme, že železiarstvo rozširuje svoje oddelenie záhradných potrieb a potrebuje nájsť dodávateľov potrebných na zaplnenie políc. Mnohým potenciálnym dodávateľom záhradníckych výrobkov môže odoslať žiadosť o cenovú ponuku (RFQ). Odpovede mu umožnia nadviazať vzťah s jedným alebo viacerými dodávateľmi o množstve a kvalite tovaru, ktoré potrebuje, za stanovenú cenu.

Keď spoločnosť alebo iná organizácia pošle RFQ, presne vie, čo potrebuje, a hľadá najlepšieho dodávateľa alebo dodávateľov.

RFP je otvorenejší proces. Firma alebo organizácia hľadá kvalifikovaných dodávateľov na realizáciu nového projektu. Projekt a jeho ciele sú podrobne definované, ale v reakciách je priestor pre kreativitu. Napríklad žiadosť o objednávku pre detský park môže dodávateľovi umožniť navrhnúť presné rozloženie, vybavenie a vybavenie, ktoré môže park obsahovať.

Kedy by ste použili RFP?

Malé a veľké firmy majú spravidla dostatok zdrojov na udržanie súčasnej prevádzky. Ak sa chcú pustiť do nového projektu, nemajú k dispozícii zdroje ani odborné znalosti, aby ho mohli pridať k pracovnému zaťaženiu.

V takýchto prípadoch RFP poskytuje podniku účinný spôsob získavania odborných znalostí, ktoré potrebujú na dokončenie projektu.

Čo sa stane po RFP?

Za RFP nasleduje Ps. Návrhy sa predkladajú na posúdenie. V závislosti od veľkosti a rozsahu projektu môže byť táto kontrola viacúrovňovým procesom zahŕňajúcim niekoľko výborov. Obzvlášť vládne agentúry nie sú známe tým, že sa pohybujú svižne.

Ako dlho to trvá, proces preskúmania sa používa na zúženie návrhov na niekoľko finalistov, ktorí môžu byť požiadaní o predloženie dodatočných informácií s ohľadom na konečný výber a dátum začiatku projekt.

Spodný riadok

RFP definuje projekt pre spoločnosť, ktorá ho vydáva, ako aj pre spoločnosti, ktoré naň reagujú. Dobre napísaná RFP vyjadruje zámer návrhu a zaisťuje, že konečný výsledok splní očakávania.

Zabezpečuje tiež otvorený proces. V ideálnom prípade odpovie viac uchádzačov. Organizácia tak má príležitosť študovať rôzne prístupy a ceny a vybrať si ten, ktorý najlepšie vyhovuje jej potrebám.