Čo je to formulár W-9 a ako sa používa? Sprievodca

Podniky používajú IRS formulár W-9„Žiadosť o identifikačné číslo a osvedčenie daňovníka o získanie informácií od predajcov, ktorých najímajú ako nezávislých dodávateľov (nazývaných tiež nezávislí pracovníci).Keď firma zaplatí dodávateľovi 600 dolárov alebo viac v priebehu daňového roka, musí tieto platby nahlásiť službe Internal Revenue Service (IRS) pomocou informačného priznania Formulár 1099-MISC.Podniky používajú meno, adresu a číslo sociálneho poistenia alebo daňové identifikačné číslo dodávatelia poskytnú na formulári W-9 vyplnenie týchto informácií. Odosielateľ ani príjemca by nemali odosielať kópiu úradu IRS.

Podniky, ktoré si najímajú nezávislých dodávateľov, nezrážajú daň z príjmu ani za ne neplatia dane Medicare ani Social Security nezávislí dodávatelia, ako to robia pre svojich zamestnancov. Namiesto toho sú za tieto povinnosti zodpovední dodávatelia. IRS však stále chce vedieť, koľko títo dodávatelia dostali, aby sa ubezpečili, že platia dane, ktoré dlhujú, a na zber týchto informácií používa formulár 1099-MISC.Podniky neposielajú formulár W-9 IRS.

Potrebné informácie vo formulári W-9

Formulár W-9 požaduje meno nezávislého dodávateľa, obchodné meno (ak je odlišné), podnikateľský subjekt (živnostník, partnerstvo, Korporácia C., Spoločnosť S, trust, realitná spoločnosť, spoločnosť s ručením obmedzeným alebo „iné“) a daňové identifikačné číslo (alebo číslo sociálneho poistenia) živnostníka, ktorý nepoužíva samostatné daňové identifikačné číslo).

Formulár W-9 tiež požaduje, aby osoba, ktorá ho vypĺňa, potvrdila, že sa naň nevzťahujú záložné zrážky. Väčšina daňových poplatníkov nie je, ale ak áno, spoločnosť najímajúca nezávislého dodávateľa bude musieť zrážať daň z príjmu od platby tohto dodávateľa paušálne vo výške 24% (za zdaňovacie roky 2018 - 2025) a odošle ju IRS.

Keďže formulár W-9 vyžaduje uvedenie daňového identifikačného čísla alebo čísla sociálneho poistenia, osoby, ktorá ho vyplňuje, aj spoločnosti prijatie vyplneného formulára ho musí starostlivo chrániť počas prenosu a po prijatí, aby bolo chránené pred identitou krádež.

Kedy by ste nemali vyplniť W-9

Nezávislý dodávateľ, ktorý dostane neočakávaný dokument W-9, by mal pred vyplnením váhať a preskúmať, či má žiadateľ oprávnený dôvod požiadať o tento formulár. Finančné inštitúcie niekedy používajú formulár W-9 na vyžiadanie informácií od zákazníka, keď potrebujú nahlásiť dividendy alebo úroky.Tu buďte opatrní: Finančný ústav by pravdepodobne už mal mať vaše daňové identifikačné číslo od otvorenia účtu.

Ďalšou situáciou, v ktorej by ste mali pred vyplnením formulára W-9 váhať, je, ak vás o to spoločnosť požiada urobte tak, je váš zamestnávateľ a ste údajne zaradený ako zamestnanec, nie ako nezávislý dodávateľ. Rozdiel je podstatný.

Zamestnanec alebo nezávislý dodávateľ?

Ak ste zamestnanec, váš zamestnávateľ bude zrážať dane z príjmu, zrážať a platiť dane zo sociálneho poistenia a zo zdravotného poistenia a zo mzdy platiť daň z nezamestnanosti. Ak ste nezávislým dodávateľom, nebude. To znamená, že budete zodpovední za podiel zamestnávateľa na daniach sociálneho zabezpečenia a Medicare a že v prípade prepustenia nebudete mať nárok na kompenzáciu v nezamestnanosti.

Bezohľadný alebo finančne ťažký zamestnávateľ sa môže pokúsiť klasifikovať zamestnanca ako nezávislého dodávateľa, aby ušetril. Ak ste zaradený ako nezávislý dodávateľ, daňové úspory „vášho zamestnávateľa“ budú vychádzať z vášho vrecka ako daň zo samostatnej zárobkovej činnosti. Tiež budete zodpovední za výpočet a zaplatenie svojich odhadovaných daní štyrikrát ročne a vyplnenie rozvrhu C. pri podávaní ročného daňového priznania.

Nie je vždy jasné, či je pracovník zamestnancom alebo nezávislým dodávateľom, ale vo všeobecnosti platí, že čím viac čím väčšia je pravdepodobnosť, že budú mať kontrolu nad tým, čo pracovníci robia a ako to robia zamestnancov. Ak vás pocit Spideyho začne brnkať, keď vás niekto, kto vás najal, nazýva nezávislým dodávateľom, je to dobré znamenie a mali by ste situáciu ďalej preskúmať. Začnite prečítaním súboru IRS diskusia o rozdiele medzi týmito dvoma. Ak ste zamestnanec, mali by ste vyplniť formulár W-4, nie formulár W-9.

Tu je príklad, kedy by zamestnávateľ mohol legitímne zmeniť váš stav zo zamestnanca na nezávislého dodávateľa. Ste počítačový programátor a musíte prísť do kancelárie od pondelka do piatku od 9:00 do 18:00. Spoločnosť poskytuje váš stôl a počítač.

Od budúceho mesiaca budete musieť poskytnúť svoj počítač. Budete môcť pracovať z domu alebo z akéhokoľvek vzdialeného miesta, ktoré chcete, a prácu môžete dokončiť kedykoľvek chcete, pokiaľ sú vaše úlohy dokončené podľa plánu a odpovedáte na telefonáty a e-maily súvisiace s prácou čas.

W-9 Časté otázky

Ako zistím, či sa na mňa vzťahuje záložná zrážka?

Poslal vám úrad IRS list, v ktorom vám oznamuje, že sa naň vzťahujete povinne? záložné zadržanie? To sa mohlo stať, ak ste v predchádzajúcom daňovom priznaní neuviedli všetky svoje úroky a dividendy. Ak ste tento list nedostali a ak žiadateľovi formulára W-9 poskytnete svoje daňové identifikačné číslo, nevzťahujú sa na vás záložné zrážky. Ak sa na vás vzťahuje zrážková záloha, pred odoslaním formulára W-9 prečiarknite položku dva v druhej časti.

Aký je najbezpečnejší spôsob odoslania formulára W-9?

Ak môžete dokument odovzdať osobne, je to ideálne. V opačnom prípade je jednou možnosťou použiť bezplatnú online službu na šifrovanie vyplneného formulára W-9 a jeho bezpečné odoslanie e-mailom žiadateľovi. Môžete tiež použiť šifrovanú službu zdieľania súborov.

Ďalšou možnosťou je odoslať ho prostredníctvom služby, ako je FedEx, UPS alebo poštová služba, avšak neexistuje žiadna záruka, že váš formulár nebude stratený, odcudzený alebo upravený počas prepravy.

Neexistuje ani žiadna záruka, že príjemca bezpečne uloží formulár, aj keď ho bezpečne odošlete, takže by ste sa na to mali vopred opýtať.

Je moja firma subjektom oslobodeným od dane?

Ak ste živnostník, pravdepodobne nie je. Ak je to spoločnosť, môže to byť, ak spĺňa podmienky na oslobodenie od dane IRS.

Mám identifikačné číslo zamestnávateľa (EIN) a číslo sociálneho poistenia. Aké číslo mám zadať do formulára?

Ak ste živnostník, môžete zapísať ktoréhokoľvek z nich. Ak je vaša firma LLC klasifikovaná ako spoločnosť alebo partnerstvo, použite EIN subjektu. Ak je vašou spoločnosťou jednočlenná spoločnosť LLC, je to a ignorovaný subjekt, zadajte svoje SSN alebo EIN (nie EIN subjektu).

Môžem odmietnuť vyplnenie formulára W-9?

Samozrejme. Ak odmietnete odpoveď na legitímnu žiadosť, váš klient zrazí dane z vašej mzdy vo výške 24%.Účtovné oddelenie vás môže tiež trápiť a povedať svojmu kontaktu, aby odmietol s vami ďalej obchodovať. Podniky majú od IRS ťažký záväzok získať vyplnený formulár W-9 od kohokoľvek, komu zaplatia v priebehu roka 600 dolárov alebo viac. Nedodržanie môže mať za následok pokutu.

Ak si myslíte, že osoba žiadajúca o formulár nemá žiadne záležitosti, ktoré by o to požiadali, odmietnutie je pravdepodobne dobrý nápad. Ak máte obavy, opýtajte sa daňového odborníka, čo by ste mali urobiť.

Okrem klienta, kto by ma mohol požiadať, aby som vyplnil formulár W-9?

Banka, maklérska spoločnosť, úverová inštitúcia, ktorá zrušila dlh, ktorý ste dlžní, alebo emitent ceny, ktorú ste vyhrali, by sa mohla pýtať každá.Ak ste hosťom „Ellen“ počas jej propagácie „12 dní darčekov“ a producenti talk show vás požiadajú, aby ste pred odchodom vyplnili W-9, je možné predpokladať, že žiadosť je legitímna. Ak dostanete e-mail s informáciou, že ste vyhrali cenu v súťaži, na ktorú si nepamätáte, možno nebudete chcieť danej osobe dať W-9.

Dávajte si pozor na phishingové podvody W-9. Ak dostanete e-mailovú žiadosť o formulár W-9 a nie ste si istí, či je legitímna, kontaktujte predpokladaný telefonický odosielateľ (a v podozrivom e -maile nepoužívajte žiadne telefónne číslo), aby sa spýtal, či žiadosť je platné. Útočníci sú sofistikovaní a môžu vyvolať dojem, že správa pochádza z vašej banky alebo dokonca od vášho klienta. A ak dostanete e -mail od IRS, je to určite pokus o phishing a mali by ste ho poslať ďalej [email protected]. IRS neinicializuje kontakt s daňovníkmi prostredníctvom e -mailu.

Spodný riadok

Formuláre W-9 sú pre nezávislých dodávateľov, tiež nazývaných nezávislí pracovníci. Je dôležité, aby ste formulár vyplnili správne - ale iba vtedy, ak ste si istí, že je to správny formulár na odoslanie a žiadosť je legitímna.