Računovodski informacijski sistem (AIS) Opredelitev
Kaj je računovodski informacijski sistem (AIS)?
Računovodski informacijski sistem (AIS) vključuje zbiranje, shranjevanje in obdelavo finančnih in računovodskih podatkov, ki jih uporabljajo notranji uporabniki za poročanje informacij vlagatelji, upnikiin davčni organi. Na splošno je to računalniška metoda za sledenje računovodskim aktivnostim v povezavi z viri informacijske tehnologije. AIS združuje tradicionalno računovodske prakse, kot je uporaba Splošno sprejeta računovodska načela (GAAP), s sodobnimi viri informacijske tehnologije.
Kako se uporabljajo računovodski informacijski sistemi (AIS)
Računovodski informacijski sistem vsebuje različne elemente, pomembne za računovodski cikel. Čeprav se informacije v sistemu razlikujejo glede na panoge in velikosti podjetij, tipičen AIS vključuje podatke, ki se nanašajo na prihodkov, stroški, podatke o strankah, podatke o zaposlenih in davčne podatke. Posebni podatki vključujejo prodajna naročila in poročila o analizah, zahtevke za nakup, račune, registre čekov, zaloge, izplačane plače, knjigovodsko knjigo, poskusno bilanco in podatke o računovodskih izkazih.
Računovodski informacijski sistem mora imeti strukturo baze podatkov za shranjevanje informacij. Ta struktura baze podatkov je običajno programirana z jezikom poizvedb, ki omogoča manipulacijo tabel in podatkov. AIS ima številna polja za vnos podatkov in urejanje predhodno shranjenih podatkov. Poleg tega so računovodski informacijski sistemi pogosto zelo zavarovane platforme s preventivnimi ukrepi proti virusom, hekerjem in drugim zunanjim virom, ki poskušajo zbrati podatke. Spletna varnost postaja vse pomembnejši, saj vse več podjetij hrani svoje podatke v elektronski obliki.
Različni rezultati računovodskega informacijskega sistema ponazarjajo vsestranskost njegovih zmogljivosti za obdelavo podatkov. AIS pripravlja poročila, vključno z terjatve poročila o staranju, ki temeljijo na podatkih strank, amortizacijo urnike za osnovna sredstva in poskusne bilance za finančno poročanje. Seznami strank, izračuni obdavčitve in ravni zalog se lahko tudi reproducirajo. Vendar korespondence, beležke ali predstavitve niso vključene v AIS, ker te postavke niso neposredno povezane s finančnim poročanjem ali knjigovodstvom podjetja.
Prednosti računovodskih informacijskih sistemov
Medresorsko povezovanje
Računovodski informacijski sistem si prizadeva povezati med več oddelkov. V sistemu lahko prodajni oddelek naloži prodajni proračun. Te podatke ekipa za upravljanje zalog uporablja za štetje zalog in nakup materiala. Ob nakupu zalog lahko sistem obvesti terjatve oddelek novega računa. AIS lahko deli tudi informacije o novem naročilu, tako da so oddelki za proizvodnjo, pošiljanje in storitve za stranke seznanjeni s prodajo.
Notranji nadzor
Sestavni del računovodskih informacijskih sistemov se nanaša na notranji nadzor. Politike in postopke je mogoče umestiti v sistem, da se zagotovi, da se v podjetju hranijo občutljivi podatki o strankah, prodajalcih in podjetjih. Z uporabo odobritev fizičnega dostopa, zahtev za prijavo, dnevnikov dostopa, pooblastil in pri ločevanju dolžnosti so uporabniki lahko omejeni le na ustrezne informacije, potrebne za opravljanje svojih nalog poslovna funkcija.