Kako uporabljati Excel kot glavno knjigovodsko knjigo

Microsoft Excel je močno orodje, ki ga je mogoče uporabiti za številne namene. Za majhno podjetje z malo transakcijami lahko pametni lastnik podjetja Excel uporabi kot nadomestek za računovodska programska oprema.

Excel ima vsa orodja, potrebna za ustvarjanje in vzdrževanje Glavna knjiga, vendar zahteva dobro razumevanje osnovnega računovodstva in pozornost do podrobnosti. Za lastnike podjetij, ki nimajo sredstev za vlaganje v računovodsko programsko opremo, je Excel morda dobro mesto za začetek vodenja računovodske evidence dokler se računovodska programska oprema ne kupi. Spodaj je smernica, ki bo pomagala določiti, kako najbolje uporabiti Excel za računovodske namene.

Uporaba Excela kot glavne knjige

Pomembno je omeniti, da se vsako podjetje razlikuje med seboj in bo zato imelo različne potrebe po poročanju. Prvi korak pri vzpostavitvi knjigovodskega postopka je določiti, katere računovodske meritve bo treba vključiti glede na vrsto poslovanja.

Enostavna nastavitev vodenja evidenc mora najprej vsebovati stolpce za datum transakcije, opis transakcije in referenčno številko, na primer

račun ali preverite številke. V naslednjih stolpcih bodo navedeni vsi računi, ki se bodo uporabljali med letom. Pri izbiri računov je treba skrbno razmisliti, saj se bo kasneje težko vrniti in spremeniti. Od leve proti desni bi morali biti prvi navedeni računi izkaz poslovnega izida računov, ki se začnejo s prihodki in končajo z odhodki. Naslednji bodo računi sredstev, nato računi obveznosti in nazadnje vsi računi kapitala.

Glavna knjiga uporablja dvojni vnos knjigovodstvo za spremljanje vseh transakcij podjetja, zato je pomembno, da dobro razumete ta koncept, preden začnete uporabljati Excel kot glavno knjigo. Dvojno knjigovodstvo temelji na vpisu bremen in dobropisov za transakcijo, tako da so knjige na koncu uravnotežene.

Dvojno knjigovodstvo v Excelu

Če gre za novo podjetje, bo prva transakcija verjetno lastniški kapital, vložen v podjetje. Kot primer recimo an podjetnik Jane se odloči odpreti strojnico. Od prihrankov za zagon podjetja ima 750.000 dolarjev in s prihranjenimi sredstvi odpre poslovni račun pri svoji lokalni banki.

Z uporabo konceptov dvojnega knjigovodstva Jane ve, da bo ta transakcija povečala vrednost podjetja gotovinski račun (vnos v breme) in bo izravnana s povečanjem lastniškega računa lastnika (vnos kredita). V tem Excelovem sistemu je treba vse vpise v breme zabeležiti kot pozitivne vrednosti, vse vnose v dobropis pa z negativnimi vrednostmi.

V tem primeru bi morala Jane v prvo vrstico preglednice vnesti datum transakcije in opis, na primer »Kapitalska naložba«. Nato bo v stolpec računa "Denar" v preglednici vnesla pozitiven vnos v višini 750.000 USD, v stolpec računa "Lastniški kapital" v preglednici pa negativni vnos v višini 750.000 USD. Za preverjanje številk bi morala Jane uporabiti Excelovo formulo za vsoto, da zagotovi, da vsi vnosi v vsaki vrstici znašajo nič dolarjev.

Od tam bo Jane še naprej vnašala vrstico za vsako transakcijo. Če kupuje opremo z gotovino podjetja, bo Jane sklenila transakcijo za prikaz bremenitve, oz pozitiven vnos v stolpec računa "Oprema" in dobropis ali negativen vnos na račun "Denar" stolpec. Če stranki prodaja strojne storitve, bi knjižila dobropis na računu "Prihodki" in breme na računu "Lastniški kapital".

Končno je treba vsoto za vsak stolpec računa sešteti na dnu preglednice. Vsoto vseh računov dohodka je mogoče sešteti za izračun tekočega čisti prihodki. Druge stolpce za izračun lahko po potrebi konfigurirate, na primer skupna sredstva, skupne obveznostiin celotni kapital.

Spodnja črta

Vodenje podjetja zahteva ogromno računovodstva, kar je najbolje storiti z uporabo posebne računovodske programske opreme. Če to ni možnost za lastnika podjetja, je uporaba programa Microsoft Excel dobra alternativa. Posameznik, ki vodi računovodske evidence za podjetje, bi moral poznati računovodstvo izrazi in tehnike ter razumeti različna orodja v Excelu za izdelavo natančnega računovodstva vnosi. Ko podjetje raste, je priporočljivo uporabljati ustrezno računovodsko programsko opremo.