Opredelitev zahteve za predlog (RFP)

Kaj je zahteva za predlog (RFP)?

Zahteva za zbiranje predlogov (RFP) je poslovni dokument, ki napoveduje projekt, ga opiše in zbira ponudbe kvalificiranih izvajalcev za njegovo dokončanje. Večina organizacij raje začenja svoje projekte z RFP -ji, mnoge vlade pa jih vedno uporabljajo.

Pri uporabi ponudbe je ponudnik, ki zahteva ponudbe, odgovoren za oceno izvedljivosti oddanih ponudb, finančno stanje podjetij ponudnikov in vsakega ponudniksposobnost izvajanja projekta.

Razumevanje zahteve za predlog (RFP)

Ponudbene ponudbe se uporabljajo za kompleksne projekte, ki pogosto zahtevajo številne podizvajalce. Opisujejo organizacijo, ki je izdala ponudbo, obseg projekta, ki se izvaja, in merila za ocenjevanje prijav. Določajo tudi postopek zbiranja ponudb in pogodbene pogoje.

Zahteve vključujejo izjavo o delu, ki opisuje naloge, ki jih mora izvesti zmagovalni ponudnik, in časovni okvir za dokončanje dela.

Ponudniki ponudnikom svetujejo tudi, kako pripraviti predloge, s posebnimi smernicami o tem, kako naj bodo ponudbe oblikovane in predstavljene. Na splošno vsebujejo navodila o tem, katere podatke mora ponudnik vključiti, in želeno obliko.

Večino RFP -jev izdaja vladne agencije in drugih organizacij v javnem sektorju. Na splošno morajo odpreti konkurenco med zasebnimi podjetji in odstraniti pristranskost iz procesa. Agencije želijo zagotoviti najnižjo in najbolj konkurenčno ponudbo.

Vendar pa lahko vsaka zasebna ali javna organizacija objavi ponudbo za zbiranje ponudb, da pridobi več ponudb in različne poglede na projekt.

Na primer, podjetje, ki želi spremeniti postopek poročanja iz papirnega v računalniški sistem, lahko vloži zahtevo za predlog strojna oprema, programsko opremo in program usposabljanja uporabnikov za vzpostavitev in integracijo novega sistema v poslovanje. Postopek konkurenčnih ponudb jim lahko omogoči boljši vpogled v možnosti, ki so na voljo.

Zahteve za zahtevo za predlog (RFP)

Od vladnih agencij ali drugih subjektov se lahko zahteva, da izdajo zahteve za predloge za zagotovitev popolne in odprte konkurence ter znižanje stroškov rešitve. Sprejetje predloga, ki se najbolj odziva na specifikacije, ne pomeni vedno najnižje ponudbe.

Spretno oblikovanje zahteve za predlog lahko zagotovi uspeh ali neuspeh nastale rešitve. Če so navedene zahteve preveč nejasne, ponudnik morda ne bo oblikoval in izvedel ustrezne rešitve problema. Če so zahteve preveč podrobne in omejujoče, je lahko inovacija ponudnikov omejena.

Postopek predložitve ponudb se začne z oblikovanjem zahteve za predlog. Ponudniki pregledajo ponudbo in podajo predloge za izboljšave. Po izvedbi povratne informacije, je izdana zadnja zahteva za predlog. Ponudniki nato predložijo svoje predloge.

Stranka izbiro zoži do manjše skupine ponudnikov in se pogaja o cenah in tehničnih podrobnostih. Naročnik lahko od preostalih ponudnikov zahteva, da pred oddajo naročila oddajo najboljšo in končno ponudbo. Pogodba se nato predstavi podjetju, ki zagotavlja najboljšo rešitev problema.

Prednosti zahteve za predlog (RFP)

RFP je delno oglas. Sporoča, da se projekt nadaljuje, in odpira vrata kvalificiranim kandidatom, ki lahko opravijo delo.

V vladi je bil RFP sprejet kot način, da se odpravi kroničnost kot dejavnik pri nagrajevanju pogodb. Odpira tudi postopek konkurenci, kar lahko pričakuje, da bodo znižali stroške projekta.

Alternativa RFP je manj formalni postopek, ki od vodje projekta zahteva, da razišče in identificira potencialne prodajalce za projekt. Odvisno od tega, kako obsežno je iskanje, so možni odzivi omejeni. Manj verjetno je, da bodo odkriti novi prodajalci in inovativni odgovori.

RFP vs. RFQ vs. RFI

Zahteva za predlog (RFP), zahteva za ponudbo (RFQ) in zahteva za informacije (RFI) so tri različne vrste dokumentov, ki podjetja in drugi subjekti uporabljajo, da se obrnejo na poslovno skupnost na dobavitelje ali izvajalce, za katere bi lahko delali z.

• Kot je navedeno zgoraj, prošnja za zbiranje predlogov napoveduje poseben projekt, ki je v načrtu, in vabi izvajalce, ki bodo sposobni opraviti delo.
• A prošnja za ponudbo (RFQ) je ponudba, poslana številnim dobaviteljem, ki iščejo ponudbe za pogodbo za dobavo določenih izdelkov ali storitev. V zahtevku je treba določiti kakovost in količino, ki sta potrebna, ter čas, ki ga želi podjetje ali organizacija.
• Zahteva po informacijah (RFI) je zahtevanje dobaviteljev za pisne informacije o izdelkih in storitvah, ki jih lahko ponudijo. Lahko se uporabi za zbiranje podatkov za bazo dobaviteljev za poznejšo uporabo.

Primer zahteve za ponudbo (RFP)

Na primer, Zvezna uprava za železnice izda zahtevo za predloge za financiranje, načrtovanje, gradnjo, delovanje in vzdrževanje železniškega sistema za visoke hitrosti.

Zainteresirane strani predložijo predloge, ki izpolnjujejo zahteve, navedene v dokumentu. Na podlagi predlogov, prejetih do roka, Ministrstvo za promet ustanovi komisije za nadaljnjo obravnavo in razvoj predlogov.

DOT izbere predlog, ki najbolj zajema njegove cilje, in najame podjetje za opravljanje dela.

Pogled na podrobno ponudbo ponudb

To vzorec RFP iz neprofitne organizacije prikazuje raven potrebnih podrobnosti, v tem primeru za predlagano prenovo spletnega mesta organizacije. Predlog opisuje projekt, ponuja pregled organizacije in opredeljuje njene cilje za njeno spletno stran. Prav tako podrobno opisuje izdelke in storitve, ki jih je treba zagotoviti, ter podrobno opredeljuje vsebino, obliko in funkcionalnost predlaganega spletnega mesta.

Vzorec je na voljo na spletnem mestu TechSoup, ki ponuja knjižnico z navodili in vzorčne predloge za neprofitne organizacije.

Pogosta vprašanja o zahtevah za predloge (RFP)

Tu so odgovori na nekatera pogosta vprašanja o RFP.

Kaj pomeni RFP?

Zahteva za zbiranje predlogov (RFP) je odprta zahteva za zbiranje ponudb za dokončanje novega projekta, ki ga predlaga podjetje ali druga organizacija, ki ga izda. Namenjen je odpiranju konkurence in spodbujanju različnih alternativnih predlogov, ki bi jih načrtovalci projekta lahko upoštevali.

Kakšne so zahteve RFP?

RFP mora opisati in opredeliti projekt dovolj podrobno, da pritegne izvedljive odzive.

Bodoči ponudnik mora razumeti naravo poslovanja in cilje, ki jih želi doseči s projektom. Projekt mora biti dovolj podrobno opredeljen, da lahko ponudnik jasno razume njegov obseg ter vse izdelke in storitve, ki jih je treba zagotoviti za njegovo izvedbo. Podrobno je treba določiti tudi obliko pričakovanih predlogov. Za primerjavo in primerjavo ponudb so potrebni enotni odgovori.

Ponudbe predlogov veljajo za precej togo obliko, čeprav se ta oblika lahko razlikuje med agencijami in podjetji, ki jih pripravljajo. Ta vzorec iz Centra for Planning Excellence v Baton Rougeu v Louisiani prikazuje elemente v značilnem RFP, ki vključuje uvod in ozadje, opis rezultatov in informacije o izboru merila.

Kakšna je razlika med RFP in RFQ?

Recimo, da trgovina s strojno opremo širi oddelek za vrtnarske potrebščine in mora poiskati dobavitelje, ki so potrebni za polnjenje njenih polic. Morda bo poslal zahtevo za ponudbo (RFQ) številnim potencialnim dobaviteljem vrtnarskih izdelkov. Odgovori mu bodo omogočili vzpostavitev odnosa z enim ali več dobavitelji količine in kakovosti blaga, ki ga potrebuje, po določeni ceni.

Ko podjetje ali druga organizacija pošlje RFQ, točno ve, kaj potrebuje, in išče najboljšega dobavitelja ali dobavitelje.

RFP je bolj odprt proces. Podjetje ali organizacija išče usposobljene izvajalce za izvedbo novega projekta. Projekt in njegovi cilji so podrobno opredeljeni, v odzivih pa je prostora za ustvarjalnost. Na primer, ponudba za otroški park bi lahko izvajalcu omogočila, da predlaga natančno postavitev, opremo in ugodnosti, ki bi jih park lahko vseboval.

Kdaj bi uporabili RFP?

Velika in mala podjetja imajo ponavadi ravno dovolj sredstev za vzdrževanje tekočega poslovanja. Če se želijo lotiti novega projekta, nimajo niti sredstev niti strokovnega znanja, da bi ga dodali obremenjenosti.

V takih primerih RFP podjetjem omogoča učinkovit način pridobivanja strokovnega znanja, ki ga potrebujejo za izvedbo projekta.

Kaj se zgodi po RFP?

RFP -ju sledi Ps. Predlogi so predloženi v pregled. Odvisno od velikosti in obsega projekta je lahko ta pregled na več ravneh, v katerega so vključeni številni odbori. Zlasti vladne agencije niso znane po hitrem gibanju.

Ne glede na to, kako dolgo traja, se postopek pregleda uporablja za zožitev predlogov na nekaj finalistov, ki bi lahko vas prosimo, da predložite dodatne informacije za končni izbor in datum začetka projekt.

Spodnja črta

RFP opredeljuje projekt za podjetje, ki ga izdaja, in podjetja, ki se nanj odzovejo. Dobro napisan RFP posreduje namen predloga in zagotavlja, da bo končni rezultat izpolnil pričakovanja.

Zagotavlja tudi odprt proces. V idealnem primeru se bo odzvalo več ponudnikov. To daje organizaciji priložnost, da preuči različne pristope in cene ter izbere tistega, ki najbolje ustreza njenim potrebam.