Uvod v računovodske informacijske sisteme - AIS

An računovodski informacijski sistem (AIS) je struktura, ki jo podjetje uporablja za zbiranje, shranjevanje, upravljanje, obdelavo, pridobivanje in poročanje o svojih finančnih podatkih, da jih je mogoče uporabljajo računovodje, svetovalci, poslovni analitiki, menedžerji, glavni finančni direktorji, revizorji, regulatorji in davki agencije.

Posebno usposobljeni računovodje poglobljeno sodelujejo z AIS, da zagotovijo najvišjo raven natančnosti pri finančnih transakcijah podjetja in vodenje evidenc ter omogočanje lahkega dostopa do finančnih podatkov tistim, ki zakonito potrebujejo dostop do njih-pri tem pa ohranijo podatke nedotaknjene in varno.

Razumevanje računovodskih informacijskih sistemov (AIS)

Računovodski informacijski sistem je način spremljanja vseh računovodskih in poslovnih dejavnosti podjetja. Računovodski informacijski sistemi so na splošno sestavljeni iz šestih glavnih komponent: ljudje, postopki in navodila, podatki, programska oprema, infrastruktura informacijske tehnologije in notranji nadzor. Spodaj je podrobno razčlenjena vsaka komponenta.

1. Ljudje AIS

Ljudje v AIS so uporabniki sistema. AIS pomaga različnim oddelkom v podjetju sodelovati. Strokovnjaki, ki bodo morda morali uporabiti AIS organizacije, so:

• Računovodje
• Svetovalci
• Poslovni analitiki
• Menedžerji
• Glavni finančni direktorji
• Revizorji

Na primer, vodstvo lahko določi prodajne cilje, za katere lahko osebje nato naroči ustrezno količino zalog. Nalog o popisu računovodsko službo obvesti o novem plačilu. Ko se prodaja izvaja v podjetju, lahko ljudje in oddelki, vključeni v prodajni proces, vključujejo naslednje:

1. Prodajalci vnesejo naročila strank v AIS.
2. Računovodske račune ali pošlje račun stranki.
3. Skladišče sestavi naročilo.
4. Oddelek za pošiljanje pošlje naročilo kupcu.
5. Računovodstvo bo obveščeno o novem terjatve, ki je obremenitev stranke od kupca, ki se običajno plača v 30, 60 ali 90 dneh.
6. Oddelek za pomoč strankam spremlja naročila in pošiljke strank.
7. Uprava uporablja AIS za izdelavo poročil o prodaji in analizo stroškov, ki lahko vključuje zaloge, stroške pošiljanja in proizvodne stroške.

Z dobro oblikovanim AIS lahko vsi v organizaciji dostopajo do istega sistema in pridobijo iste podatke. AIS poenostavi tudi postopek poročanja informacij ljudem zunaj organizacije, kadar je to potrebno.

Na primer, svetovalci lahko uporabijo informacije v AIS za analizo učinkovitosti cenovne strukture podjetja na podlagi podatkov o stroških, prodajnih podatkih in prihodkih. Prav tako, revizorji lahko uporabijo podatke za oceno notranjih kontrol podjetja, finančnega stanja in skladnosti s predpisi, kot so Sarbanes-Oxleyjev zakon (SOX).

AIS bi moral biti zasnovan tako, da ustreza potrebam ljudi, ki ga bodo uporabljali. Sistem bi moral biti tudi enostaven za uporabo in se mora izboljšati, ne pa ovirati učinkovitosti.

2. Postopki in navodila

Postopek in navodila AIS so metode, ki jih uporablja za zbiranje, shranjevanje, pridobivanje in obdelavo podatkov. Te metode so ročne in avtomatizirane. Podatki lahko prihajajo iz notranjih virov (npr. Zaposlenih) in zunanjih virov (npr. Spletnih naročil strank). Postopki in navodila bodo kodirani v programsko opremo AIS. Vendar je treba postopke in navodila "dokumentirati" v zaposlene tudi z dokumentacijo in usposabljanjem. Da bi bili učinkoviti, je treba dosledno upoštevati postopke in navodila.

3. Podatki AIS

AIS mora imeti strukturo baze podatkov za shranjevanje informacij, na primer jezik strukturiranih poizvedb (SQL), ki je računalniški jezik, ki se običajno uporablja za zbirke podatkov. SQL omogoča manipulacijo in pridobivanje podatkov iz AIS za namene poročanja. AIS bo potreboval tudi različne vhodne zaslone za različne vrste uporabnikov sistema in vnos podatkov, kot tudi različne izhodne formate, ki ustrezajo potrebam različnih uporabnikov in različnim vrstam informacije.

Podatki, ki jih vsebuje AIS, so vsi finančni podatki, povezani z poslovnimi praksami organizacije. Vsi poslovni podatki, ki vplivajo na finance podjetja, bi morali biti v AIS.

Vrsta podatkov, vključenih v AIS, je odvisna od narave poslovanja, lahko pa je sestavljena iz naslednjega:

• Naročila za prodajo
• Izpisi o obračunu strank
• Poročila o analizi prodaje
• Zahteve za nakup
• Računi dobaviteljev
• Preverite registre
• Glavna knjiga
• Podatki o zalogah
• Podatki o plačah
• Merjenje časa
• Davčne informacije

Podatki se lahko uporabijo za pripravo računovodskih izkazov in finančnih poročil, vključno s staranjem terjatev, amortizacijo ali amortizacijski razporedi, a poskusno ravnotežjein izkaz poslovnega izida. Imeti vse te podatke na enem mestu-v AIS-podjetju olajša vodenje evidenc, poročanje, analizo, revizijo in odločanje. Da bi bili podatki uporabni, morajo biti popolni, točni in ustrezni.

Po drugi strani pa primeri podatkov, ki ne bi šli v AIS, vključujejo beležke, dopisovanje, predstavitve in priročnike. Ti dokumenti so lahko tangencialno povezani s financami družbe, vendar razen standardnih opomb v resnici niso del vodenja finančnih evidenc družbe.

4. AIS programska oprema

Programska komponenta AIS so računalniški programi, ki se uporabljajo za shranjevanje, pridobivanje, obdelavo in analizo finančnih podatkov podjetja. Preden so bili računalniki, je bil AIS ročni, papirni sistem, danes pa večina podjetij uporablja računalniško programsko opremo kot osnovo AIS. Mala podjetja lahko uporabljajo Intuitove Quickbooks ali Sage's Sage 50 Accounting, obstajajo pa še druga. Mala in srednje velika podjetja bi lahko uporabljala SAP's Business One.Srednja in velika podjetja lahko uporabljajo Microsoftov Dynamics GP, Sage Group MAS 90 ali MAS 200, Oracle PeopleSoft ali Epicor Financial Management.   

Kakovost, zanesljivost in varnost so ključni sestavni deli učinkovitega Programska oprema AIS. Menedžerji se pri sprejemanju odločitev za podjetje zanašajo na informacije, ki jih posreduje, za sprejemanje dobrih odločitev pa potrebujejo kakovostne informacije.

Programe AIS lahko prilagodite tako, da ustrezajo edinstvenim potrebam različnih vrst podjetij. Če obstoječi program ne ustreza potrebam podjetja, lahko programsko opremo razvijete tudi interno pomemben prispevek končnih uporabnikov ali pa jih lahko razvije tretja družba posebej za organizacijo. Sistem bi lahko celo prepustili specializiranemu podjetju.

Za podjetja, ki se javno kotirajo, ne glede na program in možnosti prilagajanja, ki jih podjetje izbere, bodo predpisi Sarbanes-Oxley do neke mere narekovali strukturo AIS. To je zato, ker določajo predpisi SOX notranji nadzor in revizijske postopke, ki jih morajo spoštovati javna podjetja.

5. IT infrastruktura

Infrastruktura informacijske tehnologije je le domišljijsko ime strojne opreme, ki se uporablja za upravljanje računovodskega informacijskega sistema. Večino teh elementov strojne opreme bi moralo podjetje vseeno imeti in lahko vključujejo naslednje:

• Računalniki
• Mobilne naprave
• Strežniki
• Tiskalniki
• Zaščita pred prenapetostjo
• Usmerjevalniki
• Mediji za shranjevanje
• Rezervno napajanje

Dejavniki, ki jih je treba upoštevati pri izbiri strojne opreme, so tudi cena, hitrost, zmogljivost shranjevanja ter možnost razširitve in nadgradnje.

Morda je najpomembneje, da mora biti strojna oprema, izbrana za AIS, združljiva s predvideno programsko opremo. V idealnem primeru ne bi bil le združljiv, ampak optimalen - okoren sistem bo veliko manj koristen kot hiter. Eden od načinov, kako podjetja zlahka izpolnijo zahteve glede združljivosti strojne in programske opreme, je nakup sistema na ključ, ki vključuje tako strojno kot programsko opremo, ki jo podjetje potrebuje. Nakup sistema na ključ teoretično pomeni, da bo podjetje dobilo optimalno kombinacijo strojne in programske opreme za svoj AIS.

Dober AIS mora vključevati tudi načrt za vzdrževanje, servisiranje, zamenjavo in nadgradnjo komponent strojne opreme sistem, pa tudi načrt za odstranjevanje pokvarjene in zastarele strojne opreme, tako da so občutljivi podatki v celoti uničen.

6. Notranji nadzor

Notranje kontrole AIS so varnostni ukrepi, ki jih vsebuje za zaščito občutljivih podatkov. Ta so lahko tako preprosta kot gesla ali pa zapletena kot biometrična identifikacija. Biometrični varnostni protokoli lahko vključujejo shranjevanje človeških lastnosti, ki se s časom ne spreminjajo, na primer prstnih odtisov, glasu in prepoznavanja obrazov.

AIS mora imeti notranji nadzor za zaščito pred nepooblaščenim dostopom do računalnika in za omejitev dostopa do pooblaščenih uporabnikov, kar vključuje nekatere uporabnike v podjetju. Prav tako mora preprečiti nepooblaščen dostop do datotek s strani posameznikov, ki lahko dostopajo le do izbranih delov sistema.

AIS vsebuje zaupne podatke, ki ne pripadajo le podjetju, ampak tudi njegovim zaposlenim in strankam. Ti podatki lahko vključujejo:

• Številke socialnega zavarovanja
• Podatki o plačah in osebju
• Številke kreditnih kartic
• Informacije za stranke
• Finančni podatki podjetja
• Finančne informacije dobaviteljev in prodajalcev

Vse podatke v AIS je treba šifrirati, dostop do sistema pa zapisati in nadzirati. Prav tako je treba slediti sistemski dejavnosti.

AIS potrebuje tudi notranje kontrole, ki ga ščitijo pred računalniškimi virusi, hekerji in drugimi notranjimi in zunanjimi grožnjami varnost omrežja. Prav tako ga je treba zaščititi pred naravnimi nesrečami in prenapetostmi, ki lahko povzročijo izgubo podatkov.

Primeri računovodskih informacijskih sistemov v resničnem svetu

Dobro oblikovan AIS omogoča, da podjetje vsakodnevno nemoteno teče, medtem ko lahko slabo oblikovan AIS ovira njegovo delovanje. Tretja uporaba AIS je, da se lahko podatki v njegovem AIS, ko je podjetje v težavah, odkrijejo, kaj je šlo narobe. Primeri WorldCom in Lehman Brothers navedite dva primera.

WorldCom

Leta 2002 sta notranja revizorja WorldCom -a Eugene Morse in Cynthia Cooper uporabila AIS podjetja, da bi odkrila skoraj 4 milijarde dolarjev goljufivih dodelitev stroškov in drugih računovodskih postavk.Njihova preiskava je privedla do prenehanja finančnega direktorja Scotta Sullivana, pa tudi do novega zakonodaja-člen 404 zakona Sarbanes-Oxley, ki ureja notranje finance podjetij kontrole in postopke. 

Lehman Brothers

Pri raziskovanju vzrokov Lehmanovega kolapsa je bil pregled njegovega AIS in drugih podatkovnih sistemov ključna sestavina, skupaj z zbiranjem dokumentov in pregledom ter razgovori prič. Iskanje vzrokov za neuspeh podjetja "je zahtevalo obsežno preiskavo in pregled Lehmanovega poslovanja, trgovanja, vrednotenje, finančnih, računovodskih in drugih podatkovnih sistemov ", v skladu s poročilom preizkuševalca devetih zvezkov, ki obsega 2200 strani.

Lehmanovi sistemi so primer, kako bi morala AIS delovati ne biti strukturiran. Preiskovalec Anton R. Valukasovo poročilo navaja: "V času svojega poročila stečaj Lehman je ob vložitvi vložil več kot 2600 sistemov in aplikacij programske opreme... Mnogi Lehmanovi sistemi so bili skrivnostni, zastareli ali nestandardni. "

Izpraševalec se je odločil, da bo svoja prizadevanja osredotočil na 96 sistemov, ki so se zdeli najbolj pomembni. Ta izpit je zahteval usposabljanje, študij ter poskuse in napake, samo da bi se naučili uporabljati sisteme.

V Valukasovem poročilu je bilo zapisano tudi: "Lehmanovi sistemi so bili zelo soodvisni, vendar je bilo njihove odnose težko razbrati in niso bili dobro dokumentirani. Za pridobitev potrebnih informacij so bili potrebni izjemni napori, da bi razpletli te sisteme. "

Spodnja črta

Šest sestavnih delov AIS skupaj pomagajo ključni zaposleni zbiranje, shranjevanje, upravljanje, obdelava, pridobivanje in poročanje o njihovih finančnih podatkih. Učinkovit in natančen dobro razvit in vzdrževan računovodski informacijski sistem je nepogrešljiv sestavni del uspešnega poslovanja.