Muhasebe Bilgi Sistemi (AIS) Tanımı
Muhasebe Bilgi Sistemi (AIS) nedir?
Bir muhasebe bilgi sistemi (AIS), dahili kullanıcılar tarafından bilgileri raporlamak için kullanılan finansal ve muhasebe verilerinin toplanmasını, depolanmasını ve işlenmesini içerir. yatırımcılar, alacaklılar, ve vergi makamları. Genellikle, bilgi teknolojisi kaynaklarıyla bağlantılı olarak muhasebe faaliyetlerini izlemek için bilgisayar tabanlı bir yöntemdir. Bir AIS, geleneksel muhasebe uygulamalarıkullanımı gibi, Genel Kabul Görmüş Muhasebe İlkeleri (GAAP), modern bilgi teknolojisi kaynakları ile.
Muhasebe Bilgi Sistemleri (AIS) Nasıl Kullanılır?
Bir muhasebe bilgi sistemi, muhasebede önemli olan çeşitli unsurları içerir. muhasebe döngüsü. Bir sistemde yer alan bilgiler sektörler ve işletme boyutları arasında farklılık gösterse de, tipik bir AIS, aşağıdakilerle ilgili verileri içerir: gelir, masraflar, müşteri bilgileri, çalışan bilgileri ve vergi bilgileri. Spesifik veriler, satış siparişlerini ve analiz raporlarını, satınalma taleplerini, faturaları, çek kayıtlarını, envanteri, bordroyu, defteri, deneme bakiyesini ve mali tablo bilgilerini içerir.
Bir muhasebe bilgi sistemi, bilgileri depolamak için bir veritabanı yapısına sahip olmalıdır. Bu veritabanı yapısı tipik olarak tablo ve veri işlemeye izin veren sorgu dili ile programlanır. Bir AIS, verileri girmek ve önceden depolanmış verileri düzenlemek için çok sayıda alana sahiptir. Ek olarak, muhasebe bilgi sistemleri genellikle virüslere, bilgisayar korsanlarına ve bilgi toplamaya çalışan diğer dış kaynaklara karşı önleyici tedbirler alınan yüksek güvenlikli platformlardır. Siber güvenlik giderek daha fazla şirket verilerini elektronik olarak sakladıkça giderek daha önemli hale geliyor.
Bir muhasebe bilgi sisteminin çeşitli çıktıları, veri işleme yeteneklerinin çok yönlülüğünü örneklemektedir. Bir AIS, aşağıdakileri içeren raporlar üretir: alacak hesapları müşteri bilgilerine dayalı eskitme raporları, amortisman sabit kıymetler için çizelgeler ve deneme bakiyeleri finansal raporlama için. Müşteri listeleri, vergi hesaplamaları ve envanter seviyeleri de çoğaltılabilir. Ancak, yazışmalar, notlar veya sunumlar AIS'ye dahil edilmez çünkü bu kalemler bir şirketin finansal raporlaması veya defter tutmasıyla doğrudan ilgili değildir.
Muhasebe Bilgi Sistemlerinin Faydaları
Bölümler Arası Arabirim
Bir muhasebe bilgi sistemi, birden fazla departman arasında arayüz oluşturmaya çalışır. Sistem içerisinde satış departmanı satış bütçesini sisteme yükleyebilir. Bu bilgi, envanter yönetimi ekibi tarafından envanter sayımları yapmak ve malzeme satın almak için kullanılır. Envanter satın alındığında sistem, ödenebilir hesaplar yeni fatura departmanı. Bir AIS, üretim, nakliye ve müşteri hizmetleri departmanlarının satıştan haberdar olması için yeni bir siparişle ilgili bilgileri de paylaşabilir.
İç Kontroller
Muhasebe bilgi sistemlerinin ayrılmaz bir parçası, aşağıdakilerle ilgilidir: iç kontroller. Hassas müşteri, satıcı ve iş bilgilerinin bir şirket içinde tutulmasını sağlamak için sistem içine politikalar ve prosedürler yerleştirilebilir. Fiziksel erişim onaylarının, oturum açma gereksinimlerinin, erişim günlüklerinin, yetkilendirmelerin ve Görevler ayrılığı, kullanıcılar yalnızca görevlerini yerine getirmek için gerekli olan ilgili bilgilerle sınırlandırılabilir. iş fonksiyonu.