Що таке Petty Cash?

Що таке Petty Cash?

Фонд дрібних грошей - це невелика сума готівки компанії, яка часто зберігається під рукою (наприклад, у замкнутій шухляді або скриньці) для оплати неповнолітніх або непередбачені витрати, наприклад, канцелярське приладдя або компенсації працівникам.

Фонд дрібних грошових коштів буде періодично звірятись, а операції також відображатимуться у фінансовій звітності. У великих корпораціях кожен відділ може мати власний фонд дрібних грошей.

Розуміння дрібних грошей

Дрібні готівки забезпечують зручність для невеликих операцій, для яких видача чека або корпоративної кредитної картки є необґрунтованою або неприйнятною. Невелика сума готівки, яку компанія вважає дрібною, буде відрізнятися, і багато компаній зберігають від 100 до 500 доларів як фонд дрібних грошей. Приклади операцій, для яких використовується грошовий фонд, включають:

• Офісне приладдя
• Картки для клієнтів
• Квіти
• Оплата обіду для невеликої групи працівників
• Відшкодування працівникові невеликих витрат, пов’язаних з роботою

Фонд дрібних грошей зберігачі призначаються для нагляду за фондом. Охоронні обов'язки, як правило, включають дотримання правил і норм щодо дрібних грошових коштів, запит на поповнення та видачу коштів.

Вимоги до дрібних грошей

Використання фонду дрібних грошей може обійти певне внутрішній контроль. Однак наявність готівки не означає, що вона може бути доступна будь -якій особі з будь -якою метою. Багато компаній використовують жорсткий внутрішній контроль для управління фондом. Часто декілька осіб мають право схвалювати виплати і можуть це робити лише для витрат, пов’язаних із законною діяльністю чи операціями компанії.

Дрібний касир може бути призначений для видачі чека для фінансування грошової каси і здійснення відповідних бухгалтерських записів. Зберігач дрібної готівки покладається на розподіл готівки та збирання квитанцій про всі покупки або будь -яке використання коштів. У міру зменшення загальної суми дрібних грошових коштів надходження повинні збільшуватися і додаватись до загальної вилученої суми.

Маючи касира дрібних готівкових коштів та зберігача дрібних готівкових грошей, подвійний процес допомагає захистити кошти та гарантувати, що до них мають доступ лише уповноважені особи.

Запис дрібних грошей

Коли використовується фонд дрібних грошових коштів, операції з дрібними готівкою все ще реєструються фінансова звітність. Не проводяться записи в журналі бухгалтерського обліку, коли покупки здійснюються за допомогою дрібних грошей, це лише тоді, коли опікун потребує більшої кількості готівки - і в обмін на квитанції отримує нові кошти - такими є записи в журналі записано. Файл журнал запис для надання зберігачу додаткових грошових коштів - це дебет до фонду дрібних грошей та кредит готівці.

Якщо існує дефіцит або перевищення, запис рядка журналу записується на надмірно короткий рахунок. Якщо фонд грошових коштів закінчився, кредит вноситься для представлення прибутку. Якщо фонд грошових коштів невеликий, дебет вноситься для відображення збитку. Надмірний або короткий рахунок використовується для примусового балансування фонду після звірки.

Звірка дрібних грошей

Фонд дрібних грошових коштів періодично звіряється для перевірки правильності залишку фонду. Зазвичай, коли залишок дрібних грошових коштів падає до заздалегідь встановленого рівня, зберігач звертається з проханням отримати додаткову готівку у касира. Наразі обчислюється загальна сума всіх надходжень, щоб переконатися, що вони відповідають виплаченим коштам з ящика для дрібних грошей. Якщо потрібні нові кошти, касир виписує новий чек для фінансування ящика для дрібних готівкових грошей і бере в обмін квитанції від покупок, які вичерпали готівку.

Процес звірки гарантує, що залишок коштів фонду дорівнює різниці між початковим залишком мінус витрати, детально описані у квитанціях та рахунках -фактурах. Якщо залишок, що залишився, менший, ніж він повинен бути, то існує дефіцит. Якщо залишок, що залишився, більший, ніж він мав би бути, є завищення. Хоча можуть бути незначні розбіжності, але при незбалансованості джерело розбіжностей слід виявити та виправити.

Petty Cash vs. Готівка на руках

"Дрібні готівкові гроші" та "готівка на руках" дуже схожі, і вони дійсно перетинаються. З двох "готівка на руках" - це більш загальний термін.

Дрібні готівки стосуються конкретно грошей - буквально монет і купюр - які компанія зберігає під рукою для невеликих витрат, зазвичай тому, що готівкою легше користуватися, ніж чеком або кредитною карткою.

Гроші на руках є будь -який доступні готівкові кошти, які є у бізнесу або ліквідні кошти. Він може бути у формі реальних грошей, таких як суми, які ви ще не внесли в банк, або дрібніші купюри та монети, які ви зберігаєте в касі, щоб внести зміни для клієнтів. У цьому значенні відмінність від дрібних готівкових грошей відноситься до того, де ви зберігаєте гроші та як ними користуєтесь, більше на внутрішні бізнес -потреби/витрати працівників, а також готівку в касі, що стосується коштів, отриманих від або відшкодованих їм клієнтів.

Але грошові кошти, що знаходяться в касі, мають більш широке значення, як обліковий термін. У фінансовому світі це також відноситься до високоліквідних активів компанії-коштів на чекових або інших банківських рахунках, фондів грошового ринку, короткострокових боргових інструментів або інших еквівалентів грошових коштів. Хоча це не буквально готівка, це гроші, до яких можна легко та швидко отримати доступ, тому вони є «під рукою».

Коротше кажучи: вся дрібна готівка - це форма готівки, що знаходиться в наявності, але не готівка - це дрібниця.

Переваги та недоліки дрібних грошей

Дрібні гроші мають свої плюси. У багатьох випадках готівка залишається найшвидшим, найпростішим і найпростішим способом оплати речей. Це добре допомагає покрити невеликі імпровізовані витрати - наприклад, чайові дитині, яка доставляє піцу на обід, або проїзд додому для працівників, які працюють допізна. Це економить клопоти з відшкодуванням грошей або очікуванням, що вони заплатять з власної кишені за речі, пов’язані з роботою.

Дрібні гроші також можуть працювати на часті, але приземлені витрати, такі як молоко для офісного холодильника, марки або засоби для чищення.

Хоча це не повинно бути звичною практикою, дрібні готівкові гроші в невеликій мірі можуть бути використані для зміни клієнтів, якщо каси не вистачає.

З іншого боку, зручність дрібних грошей також може стати проблемою та ризиком. Гроші важко забезпечити і неможливо відстежити; купюри дуже легко зникають безслідно - навіть якщо ви встановили ретельну систему квитанцій або ваучерів.

Це підводить нас до ще одного недоліку грошових коштів: ведення їх, ведення обліку та регулярне звіряння - все це передбачає додаткову роботу для когось. Це може бути незначною неприємністю у великих компаніях з офіс -менеджером або бухгалтерією; для малого бізнесу це може створити тягар.

Комерційні операції стають все більш безготівковими - навіть у невеликих роздрібних магазинах та ресторанах, де покупки традиційно великою мірою залежали від монет. Деякі готівки стали застарілою концепцією, кажуть деякі критики. Між кредитними картками, дебетовими картками, платіжними послугами, такими як Venmo або Paypal, електронними гаманцями та іншими безконтактними способами покупки Насправді, існує безліч альтернатив, таких як готівка - з додатковими перевагами відстеження, безпеки та меншого впливу крадіжка.

Аспект безпеки часто важливий для невеликих компаній, які давно бояться, що зберігання готівки - це запрошення до злочину.

Поширені запитання про дрібні готівки

Що таке дрібні гроші та для чого їх використовують?

Дрібні гроші - це гроші, які бізнес або компанія зберігає під рукою для здійснення невеликих платежів, покупок та відшкодування витрат. Будь то рутинні або несподівані, це операції, для яких написання чека або використання кредитної картки недоцільно або незручно.

Чому його називають дрібною готівкою?

Англійське слово "petty" походить від французького petit, що означає "маленький" або "маленький". Подібним чином, "дрібний" означає незначний або незначний. Отже, дрібні гроші відносяться до невеликої суми грошей, відкладеної на дрібниці або невеликі покупки, на відміну від великих витрат або рахунків.

Одне з найбільш ранніх вживання фрази походить із навчальної роботи з ведення домашнього господарства Бенджаміна Біллінгслі, Поради жінкам і дівам Лондона, що датується 1678 роком.

Що є прикладом дрібних грошей?

Дрібні гроші зазвичай зберігаються у шухляді, скриньці або у великому конверті. Типові покупки за дрібні готівки включають:

• Кава, цукерки або закуски
• Квіти, листівки до дня народження або інші маленькі подарунки
• Вартість проїзду в таксі або автомобілі
• Невеликі канцелярські приналежності - ручки, гумки, степлери тощо.
• Страви з харчування

Чи еквівалентна готівка готівкою?

Ні. Дрібні готівки - це фактичні готівкові гроші: купюри та монети. Грошові еквіваленти є високоліквідними цінними паперами та іншими активами, які можна легко конвертувати в готівку: фонди грошового ринку, комерційні папери або короткостроковий борг, наприклад Казначейські векселі.

Однак у фінансовій звітності підприємств дрібні грошові кошти перераховані в розділі "Гроші та їх еквіваленти" балансу. Тому в цьому сенсі їх можна об’єднати.

Як балансувати дрібні гроші в бухгалтерському обліку?

Кожного разу, коли ви надходите до фонду дрібних грошових коштів - тобто виймаєте гроші - слід заповнювати квитанцію чи ваучер. Це діє як квитанція, в якій реєструється сума виведення, дата, мета та інші деталі. Все частіше ці листи є електронними, заносяться до цифрової електронної таблиці чи книги. Але також може бути корисним зберігати паперові папери разом із квитанціями про покупки чи платежі (якщо це можливо).

Після визначеного інтервалу - зазвичай, в один і той же час кожного місяця чи тижня - настав час узгодити або залишити баланс на рахунку дрібних фондів. По -перше, зверніть увагу на поточну суму у фонді. Потім відніміть цю суму з початкового балансу. Ця сума - це загальна сума, знята з рахунку за цей період часу.

Далі підсумовуємо суму всіх непогашених квитанцій (плюс додані квитанції). Ця цифра має співпадати з виведеною сумою, яку ви обчислили з початкового та кінцевого залишків на рахунку. І сума готівки, яка є у вашій коробці або ящику, повинна бути такою ж, як і поточний залишок на рахунку.

Якщо вони не збігаються, вам доведеться дослідити, чому: чи була математична помилка? квитанція відсутня або неправильна?

Балансування рахунку дрібних грошових коштів зазвичай відбувається, коли необхідно поповнити фонд. Зберігач дрібних готівкових грошей приносить усі квитки або ваучери бухгалтеру підприємства, касиру або бухгалтеру. Надходження дрібних грошових коштів реєструються в Головній книзі компанії як кредити на рахунку дрібних грошей і, ймовірно, дебетуються на кількох різних рахунках витрат. Коли поповнюється дрібний фонд, зазвичай за допомогою чека, виданого компанією, він записується як дебет на рахунок дрібних грошей та кредит на готівковий рахунок.

Суть

Дрібні гроші - це невелика сума готівки, яка зберігається у підприємстві чи приміщенні компанії для оплати незначних витрат та потреб - зазвичай не більше кількох сотень доларів. Хоча він простий у розумінні та простий у використанні, дрібні готівкові кошти піддаються зловживанню, їх легко втратити та вразливі до крадіжок. Деякі вважають, що у сучасному суспільстві фонд дрібних грошей застарів: існує безліч альтернатив для невеликих покупок, які є більш безпечними та такими ж зручними.