Визначення корпоративної кредитної картки

Що таке корпоративна кредитна картка?

Корпоративні кредитні картки - це кредитні картки, видані працівникам відомих компаній, які дозволяють їм стягувати свої дозволені комерційні витрати, такі як проживання в готелі та квитки на літак, без використання власної картки чи готівки. Ці картки, які також відомі як комерційні кредитні картки, можуть полегшити працівникам (і роботодавців), щоб управляти витратами, і багато з них пропонують такі пільги, як милі для часто літаючих та доступ до аеропорту шезлонги.

Як працює корпоративна кредитна картка

Корпоративні кредитні картки розроблені для задоволення потреб відомих компаній - як правило, тих, у кого є щонайменше 4 мільйони доларів щорічного доходу, понад 15 користувачів картки та прогнозовані витрати на суму 250 000 доларів США або більше рік. Хоча більшість підприємств, включаючи індивідуальних підприємців та адміністраторів баз даних, можна отримати а кредитна картка малого бізнесу, корпоративні картки (як зрозуміло з назви) зарезервовані для корпорацій. Це означає компанію повинні бути структуровані та зареєстровані як корпорація S або C. мати право.

Великі емітенти кредитних карт, такі як American Express, Capital One, Citibank, Chase та Wells Fargo, пропонують корпоративні кредитні картки. Картки видаються на основі фінансового стану компанії, а не особистих фінансів власників. Емітенти карток можуть, наприклад, вимагати від компанії сильних фінансових показників, а також хорошої ліквідності та грошового потоку.

Емітенти корпоративних кредитних карток зазвичай хочуть ознайомитись з нещодавно перевіреною фінансовою звітністю компанії, детальною інформацією про структуру та організацію компанії, податкову інформацію (включаючи федеральний податковий ідентифікатор), а також контактну інформацію офіцера компанії, уповноваженого вести бізнес від імені компанії - наприклад, власника, президента чи скарбника.

Роботодавець може надати деяким працівникам корпоративну картку, щоб вони могли оплачувати затверджені витрати на підприємство, наприклад готелі, харчування, оренда автомобілів та авіарейси, а також доступ до готівки в банкоматах - все це без використання власних коштів або компанії заздалегідь. Найменування компанії буде зазначено на картці разом із прізвищем працівника як призначеного власника картки. Підпис працівника міститься на зворотному боці картки, так само як і на особистій кредитній картці.

Види корпоративних кредитних карт

Залежно від типу корпоративної кредитної картки, працівник або роботодавець несуть відповідальність за оплату рахунку за кредитну картку. За допомогою картки індивідуальної відповідальності працівник несе відповідальність безпосередньо за виплату емітенту кредитної картки будь -яких витрат, а також подання звіту про витрати та отримання відшкодування від роботодавця. Емітент кредитної картки перевіряє кредит працівника, перш ніж дати йому картку, але це так "м'яка тяга", яка не вплине на їх кредитний рейтинг.

Якщо це картка корпоративної відповідальності, роботодавець оплачує рахунок за будь -які затверджені витрати (хоча працівник може бути зчеплений з оплатою емітенту безпосередньо за будь -які несанкціоновані або особисті витрати). Оскільки компанія несе відповідальність за оплату рахунку, емітент кредитної картки зазвичай не перевіряє кредит працівника, але ця особа, ймовірно, буде нести відповідальність за подання регулярних звітів про витрати, щоб компанія могла узгодити виписки по картках місяць.

Перш ніж працівник використовує корпоративну кредитну картку, він повинен з'ясувати, хто несе відповідальність за оплату рахунку щомісяця. Якщо вони відповідальні, вони повинні створити систему, яка б гарантувала своєчасність виплат та наявність у них коштів для покриття залишку.

Переваги корпоративної кредитної картки

Ключова перевага корпоративної кредитної картки полягає в тому, що вона полегшує управління витратами - як для співробітників, так і для роботодавців. З точки зору бізнесу, корпоративна картка дозволяє роботодавцям встановлювати обмеження на те, скільки власників карток можуть витратити на транзакцію, на категорію витрат або загалом. Компанія також може контролювати, де можна використовувати картку, обмежуючи покупки конкретними продавцями, типами продавців та місцезнаходженням.

З точки зору працівника, картка корпоративної відповідальності може означати фінансове полегшення, оскільки позбавляє від необхідності сплачувати авансові витрати, пов’язані з бізнесом, а потім чекати відшкодування. Ще однією перевагою є те, що деякі корпоративні кредитні картки пропонують електронне звітування про витрати, яке автоматично заповнює компанію звіти про витрати з інформацією про покупку - функція, яка полегшує (тобто менше клопоту) подавати своєчасну та точну інформацію звітів.

Ще одна важлива перевага - це залежно від роботодавця, власники карт можуть зберегти будь -які винагороди вони заробляють під час використання корпоративної кредитної картки. Вони можуть, наприклад, мати можливість заробляти та викуповувати винагороди за програму постійних пасажирів або програму постійних гостей готелю. Звичайно, роботодавець може вирішити зберегти винагороду, щоб компенсувати щорічні корпоративні витрати або запропонувати стимули найефективнішим працівникам. Тим не менш, багато великих компаній дозволяють працівникам користуватися перевагами програм винагороди, оскільки це може покращити моральний стан співробітників.

Окрім програм винагород, багато корпоративних кредитних карт пропонують переваги, які оцінять часті мандрівники, наприклад, доступ до залів аеропорту (величезний плюс якщо мандрівник має тривале перебування), послуги подорожі та екстреної допомоги, заміну екстреної картки та видачу готівки, а також пошкодження автомобіля під час прокату автомобіля відмови. Прочитайте дрібний шрифт у угоді про кредитну картку, щоб зрозуміти, як працюють ці переваги. Наприклад, щоб активувати автоматичне покриття під час оренди автомобіля, вам, ймовірно, доведеться завершити всю транзакцію за допомогою кредитної картки, що покривається, та відмовитися від відмови компанії -орендодавця від збитків від зіткнення. У разі сумнівів зателефонуйте за номером на зворотному боці картки.

Політика компанії щодо корпоративних кредитних карт

Співробітники повинні знати політику своєї компанії щодо корпоративних карток з самого початку, щоб уникнути помилок, які можуть призвести до кошмарів бухгалтерського обліку-або ще гірше. Власники карток повинні ознайомитись із загальними вимогами до витрат та звітності своєї компанії та з’ясувати, чи є у них обмеження витрат, що застосовуються до певних категорій. Важливо також дізнатися про будь-які правила, що стосуються відділу чи посади. Наприклад, керівники компаній, ймовірно, матимуть різні профілі витрат, ніж, скажімо, середнє керівництво.

Як тільки власник картки дізнається про політику своєї компанії, він повинен її дотримуватися. Якщо вони використовують свою картку, щоб купити те, що не є затвердженими витратами на бізнес, це може змусити їх виглядати погано в очах свого роботодавця - навіть якщо це чесна помилка. Більш того, багато великих компаній мають у своєму розпорядженні менеджера карт подорожей та розваг, який у будь -який час може перевірити витрати співробітників. Власникам карток важливо використовувати здоровий глузд, щоб вирішити, чи стягнення, яке вони збираються сплатити, на 100% пов’язане з роботою. Якщо ні, вони повинні покласти її на свою особисту картку та розібратися з нею пізніше, якщо вони відчувають право на повне або часткове відшкодування.

Перш ніж активувати корпоративну кредитну картку, роботодавець може запропонувати (або вимагати) особисті або онлайн-тренінги з корпоративної кредитної картки, призначені для того, щоб допомогти працівникам вивчити політику. Крім того, роботодавець може розміщувати та оновлювати політику на своєму інтранет -сайті. Завжди гарною ідеєю залишатися в курсі, дотримуватися правил і уникати будь -яких дій, які можуть призвести до додаткових документів або сприйматися як шахрайство. Власники карток, які мають запитання щодо політики свого роботодавця, повинні звернутися до особи (або відділу), який керує програмою.

Особливі міркування

Окрім розуміння та дотримання політики компанії щодо лімітів витрат, видів дозволених витрат та способів обробки звітів про витрати, це важливо щоб працівники усвідомлювали, що якщо вони - а не їх роботодавець - несуть відповідальність за оплату рахунку за кредитну картку, їх кредитний рейтинг може впасти, якщо вони відстають від виплати. AmEx, наприклад, повідомляє рахунки кредитному бюро якщо рахунок прострочився на 180 днів. Непогано налаштувати сповіщення електронною поштою як нагадування про час сплати цих платежів.

Як і будь -яка кредитна картка, співробітники повинні дбайливо ставитися до своєї корпоративної кредитної картки та зберігати її в безпечному місці, щоб запобігти крадіжці або втраті. Якщо картку втрачено або вкрадено, про це слід повідомити якомога швидше, щоб її можна було анулювати та замінити.