ما هو نموذج W-9 وكيف يتم استخدامه؟ دليل

استخدام الشركات نموذج W-9 الخاص بمصلحة الضرائب، طلب رقم تعريف دافع الضرائب وشهادة ، للحصول على معلومات من البائعين الذين يقومون بتعيينهم كمقاولين مستقلين (يُطلق عليهم أيضًا اسم المستقلين).عندما تدفع شركة للمقاول 600 دولار أو أكثر خلال سنة ضريبية ، يجب عليها الإبلاغ عن هذه المدفوعات إلى دائرة الإيرادات الداخلية (IRS) ، باستخدام إرجاع معلومات يسمى نموذج 1099-MISC.تستخدم الشركات الاسم والعنوان ورقم الضمان الاجتماعي أو رقم التعريف الضريبي يقدم المقاولون في نموذج W-9 لإكمال إعادة المعلومات. لا يجب على المرسل أو المستلم إرسال نسخة إلى مصلحة الضرائب الأمريكية.

لا تحجب الشركات التي تستأجر متعاقدين مستقلين ضريبة الدخل أو تدفع ضرائب الرعاية الطبية أو الضمان الاجتماعي متعاقدون مستقلون، كما يفعلون مع موظفيهم. بدلاً من ذلك ، يكون المقاولون مسؤولين عن هذه الالتزامات. ومع ذلك ، لا تزال مصلحة الضرائب الأمريكية تريد معرفة المبلغ الذي حصل عليه هؤلاء المقاولون للتأكد من أنهم يدفعون الضرائب التي يدينون بها ، و يستخدم النموذج 1099-MISC لجمع هذه المعلومات.لا ترسل الشركات نموذج W-9 إلى مصلحة الضرائب الأمريكية.

المعلومات المطلوبة في نموذج W-9

يسأل النموذج W-9 عن اسم المقاول المستقل واسم العمل (إذا كان مختلفًا) والكيان التجاري (ملكية فردية ، شراكة, شركة ج, شركة S.أو ائتمان / عقار أو شركة ذات مسؤولية محدودة أو "أخرى") ورقم التعريف الضريبي للشركة (أو رقم الضمان الاجتماعي ، للمالكين الفرديين الذين لا يستخدمون رقم معرف ضريبي منفصل).

يطلب النموذج W-9 أيضًا من الشخص الذي يملأه التصديق على أنه لا يخضع للاحتجاز الاحتياطي. معظم دافعي الضرائب ليسوا كذلك ، ولكن إذا كانوا كذلك ، فستحتاج الشركة التي توظف المقاول المستقل إلى حجبها ضريبة الدخل من أجر ذلك المقاول بمعدل ثابت قدره 24٪ (للسنوات الضريبية 2018-2025) وإرسالها إلى مصلحة الضرائب.

نظرًا لأن النموذج W-9 يتطلب إدراج معرف ضريبي أو رقم ضمان اجتماعي ، كل من الشخص الذي يملأه والشركة استلام النموذج المكتمل يجب أن يحرسه بعناية أثناء الإرسال وبعد الاستلام لحمايته من الهوية سرقة.

عندما لا يجب عليك ملء W-9

يجب على المقاول المستقل الذي يتلقى نموذج W-9 غير متوقع أن يتردد قبل ملئه والبحث عما إذا كان لدى مقدم الطلب سببًا مشروعًا لطلب هذا النموذج. تستخدم المؤسسات المالية أحيانًا نموذج W-9 لطلب معلومات من العميل عندما يحتاج إلى الإبلاغ عن أرباح الأسهم أو الفوائد.كن حذرًا هنا: من المحتمل أن يكون لدى المؤسسة المالية بالفعل رقم معرف الضريبة الخاص بك منذ أن فتحت الحساب.

هناك موقف آخر يجب أن تتردد فيه قبل ملء نموذج W-9 وهو إذا طلبت منك الشركة ذلك القيام بذلك هو صاحب العمل الخاص بك ومن المفترض أن يتم تصنيفك كموظف وليس متعاقدًا مستقلاً. الفرق كبير.

موظف أم مقاول مستقل؟

إذا كنت موظفًا ، فسيقوم صاحب العمل بحجب ضرائب الدخل ، وسيقتطع ويدفع ضرائب الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية ، ويدفع ضريبة البطالة على راتبك. إذا كنت متعاقدًا مستقلاً ، فلن تفعل ذلك. هذا يعني أنك ستكون مسؤولاً عن حصة صاحب العمل من ضرائب الضمان الاجتماعي والرعاية الطبية ، وأنك لن تكون مؤهلاً للحصول على تعويض البطالة إذا تم تسريحك.

قد يحاول صاحب العمل عديم الضمير أو المتعثر ماليًا تصنيف الموظف كمقاول مستقل لتوفير المال. إذا تم تصنيفك كمقاول مستقل ، فإن "مدخرات" صاحب العمل الضريبية ستخرج من جيبك كضريبة على العمل الحر. ستصبح أيضًا مسؤولاً عن حساب ودفع الضرائب المقدرة أربع مرات في السنة و ملء الجدول ج عند تقديم إقرارك الضريبي السنوي.

ليس من الواضح دائمًا ما إذا كان العامل موظفًا أم متعاقدًا مستقلاً ، ولكن بشكل عام ، كلما كان ذلك أكثر يتحكم العمل في ما يفعله العمال وكيف يفعلونه ، كلما زاد احتمال وجودهم الموظفين. إذا بدأ إحساسك في Spidey بالوخز عندما اتصل بك شخص وظّفك بمقاول مستقل ، فهذه علامة جيدة ، ويجب عليك التحقيق في الموقف بشكل أكبر. ابدأ بمراجعة ملف مناقشة مصلحة الضرائب للفرق بين الاثنين. إذا كنت موظفًا ، يجب عليك ملء النموذج W-4، وليس نموذج W-9.

فيما يلي مثال على متى يمكن لصاحب العمل تغيير حالتك بشكل شرعي من موظف إلى متعاقد مستقل. أنت مبرمج كمبيوتر ، ويجب عليك القدوم إلى المكتب من الساعة 9 صباحًا حتى 6 مساءً ، من الاثنين إلى الجمعة. توفر الشركة مكتبك وجهاز الكمبيوتر الخاص بك.

اعتبارًا من الشهر المقبل ، سيُطلب منك توفير جهاز الكمبيوتر الخاص بك. ستتمكن من العمل من المنزل أو أي مكان بعيد تريده ، ويمكنك إكمال العمل خلال أي ساعات التي تريدها ، طالما أن مهامك مكتملة في الموعد المحدد وتستجيب للمكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالعمل الوقت.

الأسئلة الشائعة حول W-9

كيف أعرف ما إذا كنت خاضعًا للاقتطاع الاحتياطي؟

هل أرسلت لك مصلحة الضرائب الأمريكية رسالة تخبرك بأنك تخضع للإلزامية حجب النسخ الاحتياطي? قد يحدث هذا إذا لم تبلغ عن جميع اهتماماتك وأرباحك في الإقرار الضريبي السابق. إذا لم تكن قد تلقيت هذا الخطاب ، وإذا قدمت رقم التعريف الضريبي الخاص بك إلى مقدم الطلب في النموذج W-9 ، فأنت لا تخضع لعملية الاستقطاع الضريبي. إذا كنت تخضع لحجب احتياطي ، فاشطب العنصر الثاني في الجزء الثاني من نموذج W-9 قبل إرساله.

ما هي الطريقة الأكثر أمانًا لإرسال نموذج W-9؟

إذا كان بإمكانك تسليم المستند شخصيًا ، فهذا مثالي. بخلاف ذلك ، يتمثل أحد الخيارات في استخدام خدمة مجانية عبر الإنترنت لتشفير نموذج W-9 المكتمل وإرساله بالبريد الإلكتروني بأمان إلى مقدم الطلب. يمكنك أيضًا استخدام خدمة مشاركة الملفات المشفرة.

هناك خيار آخر وهو إرساله عبر خدمة مثل FedEx أو UPS أو الخدمة البريدية ، على الرغم من عدم وجود ضمان بعدم فقدان النموذج أو سرقته أو العبث به أثناء النقل.

ليس هناك أيضًا ما يضمن أن المستلم سيخزن النموذج بأمان حتى إذا قمت بإرساله بشكل آمن ، لذلك قد ترغب في السؤال عن ذلك مسبقًا.

هل عملي كيان معفي؟

إذا كنت مالكًا وحيدًا ، فمن المحتمل أنه ليس كذلك. إذا كانت شركة ، فقد تكون كذلك ، إذا كانت مؤهلة لحالة الإعفاء الضريبي من مصلحة الضرائب الأمريكية.

لدي رقم تعريف صاحب العمل (EIN) ورقم الضمان الاجتماعي. ما هو الرقم الذي يجب علي إدخاله في النموذج؟

إذا كنت مالكًا وحيدًا ، فيمكنك إدخال أي منهما. إذا كان عملك عبارة عن شركة ذات مسؤولية محدودة مصنفة على أنها شركة أو شراكة ، فاستخدم رقم تعريف صاحب العمل الخاص بالكيان. إذا كان عملك عبارة عن شركة ذات عضوية واحدة ذات عضوية واحدة ، فهذه كيان مهمل، أدخل رقم الضمان الاجتماعي أو رقم تعريف صاحب العمل (وليس رقم تعريف صاحب العمل الخاص بالكيان).

هل يمكنني رفض ملء استمارة W-9؟

بالتأكيد. إذا رفضت ردًا على طلب مشروع ، فسيقوم عميلك بحجب الضرائب من راتبك بمعدل 24٪.قد يجدك قسم المحاسبة أيضًا ألمًا ويخبر جهة الاتصال الخاصة بك برفض القيام بمزيد من الأعمال معك. يقع على عاتق الشركات التزام كبير من مصلحة الضرائب للحصول على نموذج W-9 مكتمل من أي شخص يدفع 600 دولار أو أكثر له خلال العام. عدم الامتثال يمكن أن يؤدي إلى غرامات.

إذا كنت تعتقد أن الشخص الذي يطلب النموذج ليس لديه عمل يطلبه ، فربما يكون الرفض فكرة جيدة. إذا كنت قلقًا ، فاطلب من اختصاصي ضرائب ما يجب عليك فعله.

بالإضافة إلى العميل ، من الذي قد يطلب مني ملء نموذج W-9؟

قد يطلب منك أي بنك أو شركة وساطة أو مؤسسة إقراض ألغت دينًا مدينًا به أو مُصدر جائزة فزت بها جميعًا.إذا كنت ضيفًا على "Ellen" أثناء عرضها الترويجي "12 Days of Giveaways" ، ويطلب منك منتجو البرامج الحوارية ملء W-9 قبل المغادرة ، فمن الآمن افتراض أن الطلب مشروع. إذا تلقيت رسالة بريد إلكتروني تفيد بأنك فزت بجائزة لمسابقة لا تتذكر دخولها ، فقد لا ترغب في منح هذا الشخص W-9.

احذر من حيل التصيد الاحتيالي W-9. إذا تلقيت طلبًا بالبريد الإلكتروني للحصول على نموذج W-9 ولم تكن متأكدًا من شرعيته ، فاتصل بـ من المفترض أن يكون المرسل عبر الهاتف (ولا تستخدم أي رقم هاتف في البريد الإلكتروني المشبوه) للسؤال عما إذا كان الطلب أم لا صالح. المهاجمون متطورون ويمكنهم جعل الرسالة تبدو وكأنها واردة من البنك الذي تتعامل معه أو حتى من عميلك. وإذا تلقيت بريدًا إلكترونيًا من مصلحة الضرائب ، فهذه بالتأكيد محاولة تصيد ، ويجب إعادة توجيه البريد الإلكتروني إلى [email protected]. لا تبدأ مصلحة الضرائب الأمريكية الاتصال بدافعي الضرائب عبر البريد الإلكتروني.

الخط السفلي

نماذج W-9 مخصصة للمقاولين المستقلين ، وتسمى أيضًا بالعمال المستقلين. من المهم ملء النموذج بشكل صحيح - ولكن فقط إذا كنت متأكدًا من أنه النموذج الصحيح لإرسال الطلب وكان الطلب شرعيًا.