Form W-9: Anmodning om skatteyderens identifikationsnummer (TIN) og certificeringsdefinition

Hvad er formular W-9: Anmodning om skatteydernes identifikationsnummer (TIN) og certificering?

En W-9-formular er en skatteformular til Internal Revenue Service (IRS), der bruges til at bekræfte en persons navn, adresse og skatteyderens identifikationsnummer (TIN) til beskæftigelse eller andre indtægtsskabende formål. Bekræftelsen kan anmodes om enten en person, der er defineret som en amerikansk statsborger, eller en person, der er defineret som en herboende udlændinge.

En W-9-formular er også kendt som en anmodning om skatteyderens identifikationsnummer og certificeringsformular.

Hvem kan indsende formular W-9: Anmodning om skatteydernes identifikationsnummer (TIN) og certificering?

En W-9-formular er kun en formel skriftlig anmodning om oplysninger og bruges udelukkende med henblik på at bekræfte en persons skatteyderidentifikationsnummer (TIN). En arbejdsgiver eller anden enhed, der skal indgive et informationsdokument til IRS, f.eks. Formular 1099, skal indhente din korrekte TIN for at rapportere eventuelle indtjeninger eller tab, der kan påvirke din føderale selvangivelse eller jeres skattepligtig indkomst. For de fleste individer vil TIN være deres CPR-nummer (SSN).

W-9 adskiller sig fra a W-4 form—Som mere almindeligt leveres af medarbejdere til direkte arbejdsgivere — ved at W-9 ikke i sig selv sørger for tilbageholdelse af eventuelle skyldige skatter. Eventuelle påkrævede skatter baseret på gevinster i forbindelse med den leverede W-9 er ansvaret for TIN-indehaveren, der er angivet på dokumentet, medmindre den skattepligtige er underlagt backup tilbageholdelse. Hvis backup-tilbageholdelse er påkrævet, skal dette noteres på W-9 for korrekt at informere den enhed, der modtager oplysningerne, om behovet for at tilbageholde i overensstemmelse hermed.

Hvad bruges form W-9 til?

De oplysninger, der indhentes på en W-9-formular, er oftest bruges til at oprette en version af formular 1099. EN 1099 skema indeholder oplysninger om enhver indkomst, der måtte være modtaget af TIN-indehaveren, som normalt ikke ville være opført på en W-2-formular. Dette omfatter, men er ikke begrænset til, indkomst, der betales til en person som en del af en kontrakt; visse ejendomshandler; udbytte betalt mod en investering og forskellige andre finansielle transaktioner.

Formular 1099 skal først udstedes, når minimumsindkomstgrænsen er nået, hvilket for de fleste diverse indkomster er fastsat til $ 600 for skatteår 2020 og 2021. Beløb under denne tærskel skal indberettes som indkomst af TIN -indehaveren, men kræver ikke en formular på 1099.

Selvom medarbejdere lovligt skal levere visse personlige oplysninger til deres arbejdsgivere, er en medarbejders privatliv beskyttet af loven. En arbejdsgiver, der videregiver en medarbejders personlige oplysninger på en uautoriseret måde, kan blive udsat for civil og strafferetlig forfølgelse.

Sådan læses og udfyldes formular W-9

Form W-9 er en af ​​de mest ligefremme IRS-formularer, der skal udfyldes, men hvis skatteformularer gør dig nervøs, skal du ikke bekymre dig. Vi vil guide dig gennem den korrekte måde at fuldføre det på.

Alle sider i form W-9 er tilgængelige på IRS 'websted.

Trin 1

Indtast dit navn som vist på din penge tilbage i skat.

Trin 2

Indtast dit virksomhedsnavn eller "ignorerede enhedsnavn", hvis det er forskelligt fra det navn, du indtastede i trin 1. For eksempel kan du være en enkeltmandsvirksomhed, men til markedsføringsformål bruger du ikke dit personlige navn som dit virksomhedsnavn; i stedet "gør du forretninger som" et andet navn. Du vil indtaste det navn her. Hvad angår den ignorerede enhedsdel, hvis du ikke ved, hvad det er, er du sandsynligvis ikke en. En almindelig tilsidesat entitetstype er et enkeltmedlem aktieselskab.Enkeltmandsvirksomheder og S selskaber klassificeres aldrig som tilsidesatte enheder.

Trin 3

Hvilken type forretningsenhed er du for føderal skatteklassificering: enkeltmandsvirksomhed, partnerskab, C selskab, S -selskab, tillid/ejendom, selskab med begrænset ansvar eller "andet"? Marker det relevante felt. Hvis du ikke er sikker, er du sandsynligvis en enkeltmandsvirksomhed, fordi du skulle have indsendt en masse papirarbejde for at blive en af ​​de andre enheder.

Trin 4

Undtagelser. Chancerne er for store, at du vil efterlade disse kasser tomme. Her er et par undtagelser:

1. Modtagere, der er fritaget for backup tilbageholdelsef.eks. virksomheder (i de fleste tilfælde) skal muligvis indtaste en kode i feltet "Fritaget modtagerkode". Skema W-9 instruktionerne angiver de fritagne betalingsmodtagere og deres koder og de typer betalinger, som disse koder skal bruges til. Virksomheder, der udfylder en W-9 til modtagelse af renter eller udbyttebetalinger, vil f.eks. Indtaste koden "5."
2. Modtagere, der er undtaget fra at rapportere under Lov om overholdelse af udenlandsk konto (FATCA) skal muligvis indtaste en kode i feltet "Undtagelse fra FATCA -rapporteringskode". Ingen af ​​disse kasser gælder for den typiske uafhængige entreprenør eller freelancer.

Trin 5

Angiv din gadeadresse, by, stat og postnummer. Hvad hvis din hjemmeadresse er forskellig fra din virksomhedsadresse? Hvilken adresse skal du angive på formular W-9? Brug den adresse, du vil bruge på din selvangivelse. For eksempel, hvis du er eneejer, der lejer kontorlokaler, men du indsender din selvangivelse ved hjælp af din hjemmeadresse, skal du indtaste din hjemmeadresse på formular W-9, så IRS ikke vil have problemer med at matche dine 1099'er med jeres Skema 1040.

Trin 6

I dette valgfrie trin kan du angive rekvirentens navn og adresse. Du vil måske udfylde denne boks for at registrere, hvem du har givet dit skatte -id.

Trin 7

IRS kalder dette afsnit for del I, som skal få dig til at undre dig over, hvad alle de trin, du lige har gennemført, var. Her skal du angive din virksomheds skatteidentifikationsnummer, som enten vil være dit individuelle personnummer, hvis du er en enkeltmandsvirksomhed, eller dit arbejdsgiverens identifikationsnummer (EIN), hvis du er en anden type virksomhed. Nu har nogle enkeltmandsvirksomheder også EIN'er, men IRS foretrækker, at enkeltmænd bruger deres SSN'er på formular W-9. Igen vil det gøre det lettere at matche alle 1099'er, du modtager, med din selvangivelse, som du vil indsende under dit SSN.

Hvad hvis din virksomhed er ny og ikke har et EIN? Du kan stadig udfylde en W-9-formular. IRS siger, at du skal ansøge om dit nummer og skrive "ansøgt" i feltet til TIN. Du vil gerne få dette nummer så hurtigt som muligt, fordi du indtil da gør det, vil blive genstand for backup -tilbageholdelse. Du kan ansøge om et EIN på IRS 'websted. Se instruktionerne herunder til trin 8, del II, for mere om backup tilbageholdelse.

Trin 8

I del II skal du vidne om sandheden i alle dine oplysninger, før du kan underskrive formular W-9. Bevidst at ligge på en skatteformular kan betyde, at du bliver nødt til at betale en bøde eller gå i fængsel; IRS roder ikke rundt. Inden du underskriver formular W-9, er her de udsagn, du skal bekræfte, er sande, under straf af mened:

1. Nummeret vist på denne formular er mit korrekte skatteyderidentifikationsnummer (eller jeg venter på, at der bliver udstedt et nummer til mig).

• Skatteydere skal bruge legitime skatte -id -numre. Brug af et "lånt", stjålet eller påtænkt skatte-id ville svare til at ligge under ed og have alvorlige konsekvenser.

2. Jeg er ikke genstand for backup -tilbageholdelse, fordi: (a) jeg er fritaget for backup -tilbageholdelse, eller (b) jeg ikke er blevet underrettet af Internal Revenue Service (IRS) om, at jeg er underlagt backup -tilbageholdelse som følge af en undladelse af at rapportere alle renter eller udbytter, eller (c) IRS har meddelt mig, at jeg ikke længere er genstand for backup tilbageholdelse.

• De fleste skatteydere er fritaget for tilbageholdelse af backup. Hvis du ikke aner, hvad IRS taler om her, er du sandsynligvis fritaget. Hvis du ikke er fritaget, vil IRS have underrettet dig, og det firma, du betaler, skal vide, fordi det er påkrævet at tilbageholde indkomstskat fra din løn med en fast sats på 24% (fra 2020) og send den til IRS.Nu kender du i øvrigt en anden god grund til ikke at snyde din selvangivelse: Du skal muligvis fortælle en fremtidig klient om det, og det kan få virksomheden til at tænke to gange om dig. Punkt (c) siger dybest set, at hvis du engang var genstand for backup -tilbageholdelse, men ikke længere er, behøver ingen at vide det.

3. Jeg er en amerikansk statsborger eller en anden amerikansk person.

• Hvis du er en herboende udlændinge, du er klar. IRS anser også følgende for at være en "amerikansk person": et partnerskab, et selskab, en virksomhed eller en sammenslutning, der er oprettet eller organiseret i USA eller i henhold til lovgivningen i USA; en indenlandsk ejendom; og en indenlandsk tillid. Hvis din virksomhed er et partnerskab, der har en udenlandsk partner, gælder særlige regler; læs om dem i vejledningen til formular W-9. Hvis du ikke er amerikansk statsborger, skal du muligvis udfylde Form W-8 eller formular 8233 i stedet.

4. Den eller de FATCA -koder, der er angivet på denne formular (hvis nogen) angiver, at jeg er fritaget for FATCA -rapportering, er korrekte.

• Du behøver sandsynligvis ikke bekymre dig om denne, som har at gøre med Lov om overholdelse af udenlandsk konto.

Særlige overvejelser ved indgivelse af formular W-9

Underskrivelse af formular W-9

Formular W-9 fortæller dig at markere punkt 2 ovenfor, hvis du er blevet underrettet af IRS om, at du er i øjeblikket underlagt backup -tilbageholdelse, fordi du har undladt at indberette alle renter og udbytter på din skat Vend tilbage.

Du kan markere punkt 2, hvis du udfylder formular W-9 i forbindelse med en ejendomshandel. Punkt 2 gælder ikke i dette tilfælde, så det er ligegyldigt, om du er omfattet af backup -tilbageholdelse.

Hvis du nu læser det med småt i W-9-vejledningen omhyggeligt, ser det ud til at indikere, at de fleste slet ikke er nødt til at underskrive denne formular. Du skal generelt kun underskrive det, hvis IRS har meddelt dig, at du tidligere har givet et forkert TIN. Teknik til side, men den person, der bad dig om at udfylde formular W-9, vil sandsynligvis betragte den som ufuldstændig eller ugyldig, hvis du ikke har underskrevet den.

Returformular W-9

Returner din udfyldte formular W-9 til den virksomhed, der bad dig om at udfylde den. Ideelt set leverer du det personligt for at begrænse din eksponering for identitetstyveri, men denne metode er ofte ikke praktisk. Mail betragtes som relativt sikkert. Hvis du skal sende formularen via e-mail, skal du kryptere både dokumentet og din e-mail-besked og kontrollere, at du har modtagerens korrekte e-mail-adresse, før du sender din besked. Gratis tjenester er tilgængelige online for at hjælpe dig med at gøre dette, men tjek deres omdømme, før du stoler på dine dokumenter til dem. Typisk vil virksomheden, der skal indsende en W-9 til IRS, give dig en til at udfylde.