Hvordan bruges en negativ bekræftelse i erhvervslivet
Hvad er en negativ bekræftelse?
Negativ bekræftelse er et brev eller et dokument, der anmoder om, at modtageren kun skal svare afsenderen, hvis der er var et problem med meddelelsens indhold, eller modtageren ønskede at fravælge den begivenhed, som brevet havde adresseret.
Negative bekræftelsesbreve kan bruges i mange typer forretningssituationer og bruges ofte i finanssektoren. Formålet med kommunikationen er at reducere antallet af indgående svar, en organisation modtager som svar på et brev, der sendes til sin kundebase. I en negativ bekræftelses- eller negativt samtykke -kommunikationssituation sender virksomheden eller virksomheden besked modtager kun svar fra "nej" stemmer, i modsætning til svar fra alle uanset deres mening.
En negativ bekræftelse kan stå i kontrast med en positiv bekræftelse.
Vigtige takeaways
- Negativ bekræftelse er en anmodning, der kun bør påberåbe sig et svar, hvis der er udestående problemer eller bekymringer, der skal løses.
- Hvis der ikke er problemer, sendes der ikke noget svar, og fraværet af det svar fungerer som en negativ bekræftelse.
- Negative bekræftelsesbreve bruges ofte i finanssektoren, herunder revisorer, der ønsker at kontrollere en kundes økonomiske oplysninger.
- Negative, i modsætning til positive, bekræftelser hjælper med at reducere antallet af indgående korrespondancer, øge effektiviteten og reducere spild.
Forståelse af negative bekræftelser
Negative bekræftelser bruges ofte af revisorer og involvere et dokument sendt til en prøve af en virksomheds kunder, der kun beder dem om at svare, hvis de finder en uoverensstemmelse mellem deres bøger og den konto, der er registreret på regnskaber af virksomheden, der skal revideres. Negativ bekræftelse bruges typisk, når en virksomheds regnskabskontrol historisk set har haft meget få fejl og dermed anses for at være stærk. Virksomheden bliver bedt om at dobbelttjekke tallene og kun bekræfte, hvis der er uoverensstemmelse.
At udsende en negativ bekræftelse i modsætning til en positiv bekræftelse, som kræver et svar, kan spare tid, der ville blive brugt på at spore svar og følge op med modtagere, der ikke reagerer. Den negative bekræftelse er blot en måde for en revisor at sikre, at begge virksomheder rapporterer de samme tal.
Eksempler på negative konfirmationer
Negative bekræftelser har mange applikationer, der omfatter både revisorer og finansielle serviceselskaber.
Pensionistplaner for medarbejdere
Negative bekræftelsesbreve sendes ofte ud med 401 (k) planer, der har en automatisk eskaleringsfunktion. Med automatisk eskalering øges procentdelen af en medarbejders lønseddel, der bidrages til hver lønperiode, automatisk hvert år.
Hensigten med denne automatisk stigende opsparing er at hjælpe folk med at spare flere penge for pensionering. En måned eller deromkring før optrapningen sker, sender journalisten et negativt bekræftelses- eller negativt samtykkebrev. Brevet informerer deltageren om, at bidraget eskalering vil ske, medmindre deltageren kontakter 401 (k) journalisten og fravælger stigningen for at bevare deres nuværende bidrag sats.
Regnskab for indtægter
En negativ anmodning kan også bruges til at redegøre for salget hos en bilproducent. Ifølge bøgerne solgte producenten 200 biler til forhandleren for i alt 6 millioner dollars i omsætning. Det negative bekræftelsesbrev ville angive, at hvis tallet på 6 millioner dollars var korrekt, er der ingen grund til at svare. Men hvis indtægtsbeløbet kun var $ 5 millioner, skulle producenten underrette revisoren om uoverensstemmelsen i forhandlerens bøger.
Negative bekræftelser er en professionel måde at sige "svar ikke på mig, medmindre der er et problem."