Sådan bruges Excel som hovedregnskab

Microsoft Excel er et kraftfuldt værktøj, der kan bruges til en lang række formål. For en lille virksomhed med få transaktioner kan en klog virksomhedsejer bruge Excel som en erstatning for regnskabssoftware.

Excel har alle de værktøjer, der er nødvendige for at oprette og vedligeholde en hovedbog, men det kræver en solid forståelse af grundlæggende regnskab og opmærksomhed på detaljer. For virksomhedsejere, der ikke har ressourcer til at investere i regnskabssoftware, kan Excel være et godt sted at begynde at beholde regnskabsoptegnelser indtil regnskabssoftwaren er købt. Følgende er en retningslinje, der hjælper med at layoute, hvordan Excel bedst bruges til regnskabsmæssige formål.

Brug af Excel som hovedbog

Det er vigtigt at bemærke, at enhver virksomhed er forskellig fra hinanden og derfor vil have forskellige rapporteringsbehov. Det første trin i oprettelsen af ​​en bogføringsproces er at bestemme, hvilke regnskabsmæssige metrics der skal inkluderes baseret på virksomhedstypen.

En simpel opsætning af registrering skal først indeholde kolonner for transaktionsdatoen, transaktionsbeskrivelse og et referencenummer, f.eks faktura eller tjek numre. De næste kolonner viser hver af de konti, der skal bruges i løbet af året. Omhyggelig tanke bør gå ind i valget af konti, da det vil være svært at gå tilbage og foretage ændringer senere. Fra venstre til højre skal de første konti, der er angivet, være indkomstopgørelse konti, der begynder med indtægter og slutter med udgifter. Næste vil være aktivkonti, derefter ansvarskonti og endelig eventuelle egenkapitalkonti.

Hovedbogen anvender Dobbelt indgang bogføring for at holde styr på alle virksomhedens transaktioner, og det er vigtigt at have en solid forståelse af dette koncept, før du begynder at bruge Excel som hovedbog. Dobbeltpostbogføring er afhængig af at indtaste både debiteringer og kreditter for en transaktion, så bøgerne i sidste ende er i balance.

Dobbeltpostbogføring i Excel

Hvis dette er et nyt selskab, vil den første transaktion sandsynligvis være den egenkapital, der er investeret i virksomheden. Lad os som et eksempel sige et entreprenør ved navn Jane beslutter sig for at åbne en maskinforretning. Hun har $ 750.000 fra opsparing til at starte virksomheden og åbner en virksomhedskontokonto i sin lokale bank med de midler, hun har sparet.

Ved hjælp af bogføringskoncepter med dobbelt bogføring ved Jane, at denne transaktion vil øge virksomhedens kontantkonto (debetposten) og vil blive opvejet af en stigning i ejerens egenkapitalkonto (kreditposten). I dette Excel -system skal alle debetposter registreres som positive værdier, mens alle kreditposter skal registreres med negative værdier.

I dette eksempel skal Jane indtaste transaktionsdatoen og en beskrivelse som "Kapitalinvestering" i regnearkets første linje. Hun vil derefter lægge en positiv $ 750.000 post i "Cash" -kolonnen i regnearket og en negativ $ 750.000 -post i "Owner's Equity" -kolonnen i regnearket. For at kontrollere tallene skal Jane bruge Excel's sumformel til at sikre, at alle posterne på hver række beløber sig til nul dollars.

Derfra vil Jane fortsætte med at indtaste en linje for hver transaktion. Hvis hun køber udstyr med firmaets kontanter, vil Jane foretage en transaktion for at vise en debet, eller positiv indtastning til "Udstyr" -kolonnen og kredit eller negativ post til "Kontant" -kontoen kolonne. Hvis hun sælger bearbejdningstjenester til en kunde, registrerer hun en kredit på "Indtægter" -kontoen og en debitering på en "egenkapital" -konto.

Endelig skal summen for hver kontosøjle summeres i bunden af ​​regnearket. Summen af ​​alle indkomstkonti kan lægges sammen for at beregne løbende nettoindkomst. Andre kolonner, der skal beregnes, kan konfigureres efter behov, f.eks. Samlede aktiver, totalt ansvarog samlet egenkapital.

Bundlinjen

At drive virksomhed kræver en enorm mængde regnskab, hvilket bedst tjener ved at bruge regnskabsspecifik software. Hvis dette ikke er en mulighed for en virksomhedsejer, er brug af Microsoft Excel et godt alternativ. Den enkelte, der holder styr på regnskabsoptegnelser for virksomheden, bør have styr på regnskabet vilkår og teknikker og forstå de forskellige værktøjer i Excel til at producere præcis regnskab poster. Når virksomheden vokser, anbefales det bruge den korrekte regnskabssoftware.