Definition af anmodning om forslag (RFP)

Hvad er en anmodning om forslag (RFP)?

En anmodning om forslag (RFP) er et forretningsdokument, der annoncerer et projekt, beskriver det og beder tilbud fra kvalificerede entreprenører om at fuldføre det. De fleste organisationer foretrækker at starte deres projekter ved hjælp af RFP'er, og mange regeringer bruger dem altid.

Ved brug af en RFP er den enhed, der anmoder om bud, ansvarlig for at evaluere gennemførligheden af ​​de indsendte bud, de budgivende virksomheders økonomiske helbred og hver byderevne til at påtage sig projektet.

Forståelse af en anmodning om forslag (RFP)

RFP'er bruges til komplekse projekter, der ofte kræver en række underentreprenører. De beskriver organisationen, der udsteder RFP, omfanget af det projekt, der gennemføres, og kriterierne for evaluering af poster. De skitserer også budprocessen og kontraktvilkårene.

Anmodningerne indeholder en arbejdserklæring, der beskriver de opgaver, der skal udføres af den vindende tilbudsgiver, og tidslinjen for afslutning af arbejdet.

RFP'er rådgiver også tilbudsgivere om, hvordan de udarbejder forslag, med specifik vejledning om, hvordan budene skal formateres og præsenteres. De indeholder generelt instruktioner om, hvilke oplysninger tilbudsgiveren skal indeholde og det ønskede format.

De fleste RFP'er udstedes af regerings kontorer og andre organisationer i den offentlige sektor. De er generelt forpligtet til at åbne konkurrence mellem private virksomheder og fjerne bias fra processen. Agenturerne ønsker at sikre, at de får det laveste og mest konkurrencedygtige bud.

Enhver privat eller offentlig organisation kan dog afgive en RFP for at få flere bud og forskellige perspektiver på projektet.

For eksempel kan en virksomhed, der ønsker at ændre sin rapporteringsproces fra et papirbaseret system til et computerbaseret system, indsende en anmodning om forslag til hardware, software og et brugeruddannelsesprogram til etablering og integration af det nye system i virksomheden. En konkurrencedygtig budproces kan give dem større indsigt i de tilgængelige alternativer.

Krav til en anmodning om forslag (RFP)

Regeringsorganer eller andre enheder kan blive pålagt at fremsætte anmodninger om forslag til fuld og åben konkurrence og reducere omkostningerne ved en løsning. At acceptere et forslag, der reagerer mest på specifikationerne, betyder måske ikke altid det billigste bud.

Dygtig oprettelse af en anmodning om forslag kan sikre succes eller fiasko for den resulterende løsning. Hvis de angivne krav er for vage, byder budgiveren muligvis ikke en passende løsning på problemet. Hvis kravene er for detaljerede og restriktive, kan tilbudsgivernes innovation være begrænset.

RFP -processen begynder med at udarbejde en anmodning om forslag. Tilbudsgivere gennemgår opfordringen og fremsætter forslag til forbedringer. Efter implementering feedback, udstedes den endelige anmodning om forslag. Tilbudsgivere indsender derefter deres forslag.

Kunden indsnævrer udvalget til en lille gruppe af tilbudsgivere og går i forhandlinger om priser og tekniske detaljer. Kunden kan bede de tilbageværende tilbudsgivere om at indsende et bedste og sidste tilbud, inden der tildeles en kontrakt. Kontrakten præsenteres derefter for virksomheden, der giver den bedste løsning på problemet.

Fordele ved en anmodning om forslag (RFP)

En RFP er til dels en reklame. Det meddeler, at et projekt er i gang, og åbner døren for kvalificerede kandidater, der kan få jobbet udført.

I regeringen er RFP blevet vedtaget som en måde at sikre, at kriminalitet fjernes som en faktor i belønningen af ​​kontrakter. Det åbner også processen for konkurrence, hvilket kan forventes at holde projektomkostningerne lavere.

Alternativet til en RFP er en mindre formel proces, der kræver, at en projektleder undersøger og identificerer potentielle leverandører til et projekt. Afhængigt af hvor udtømmende søgningen er, kan de potentielle svar være begrænsede. Nye leverandører og innovative svar kan være mindre tilbøjelige til at blive afdækket.

RFP vs. RFQ vs. RFI

En anmodning om forslag (RFP), anmodning om tilbud (RFQ) og anmodning om oplysninger (RFI) er tre forskellige typer dokumenter, der virksomheder og andre enheder bruger til at nå ud til erhvervslivet for leverandører eller entreprenører, som de muligvis kan arbejde med.

• En anmodning om forslag, som nævnt ovenfor, annoncerer et specifikt projekt, der er planlagt og beder entreprenører, der er i stand til at få arbejdet udført.
• EN anmodning om tilbud (RFQ) er en opfordring sendt til en række leverandører, der søger bud på en kontrakt om levering af bestemte produkter eller tjenester. Anmodningen skal angive den nødvendige kvalitet og mængde og den tid, som virksomheden eller organisationen ønsker.
• En anmodning om information (RFI) er en opfordring til leverandører om skriftlig information om de produkter og tjenester, de kan levere. Det kan bruges til at indsamle oplysninger til en database med leverandører til fremtidig reference.

Eksempel på en anmodning om forslag (RFP)

Sig f.eks., At Federal Railroad Administration fremsætter en anmodning om forslag til finansiering, design, konstruktion, drift og vedligeholdelse af et højhastighedsbanesystem.

Interesserede parter indsender forslag, der opfylder kravene i dokumentet. På baggrund af de forslag, der er modtaget inden fristen, nedsætter Transportministeriet kommissioner til yderligere gennemgang og udvikling af forslagene.

DOT vælger det forslag, der mest omfatter sine mål, og ansætter virksomheden til at udføre arbejdet.

Et kig på en detaljeret RFP

Dette prøve RFP fra en nonprofit -organisation viser det detaljeringsniveau, der er nødvendigt, i dette tilfælde for en foreslået revision af organisationens websted. Forslaget beskriver projektet, giver et overblik over organisationen og definerer dets mål for sit websted. Det beskriver også de produkter og tjenester, der skal leveres, og definerer i detaljer detaljeret indhold, design og funktionalitet på det foreslåede websted.

Prøven leveres af TechSoup, et websted, der indeholder et bibliotek med vejledningsinformation og prøve RFP'er til nonprofitorganisationer.

Ofte stillede spørgsmål om anmodning om forslag (RFP)

Her er svarene på nogle ofte stillede spørgsmål om RFP'er.

Hvad betyder RFP?

En anmodning om forslag (RFP) er en åben anmodning om bud på at fuldføre et nyt projekt foreslået af virksomheden eller en anden organisation, der udsteder det. Det er beregnet til at åbne konkurrence og tilskynde til en række alternative forslag, der kan overvejes af projektets planlæggere.

Hvad er RFP -krav?

En RFP skal beskrive og definere projektet i detaljer nok til at tiltrække levedygtige svar.

Den potentielle tilbudsgiver skal være i stand til at forstå virksomhedens karakter og de mål, den ønsker at nå med projektet. Projektet skal defineres så detaljeret, at tilbudsgiveren klart kan forstå dets omfang og alle de produkter og tjenester, der skal leveres for at udføre det. Formatet på de forventede forslag skal også være detaljeret. Ensartede svar er nødvendige for at sammenligne og kontrastere tilbud.

RFP'er følger et ret stift format, selvom det format kan variere mellem de agenturer og virksomheder, der forbereder dem. Denne prøve fra Center for Planning Excellence i Baton Rouge, Louisiana, viser elementerne i en typisk RFP, som omfatte en introduktion og baggrund, en beskrivelse af leverancerne og information om udvælgelsen kriterier.

Hvad er forskellen mellem RFP og RFQ?

Sig, at en isenkræmmer udvider sin afdeling for haveartikler og skal finde de leverandører, der er nødvendige for at fylde hylderne. Det kan sende en anmodning om tilbud (RFQ) til en række potentielle leverandører af haveprodukter. Svarene vil gøre det muligt for den at etablere et forhold til en eller flere leverandører af mængden og kvaliteten af ​​de varer, den har brug for, til en fastlagt pris.

Når en virksomhed eller en anden organisation sender en RFQ, ved den præcis, hvad den har brug for, og søger den eller de bedste leverandører.

En RFP er en mere åben proces. Virksomheden eller organisationen søger kvalificerede entreprenører til at gennemføre et nyt projekt. Projektet og dets mål er defineret i detaljer, men der er plads til kreativitet i svarene. For eksempel kan en RFP for en børnepark give entreprenøren mulighed for at foreslå det præcise layout, udstyr og faciliteter, parken kan indeholde.

Hvornår ville du bruge en RFP?

Store og små virksomheder har en tendens til at have lige nok ressourcer til at opretholde den nuværende drift. Hvis de vil påtage sig et nyt projekt, har de hverken ressourcer eller ekspertise til rådighed til at tilføje det til arbejdsbyrden.

I sådanne tilfælde giver RFP virksomheden en effektiv måde at rekruttere den ekspertise, de har brug for for at få projektet gennemført.

Hvad sker der efter RFP?

RFP efterfølges af Ps. Forslagene forelægges til gennemgang. Afhængigt af projektets størrelse og omfang kan denne gennemgang være en proces på flere niveauer, der involverer en række udvalg. Regeringsorganer er især ikke kendt for at bevæge sig hurtigt.

Uanset hvor lang tid det tager, bruges gennemgangsprocessen til at indsnævre forslagene til et par finalister, der evt blive bedt om at indsende yderligere oplysninger med henblik på et endelig valg og en startdato for projekt.

Bundlinjen

RFP definerer projektet, for den virksomhed, der udsteder det, såvel som de virksomheder, der reagerer på det. En velskrevet RFP formidler hensigten bag forslaget og sikrer, at slutresultatet vil opfylde forventningerne.

Det sikrer også en åben proces. Ideelt set vil flere tilbudsgivere svare. Dette giver organisationen en mulighed for at studere forskellige tilgange og priser og vælge den, der bedst opfylder dens behov.