Wie man Excel als Hauptbuch verwendet

Microsoft Excel ist ein leistungsstarkes Tool, das für eine Vielzahl von Zwecken verwendet werden kann. Für ein kleines Unternehmen mit wenigen Transaktionen kann ein versierter Geschäftsinhaber Excel als Ersatz für. verwenden Buchhaltungssoftware.

Excel verfügt über alle Tools, die zum Erstellen und Verwalten von a Hauptbuch, aber es erfordert ein solides Verständnis der grundlegenden Buchhaltung und Liebe zum Detail. Für Geschäftsinhaber, die nicht über die Ressourcen verfügen, um in Buchhaltungssoftware zu investieren, kann Excel ein guter Ausgangspunkt sein, um mit der Verwaltung zu beginnen Buchführung bis die Buchhaltungssoftware gekauft wird. Im Folgenden finden Sie eine Richtlinie, die Ihnen hilft, Excel für Buchhaltungszwecke am besten zu verwenden.

Excel als Hauptbuch verwenden

Es ist wichtig zu beachten, dass sich jedes Unternehmen voneinander unterscheidet und daher unterschiedliche Berichtsanforderungen haben wird. Der erste Schritt bei der Einrichtung eines Buchhaltungsprozesses besteht darin, zu bestimmen, welche Buchhaltungskennzahlen basierend auf der Art des Geschäfts enthalten sein müssen.

Eine einfache Aufzeichnungseinrichtung sollte zunächst Spalten für das Transaktionsdatum, die Transaktionsbeschreibung und eine Referenznummer enthalten, z Rechnung oder Nummern überprüfen. In den nächsten Spalten werden alle Konten aufgeführt, die im Laufe des Jahres verwendet werden sollen. Die Auswahl der Konten sollte sorgfältig durchdacht werden, da es schwierig sein wird, später zurückzukehren und Änderungen vorzunehmen. Von links nach rechts sollten die ersten aufgelisteten Konten lauten Gewinn- und Verlustrechnung Konten, beginnend mit Einnahmen und endend mit Ausgaben. Als nächstes folgen die Aktivkonten, dann die Passivkonten und zuletzt alle Eigenkapitalkonten.

Das Hauptbuch verwendet Doppeleintrag Buchhaltung, um den Überblick über alle Transaktionen des Unternehmens zu behalten, und es ist wichtig, ein solides Verständnis dieses Konzepts zu haben, bevor Sie Excel als Hauptbuch verwenden. Die doppelte Buchführung beruht auf der Erfassung von Soll- und Habenbuchungen für eine Transaktion, damit am Ende die Bücher ausgeglichen sind.

Doppelbuchhaltung in Excel

Wenn es sich um ein neues Unternehmen handelt, wird die erste Transaktion wahrscheinlich das in das Unternehmen investierte Eigenkapital sein. Sagen wir als Beispiel ein Unternehmer namens Jane beschließt, eine Maschinenwerkstatt zu eröffnen. Sie hat 750.000 US-Dollar aus Ersparnissen, um das Geschäft zu gründen, und eröffnet mit den eingesparten Geldern ein Geschäfts-Girokonto bei ihrer örtlichen Bank.

Mit Konzepten der doppelten Buchführung weiß Jane, dass diese Transaktion die Bankkonto (die Sollbuchung) und wird durch eine Erhöhung des Eigenkapitalkontos des Eigentümers (die Habenbuchung) ausgeglichen. In diesem Excel-System sollten alle Belastungsbuchungen mit positiven Werten erfasst werden, während alle Habenbuchungen mit negativen Werten erfasst werden sollen.

In diesem Beispiel sollte Jane das Transaktionsdatum und eine Beschreibung wie „Kapitalanlage“ in die erste Zeile der Tabelle eingeben. Sie wird dann einen positiven Eintrag von 750.000 US-Dollar in die Kontospalte „Cash“ der Tabelle und einen negativen Eintrag von 750.000 US-Dollar in die Kontospalte „Eigenkapital“ der Tabelle eingeben. Um die Zahlen zu überprüfen, sollte Jane die Summenformel von Excel verwenden, um sicherzustellen, dass alle Einträge in jeder Zeile eine Summe von null Dollar ergeben.

Von dort aus wird Jane für jede Transaktion weiterhin eine Zeile eingeben. Wenn sie Geräte mit dem Bargeld des Unternehmens kauft, gibt Jane eine Transaktion ein, um eine Belastung anzuzeigen, oder positiver Eintrag in die Kontospalte "Equipment" und Gutschrift oder negativer Eintrag in das Konto "Cash" Säule. Wenn sie einem Kunden Bearbeitungsdienstleistungen verkauft, verbucht sie eine Gutschrift auf dem Konto "Umsatz" und eine Belastung auf einem Konto "Eigenkapital".

Schließlich sollte die Summe für jede Kontospalte unten in der Tabelle summiert werden. Die Summe aller Einkommenskonten kann addiert werden, um den laufenden zu berechnen Nettoeinkommen. Weitere zu berechnende Spalten können nach Bedarf konfiguriert werden, wie zum Beispiel Bilanzsumme, Gesamtverbindlichkeitenund Gesamteigenkapital.

Die Quintessenz

Die Führung eines Unternehmens erfordert einen enormen Aufwand an Buchhaltung, der am besten durch die Verwendung von buchhaltungsspezifischer Software bedient wird. Wenn dies für einen Geschäftsinhaber keine Option ist, ist die Verwendung von Microsoft Excel eine gute Alternative. Die Person, die die Buchhaltungsunterlagen für das Unternehmen nachverfolgt, sollte ein Verständnis für die Buchhaltung haben Begriffe und Techniken und verstehen Sie die verschiedenen Tools in Excel, um eine genaue Buchhaltung zu erstellen Einträge. Sobald das Geschäft wächst, wird empfohlen, Verwenden Sie die richtige Buchhaltungssoftware.