Definition des virtuellen Datenraums (VDR)

Was ist ein virtueller Datenraum?

Ein virtueller Datenraum (VDR), auch Deal Room genannt, ist ein sicheres Online-Repository für die Speicherung und Verteilung von Dokumenten. Es wird in der Regel während des Due-Diligence-Prozesses vor einer Fusion oder Übernahme verwendet, um die Unternehmensdokumentation zu überprüfen, zu teilen und offenzulegen.

Virtuelle Datenräume verstehen

Virtuelle Datenräume haben zunehmend physische Datenräume ersetzt, die traditionell zur Offenlegung und gemeinsamen Nutzung von Dokumenten verwendet wurden. Mit dem

Globalisierung des Geschäfts und verstärkter Kontrolle zur Kostensenkung sind virtuelle Datenräume eine attraktive Alternative zu physischen Datenräumen. Virtuelle Datenräume sind weithin zugänglich, sofort verfügbar und sicherer.

Da Sicherheitsbedenken zunehmen und Vorfälle mit Sicherheitsverletzungen zunehmen, entwickeln VDR-Anbieter ausgereiftere und zuverlässigere Datenbanken. Börsengänge (IPOs), Prüfungsbetriebe und Partnerschaften oder andere Unternehmen, die zusammenarbeiten und Informationen austauschen müssen, werden virtuelle Datenräume nutzen.

Nutzung von virtuellen Datenräumen

Fusionen und Übernahmen (M&A) Verfahren sind die häufigste Anwendung von VDRs. Diese Repositories bieten einen Ort für die Due Diligence, die während des Abschlusses der Transaktion erforderlich ist. Diese Geschäftstransaktionen umfassen große Mengen an Dokumenten, von denen viele vertraulich sind und sensible Informationen enthalten. Die Verwendung eines VDR ist eine sichere und zuverlässige Möglichkeit für alle interessierten Parteien, während der Verhandlungen Dokumente zu überprüfen und auszutauschen.

Unternehmen arbeiten oft zusammen, um während des Baus eines Gebäudes Produkte zu produzieren und herzustellen und Dienstleistungen anzubieten. Der Aufbau und die Pflege dieser Geschäftsbeziehungen erfordert Verträge und die häufige Übermittlung von Daten. Virtuelle Datenräume sorgen für die Speicherung dieser Verträge und machen Dokumente, die für die Fortführung von Geschäftspartnerschaften benötigt werden, schnell verfügbar. So stehen beispielsweise Änderungen, die ein Ingenieur an den Blaupausen eines Bauwerks vorgenommen hat, sofort allen am Projekt beteiligten Auftragnehmern zur Verfügung.

Auditierung Unternehmenspraktiken, Compliance und Konten sind in allen Unternehmen gängige Praxis. Dieser Prozess ist häufig ein Problem, da die Arbeiter mit externen Regulierungsbehörden und Regulierungsbehörden interagieren müssen. Außerdem haben viele Unternehmen heute Niederlassungen an entfernten Standorten und rund um den Globus in verschiedenen Zeitzonen.

Die Nutzung eines virtuellen Datenraums ermöglicht Anwälten, Buchhaltern, internen und externen Aufsichtsbehörden und anderen interessierten Parteien einen zentralen Zugang. Die Bereitstellung eines zentralen Systems reduziert Fehler und Zeit. Außerdem sorgt es für Transparenz in der Kommunikation. Je nach Art des Audits variieren die Zugriffsebene und die Autorität.

Das Anbieten eines Börsengangs (IPO) ist eine entmutigende Aufgabe, die einen unvorstellbaren Papierkram erfordert. Wie bei Audits ist Transparenz unerlässlich. Unternehmen müssen große Mengen an Dokumenten erstellen, austauschen, aufbewahren und verwalten. Aufgrund der Art der Transaktion haben die meisten Benutzer eingeschränkten Zugriff, z. B. "Nur anzeigen". Das Kopieren, Weiterleiten oder Drucken kann untersagt sein.

Alternative zu einem VDR

Obwohl virtuelle Datenräume viele Vorteile bieten, sind sie nicht für jede Branche geeignet. Einige Regierungen könnten sich beispielsweise dafür entscheiden, weiterhin physische Datenräume für den streng vertraulichen Informationsaustausch zu nutzen. Der Schaden durch potenzielle Cyberangriffe und Datenschutzverletzungen übertrifft die Vorteile virtueller Datenräume. Die Folgen solcher Ereignisse könnten katastrophal sein, wenn bedrohliche Parteien auf Verschlusssachen zugreifen. In diesen Fällen kommt die Verwendung eines VDR nicht in Betracht.