Definition der Angebotsanfrage (RFP)

Was ist eine Angebotsanfrage (RFP)?

Eine Angebotsanfrage (RFP) ist ein Geschäftsdokument, das ein Projekt ankündigt, beschreibt und Angebote von qualifizierten Auftragnehmern einholt, um es abzuschließen. Die meisten Organisationen ziehen es vor, ihre Projekte mit RFPs zu starten, und viele Regierungen verwenden sie immer.

Bei der Verwendung einer Ausschreibung ist die antragstellende Stelle für die Bewertung der Durchführbarkeit der eingereichten Angebote, der finanziellen Gesundheit der Bieterunternehmen und jeder Bieterdie Fähigkeit, das Projekt durchzuführen.

Verstehen einer Angebotsanfrage (RFP)

RFPs werden für komplexe Projekte verwendet, die oft eine Reihe von Unterauftragnehmern erfordern. Sie beschreiben die ausschreibende Organisation, den Umfang des durchgeführten Projekts und die Kriterien für die Bewertung der Einreichungen. Sie beschreiben auch das Bieterverfahren und die Vertragsbedingungen.

Die Anfragen umfassen eine Leistungsbeschreibung, in der die vom erfolgreichen Bieter auszuführenden Aufgaben und der Zeitplan für die Fertigstellung der Arbeiten beschrieben werden.

RFPs beraten Bieter auch bei der Erstellung von Angeboten und geben konkrete Hinweise zur Formatierung und Präsentation der Angebote. Sie enthalten in der Regel Anweisungen, welche Informationen der Bieter enthalten muss und welches Format gewünscht wird.

Die meisten RFPs werden ausgestellt von Regierungsbehörden und andere Organisationen des öffentlichen Sektors. Sie sind im Allgemeinen verpflichtet, den Wettbewerb zwischen privaten Unternehmen zu öffnen und Vorurteile aus dem Prozess zu entfernen. Die Agenturen wollen sicherstellen, dass sie das niedrigste und wettbewerbsfähigste Angebot erhalten.

Jede private oder öffentliche Organisation kann jedoch eine Ausschreibung veröffentlichen, um mehrere Angebote und eine Vielzahl von Perspektiven auf das Projekt zu erhalten.

Zum Beispiel kann ein Unternehmen, das seinen Berichtsprozess von einem papierbasierten System auf ein computerbasiertes System umstellen möchte, eine Angebotsanfrage stellen für Hardware-, Software und ein Benutzerschulungsprogramm zur Einrichtung und Integration des neuen Systems in das Geschäft. Ein wettbewerbsorientiertes Bieterverfahren kann ihnen einen besseren Einblick in die verfügbaren Alternativen geben.

Anforderungen an eine Ausschreibung (RFP)

Regierungsbehörden oder andere Stellen müssen möglicherweise Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen ausgeben, um einen vollständigen und offenen Wettbewerb zu ermöglichen und die Kosten einer Lösung zu senken. Die Annahme eines Angebots, das den Spezifikationen am besten entspricht, bedeutet möglicherweise nicht immer das günstigste Angebot.

Die geschickte Erstellung einer Angebotsanfrage kann den Erfolg oder Misserfolg der resultierenden Lösung sicherstellen. Sind die spezifizierten Anforderungen zu ungenau, kann es sein, dass der Bieter keine adäquate Lösung für das Problem konzipieren und umsetzen kann. Wenn die Anforderungen zu detailliert und restriktiv sind, kann die Innovation der Bieter eingeschränkt sein.

Der RFP-Prozess beginnt mit der Ausarbeitung einer Angebotsanfrage. Bieter prüfen die Ausschreibung und unterbreiten Verbesserungsvorschläge. Nach der Implementierung Feedback, wird die endgültige Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen ausgestellt. Die Bieter reichen dann ihre Vorschläge ein.

Der Kunde schränkt die Auswahl auf eine kleine Bietergruppe ein und verhandelt über Preise und technische Details. Der Kunde kann die verbleibenden Bieter auffordern, vor Auftragsvergabe ein bestes und endgültiges Angebot abzugeben. Der Vertrag wird dann dem Unternehmen vorgelegt, das die beste Lösung für das Problem bietet.

Vorteile einer Ausschreibung (RFP)

Ein RFP ist zum Teil eine Anzeige. Es kündigt an, dass ein Projekt im Gange ist, und öffnet die Tür für qualifizierte Kandidaten, die den Job erledigen können.

In der Regierung wurde das RFP eingeführt, um sicherzustellen, dass Vetternwirtschaft als Faktor bei der Belohnung von Verträgen beseitigt wird. Es öffnet den Prozess auch für den Wettbewerb, was die Projektkosten voraussichtlich senken wird.

Die Alternative zu einem RFP ist ein weniger formeller Prozess, bei dem ein Projektmanager nach potenziellen Anbietern für ein Projekt suchen und identifizieren muss. Je nachdem, wie umfangreich die Suche ist, können die möglichen Antworten eingeschränkt werden. Neue Anbieter und innovative Antworten werden möglicherweise weniger entdeckt.

Ausschreibung vs. Anfrage vs. RFI

Eine Angebotsanfrage (RFP), Angebotsanfrage (RFQ) und Informationsanfrage (RFI) sind drei verschiedene Arten von Dokumenten, die Unternehmen und andere Einrichtungen nutzen die Geschäftswelt, um Lieferanten oder Auftragnehmer zu finden, mit denen sie möglicherweise arbeiten können mit.

• Eine Aufforderung zur Angebotsabgabe, wie oben erwähnt, kündigt ein bestimmtes geplantes Projekt an und wirbt um Auftragnehmer, die in der Lage sind, die Arbeit zu erledigen.
• EIN Anfrage für ein Angebot (RFQ) ist eine Aufforderung, die an eine Reihe von Lieferanten gesendet wird, um Angebote für einen Vertrag zur Lieferung bestimmter Produkte oder Dienstleistungen einzuholen. Die Anfrage muss die erforderliche Qualität und Quantität sowie den vom Unternehmen oder der Organisation gewünschten Zeitpunkt angeben.
• Eine Informationsanfrage (RFI) ist eine Aufforderung an Lieferanten, schriftliche Informationen zu den Produkten und Dienstleistungen zu erhalten, die sie anbieten können. Es kann verwendet werden, um Informationen für eine Lieferantendatenbank für zukünftige Referenzen zu sammeln.

Beispiel für eine Angebotsanfrage (RFP)

Nehmen wir zum Beispiel an, die Bundesbahnverwaltung stellt eine Ausschreibung für die Finanzierung, Planung, Errichtung, den Betrieb und die Instandhaltung eines Hochgeschwindigkeitsbahnsystems.

Interessenten reichen Vorschläge ein, die den im Dokument beschriebenen Anforderungen entsprechen. Auf der Grundlage der fristgerecht eingegangenen Vorschläge setzt das Verkehrsministerium Kommissionen zur weiteren Prüfung und Entwicklung der Vorschläge ein.

Das DOT wählt den Vorschlag aus, der seine Ziele am besten umfasst, und beauftragt das Unternehmen mit der Ausführung der Arbeiten.

Ein Blick auf eine detaillierte Ausschreibung

Dies Beispiel-RFP von einer gemeinnützigen Organisation zeigt den erforderlichen Detaillierungsgrad, in diesem Fall für eine geplante Überarbeitung der Website der Organisation. Der Vorschlag beschreibt das Projekt, gibt einen Überblick über die Organisation und definiert ihre Ziele für ihre Website. Es beschreibt auch die Produkte und Dienstleistungen, die bereitgestellt werden sollen, und definiert in einigen Details den Inhalt, das Design und die Funktionalität der vorgeschlagenen Website.

Das Beispiel wird von TechSoup bereitgestellt, einer Website, die eine Bibliothek mit Anleitungen und Beispiel-RFPs für gemeinnützige Organisationen bereitstellt.

Häufig gestellte Fragen zur Angebotsanfrage (RFP)

Hier sind die Antworten auf einige häufig gestellte Fragen zu RFPs.

Was bedeutet RFP?

Ein Request for Proposal (RFP) ist eine offene Ausschreibung für ein neues Projekt, das von dem Unternehmen oder einer anderen Organisation, die es ausgibt, vorgeschlagen wird. Es soll den Wettbewerb eröffnen und eine Vielzahl von alternativen Vorschlägen anregen, die von den Planern des Projekts in Betracht gezogen werden könnten.

Was sind RFP-Anforderungen?

Ein RFP muss das Projekt ausreichend detailliert beschreiben und definieren, um tragfähige Antworten zu erhalten.

Der potenzielle Bieter sollte in der Lage sein, die Art des Unternehmens und die Ziele, die er mit dem Projekt erreichen möchte, zu verstehen. Das Projekt muss so detailliert definiert sein, dass der Bieter seinen Umfang und alle Produkte und Dienstleistungen, die zu seiner Durchführung bereitgestellt werden müssen, klar versteht. Auch das Format der erwarteten Vorschläge muss detailliert sein. Für den Vergleich und die Gegenüberstellung von Angeboten sind einheitliche Antworten erforderlich.

RFPs folgen einem ziemlich starren Format, obwohl dieses Format zwischen den Agenturen und Unternehmen, die sie erstellen, variieren kann. Dieses Beispiel vom Center for Planning Excellence in Baton Rouge, Louisiana, zeigt die Elemente in einer typischen Ausschreibung, die enthalten eine Einführung und Hintergrundinformationen, eine Beschreibung der Ergebnisse und Informationen zur Auswahl Kriterien.

Was ist der Unterschied zwischen RFP und RFQ?

Angenommen, ein Baumarkt erweitert seine Abteilung für Gartenbedarf und muss die Lieferanten finden, die zum Füllen seiner Regale erforderlich sind. Es könnte eine Angebotsanfrage (RFQ) an eine Reihe potenzieller Lieferanten von Gartenprodukten senden. Die Antworten werden es ihm ermöglichen, eine Beziehung zu einem oder mehreren Lieferanten der benötigten Menge und Qualität der von ihm benötigten Waren zu einem festgelegten Preis aufzubauen.

Wenn ein Unternehmen oder eine andere Organisation eine RFQ sendet, weiß es genau, was es braucht und sucht den oder die besten Lieferanten.

Ein RFP ist ein offenerer Prozess. Das Unternehmen oder die Organisation sucht qualifizierte Auftragnehmer für die Durchführung eines neuen Projekts. Das Projekt und seine Ziele sind im Detail definiert, aber die Antworten lassen Raum für Kreativität. Beispielsweise kann eine Ausschreibung für einen Kinderpark es dem Auftragnehmer ermöglichen, die genaue Anordnung, Ausstattung und Ausstattung des Parks vorzuschlagen.

Wann würden Sie ein RFP verwenden?

Große und kleine Unternehmen haben in der Regel gerade genug Ressourcen, um den laufenden Betrieb aufrechtzuerhalten. Wenn sie ein neues Projekt übernehmen wollen, haben sie weder die Ressourcen noch das Know-how, um die Arbeitsbelastung zu erhöhen.

In solchen Fällen bietet das RFP dem Unternehmen eine effiziente Möglichkeit, das Fachwissen zu rekrutieren, das es für die Durchführung des Projekts benötigt.

Was passiert nach der Ausschreibung?

Dem RFP folgen die Ps. Die Vorschläge werden zur Begutachtung eingereicht. Je nach Größe und Umfang des Projekts kann diese Überprüfung ein mehrstufiger Prozess sein, an dem mehrere Ausschüsse beteiligt sind. Vor allem Regierungsbehörden sind nicht dafür bekannt, sich flink zu bewegen.

So lange es auch dauern mag, der Begutachtungsprozess wird genutzt, um die Vorschläge auf einige wenige Finalisten einzugrenzen, die möglicherweise aufgefordert werden, zusätzliche Informationen im Hinblick auf eine endgültige Auswahl und einen Starttermin für die Projekt.

Die Quintessenz

Das RFP definiert das Projekt sowohl für das Unternehmen, das es herausgibt, als auch für die Unternehmen, die darauf reagieren. Ein gut geschriebenes RFP vermittelt die Absicht hinter dem Angebot und stellt sicher, dass das Endergebnis den Erwartungen entspricht.

Es sorgt auch für einen offenen Prozess. Im Idealfall antworten mehrere Bieter. Dies gibt der Organisation die Möglichkeit, eine Vielzahl von Ansätzen und Preisen zu studieren und diejenige auszuwählen, die ihren Bedürfnissen am besten entspricht.