Steuerpflichten für kleine Unternehmen: Lohnsteuern

Eines der Probleme, mit denen Kleinunternehmer zu kämpfen haben, besteht darin, mit den vielen Verpflichtungen für lokale, staatliche und bundesstaatliche Steuern auf dem Laufenden zu bleiben. Während die meisten Geschäftsinhaber einen Buchhalter einstellen oder ein Steuerfachmann, der sich mit steuerbezogenen Fragen befasst, ist es wichtig, das Steuersystem zu verstehen für diejenigen, die die letztendliche Verantwortung für die Erfüllung aller Steuerpflichten tragen. Dieser Artikel konzentriert sich auf die Pflichten des Geschäftsinhabers in Bezug auf Lohnsteuer.

Lohnsteuerpflichten

Jedes Unternehmen mit Mitarbeitern ist verpflichtet, Lohnsteuern von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter einzubehalten und die geltenden Bundes-, Landes- und Lokale Steuern. Zu den Steuern, die normalerweise von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter einbehalten werden, gehören: FICA (Medicare und Soziale Sicherheit Steuern) und auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene Einkommenssteuer, wenn anwendbar.

Sonstige Quellensteuerpflichten beinhalten

FUTA (Federal Amployment Tax Act) und in Staaten wie Kalifornien, Hawaii, New Jersey, New York und Rhode Island, Invalidenversicherung Steuern. Die Nichtzahlung von Steuern oder das Ausbleiben einer Zahlung kann zu hohen Bußgeldern und Strafen führen. Daher ist es wichtig, die Höhe der geschuldeten Lohnsteuer zu berechnen und diese pünktlich zu zahlen.

Wenn der Kleinunternehmer keine externen Mitarbeiter hat, aber eingearbeitet, gelten die obigen Regeln auch für die Gehaltsschecks des Eigentümers, da dieser im Wesentlichen der einzige Angestellte der Gesellschaft ist. Wenn das Unternehmen nicht eingetragen ist und es keine Mitarbeiter gibt, muss der Eigentümer zahlen geschätzte Steuern an Selbstständigkeit Einkommen jeweils Quartal.

Berechnung der Lohnsteuer

Die Berechnung der Lohnsteuer erfolgt in drei Schritten:

1. Steuerpflichtige Arbeitnehmer ermitteln
2. Steuerpflichtigen Lohn ermitteln
3. Einbehaltungsbeträge berechnen

Steuerpflichtige Arbeitnehmer

Arbeitnehmer können Angestellte oder unabhängige Auftragnehmer sein. Arbeitnehmer werden als steuerpflichtige Arbeitnehmer behandelt, die der Lohnsummensteuer unterliegen, während unabhängige Auftragnehmer für die Zahlung ihrer eigenen Steuern verantwortlich sind. Normalerweise gelten Arbeitnehmer als Arbeitnehmer, wenn Sie das Recht haben, ihre Arbeit zu leiten und zu kontrollieren und nicht nur die Ergebnisse der Arbeit.

Allerdings sind die Grenzen zwischen selbstständigen Auftragnehmern und Arbeitnehmern nicht immer klar. Um Unternehmern zu helfen, festzustellen, welche Arbeitnehmer steuerpflichtige Arbeitnehmer sind, Internal Revenue Service (IRS) hat Gewohnheitsrecht Regeln, die Verhaltens-, Finanz- und Beziehungstests:

Verhaltenstest

Ein Arbeitnehmer ist ein Arbeitnehmer, wenn der Arbeitgeber das Recht hat, den Arbeitnehmer zu leiten und zu kontrollieren. Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer nicht tatsächlich anweisen oder kontrollieren, hat aber das Recht dazu.

Finanztest

Dieser Test untersucht den Grad der Kontrolle, den ein Arbeitgeber über die finanziellen Aspekte des Arbeitsplatzes hat. In einigen Berufen unterstützt eine erhebliche Kontrolle über die für die Arbeit verwendeten Arbeitsmaterialien den Status eines Arbeitnehmers als unabhängiger Auftragnehmer.

Eine eindeutige Möglichkeit, einen unabhängigen Auftragnehmer von einem Mitarbeiter zu unterscheiden, ist die Verfügbarkeit von Dienstleistungen. Ein unabhängiger Auftragnehmer ist nicht an ein Unternehmen gebunden und kann Dienstleistungen bewerben; Ein Mitarbeiter kann keine Dienstleistungen anbieten, es sei denn, er arbeitet außerhalb des Unternehmens als unabhängiger Auftragnehmer.

Beziehungstest

Dieser Test bezieht sich auf die Art und Weise, wie Arbeitgeber und Arbeitnehmer ihre Beziehung wahrnehmen. Wenn ein Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnis voraussichtlich bis zum Ende eines bestimmten Projekts oder für einen bestimmten Zeitraum andauern wird, ist der Arbeitnehmer ein unabhängiger Auftragnehmer. Auf der anderen Seite, wenn die Beziehung keine oder Grenzen hat, ist der Arbeitnehmer ein steuerpflichtiger Arbeitnehmer.

Steuerpflichtiger Lohn

Steuerpflichtige Löhne sind Vergütungen für erbrachte Dienstleistungen und können Gehalt, Boni, oder Geschenke. Einige Formen der Entschädigung, z. B. Betriebsausgaben Erstattungen Pro Reisen oder Mahlzeiten, gelten nicht als steuerpflichtiger Lohn. Für die Kosten Um steuerfrei zu sein, müssen die Mitarbeiter diese durch Quittungen oder Spesenabrechnungen nachweisen. Sie müssen zudem notwendig, zumutbar und geschäftsbezogen sein.

Berechnung der Quellensteuer

Nachdem Sie herausgefunden haben, welche Arbeitnehmer als steuerpflichtige Arbeitnehmer gelten und welche Löhne steuerpflichtig sind, müssen Sie im nächsten Schritt den Betrag ermitteln, den Sie benötigen zurückhalten für Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern sowie FICA und FUTA.

Bundessteuern

Jeder Gehaltsscheck muss einbehalten Bundeseinkommensteuern für den geltenden Zeitraum. Der IRS hat zwei Sätze von Steuertabellen die Arbeitgeber zur Berechnung von Quellensteuern verwenden können: die Lohngruppentabellen und die Prozenttabellen.

Die Lohngruppentabellen sind für fünf verschiedene Abrechnungszeiträume (täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich und monatlich) getrennt. Um die Einbehaltungsbeträge zu bestimmen, wählen die Arbeitgeber den anwendbaren Lohnzeitraum und die Lohngruppe für die Arbeitnehmer aus und lesen dann die Tabelle bis zu der Spalte, die die Anzahl der geltend gemachten Ansprüche anzeigt Ausnahmen.

Die Prozenttabellen stehen für acht Abrechnungsperioden (täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich und jährlich) zur Verfügung und sind getrennt nach Familienstand. Arbeitgeber beginnen damit, die Löhne um den Wert der beantragten Befreiungen zu senken. Als nächstes verwenden sie die Tabelle, die dem Familienstand des Mitarbeiters entspricht, und suchen den Einbehaltungsbetrag basierend auf der Lohngruppe.

Als Geschäftsinhaber liegt es in Ihrer Verantwortung, sich die beiden Tabellensätze anzusehen und festzustellen, welche für Ihr Unternehmen geeignet ist. Die Prozenttabellen sind in Bezug auf die Abrechnungsperioden umfassender, wenn Sie sich also in einer Situation befinden, in der verschiedene Mitarbeiter zu unterschiedlichen Abrechnungsperioden bezahlt werden, dann sollte die Prozenttabelle die Tabelle von. sein Auswahl. Wenn Ihre Mitarbeiter beispielsweise vierteljährlich bezahlt werden, sind die Prozenttabellen besser geeignet als die Lohngruppentabellen. Um diese Tabellen zu erhalten, rufen Sie den IRS an oder gehen Sie zu http://www.irs.gov/ und fordern Sie die Veröffentlichungen 15 und 15-A an.

Staatliche Steuern

Die meisten Bundesstaaten verwenden ähnliche Tabellen wie Bundessteuertabellen Kleine Betriebswirtschaft. Sie müssen keine staatlichen Steuern in Gerichtsbarkeiten einbehalten, die keine staatlichen Einkommensteuern erheben, wie Alaska, Florida, Texas, Wyoming und Washington. Andere Ausnahmen sind Staaten, deren persönliche Einkommenssteuern einen festen Prozentsatz der Bundessteuer ausmachen, wie Arizona, und in denen die staatlichen Steuern einen festen Prozentsatz von Bruttolohn, wie Pennsylvanien.

FICA

Das Versicherungsbeitragsgesetz des Bundes (FICA) ist ein Bundesgesetz, das Arbeitgeber verpflichtet, Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern von den an Arbeitnehmer gezahlten Löhnen einzubehalten. Außerdem müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer jeweils die Hälfte der FICA-Steuer bezahlen.

Sozialversicherungs- und Medicare-Steuern werden sowohl dem Arbeitnehmer zu einem Pauschalsatz von 6,2 % für die Sozialversicherung auferlegt und 1,45% für Medicare und die einmalige Pauschale des Arbeitgebers von 6,2% bzw. 1,45%, wodurch eine kombinierte FICA Steuersatz von 15,3% (12,4% für Sozialversicherung und 2,9% für Medicare). Selbstständiger Einzelpersonen sind für die Zahlung der gesamten 15,3% Steuer selbst verantwortlich.

Im Gegensatz zu Bundes- und Landessteuern sind die FICA-Steuern nicht von der Anzahl der vom Arbeitnehmer beantragten Quellensteuerbefreiungen betroffen. Sie multiplizieren einfach die Bruttolohnzahlung eines Arbeitnehmers mit dem geltenden Steuersatz, um zu ermitteln, wie viel Sie einbehalten und wie viel Sie als Arbeitgeber zahlen müssen.

Im Jahr 2021 wird die Sozialversicherungssteuer gilt nur für die ersten 142.800 US-Dollar des Einkommens, auch Sozialversicherungslohnbasis genannt. Die Lohnbasis wird jedes Jahr angepasst für Inflation. Die Medicare-Steuer kennt keine Einkommensgrenze.

FUTA

Arbeitslosensteuern oder FUTA sind Steuern, die ausschließlich vom Arbeitgeber gezahlt werden. Sie müssen Arbeitslosengeld zahlen, wenn einer der folgenden Punkte zutrifft:

a) Sie zahlen einen Lohn von insgesamt mindestens 1.500 USD pro Quartal
b) Sie haben mindestens einen Mitarbeiter an einem bestimmten Tag für 20 Wochen in a Kalenderjahr, unabhängig davon, ob die Wochen aufeinanderfolgend sind.

Der FUTA-Steuersatz beträgt 6,0% für 2020 und wird auf die ersten 7.000 US-Dollar des Lohns für jeden Mitarbeiter erhoben. Sie können jedoch reklamieren Kredite gegen Ihre FUTA-Bruttosteuer, um die von Ihnen gezahlten staatlichen Arbeitslosensteuern widerzuspiegeln. Wenn Sie Ihre staatlichen Arbeitslosensteuern bei Fälligkeit zahlen, können Sie eine Gutschrift von 5,4% beanspruchen, was Ihren FUTA-Steuersatz effektiv auf 0,6% reduziert.

Alles zusammenbringen

Die Berechnung der Lohnsteuern kann sehr kompliziert sein, und es ist wichtig, Zahlungen rechtzeitig zu überweisen, um Strafen zu vermeiden und späte Gebühren. Bundessteuerzahlungen können entweder online über das Elektronisches Bundessteuerzahlungssystem (EFTPS) oder über Banken, die zur Annahme von Bundeszahlungen autorisiert sind. Wenn Sie die letztere Methode verwenden, sollte jeder Zahlung das Formular 8109 beigefügt werden, das Sie telefonisch beim IRS unter 1-800-829-4933 oder beim IRS-Website.

FUTA-Steuern werden in der Regel vierteljährlich gezahlt und Einkommens- und FICA-Steuern werden halbmonatlich oder monatlich hinterlegt. Der IRS schickt Geschäftsinhabern normalerweise am Ende jedes Jahres eine Mitteilung, in der detailliert beschrieben wird, welche Methode für das kommende Jahr verwendet werden soll.

Im Allgemeinen ist die Aktualität einer Anzahlung richtet sich nach dem Datum des Eingangs. Eine nach dem Fälligkeitsdatum eingegangene Anzahlung gilt jedoch als rechtzeitig, wenn Sie feststellen können, dass sie mindestens zwei Tage vor dem Fälligkeitsdatum gesendet wurde. Um mehr über die Gehaltsabrechnungspflichten kleiner Unternehmen zu erfahren, gehen Sie zu http://www.irs.gov/ oder rufen Sie die IRS-Live-Helpline für Unternehmen unter 1-800-829-4933 an.