Was ist ein Compliance-Programm?

Was ist ein Compliance-Programm?

Ein Compliance-Programm ist eine Reihe von internen Richtlinien und Verfahren eines Unternehmens, die eingeführt werden, um Gesetze, Regeln und Vorschriften einzuhalten oder den Ruf des Unternehmens zu wahren. Ein Compliance-Team prüft die von staatlichen Stellen festgelegten Regeln, erstellt ein Compliance-Programm, setzt es im gesamten Unternehmen um und setzt die Einhaltung des Programms durch.

Compliance-Programme verstehen

Die wichtigsten Finanzaufsichtsbehörden in den Vereinigten Staaten sind das Federal Reserve Board, Wertpapier- und Börsenkommission (SEC) und der Aufsichtsbehörde für die Finanzindustrie (FINRA). Diese und andere haben Anforderungen festgelegt, die von Banken, Broker-Dealern, Vermögensverwaltern und anderen Finanzinstituten gegebenenfalls und in unterschiedlichem Maße eingehalten werden müssen.

Compliance-Programme haben in der Finanzbranche seit dem Schock der Finanzkrise, aber vehemente Klagen von Bankern haben bei den Republikanern in der Bundesregierung aufgeschlossene Ohren gefunden. Es wurden konzertierte Anstrengungen unternommen, um die Vorschriften zurückzunehmen, die einige Teilnehmer des Finanzsektors davon abhalten sollen, ihre eigennützigen Triebe übertreiben, aber der Druck und die Anziehungskraft der Politik in D.C. machen es unklar, welche Veränderungen, wenn überhaupt, erfolgen werden letztendlich resultieren.

Börsennotierte Unternehmen sollten über robuste Compliance-Programme verfügen, um die von der SEC festgelegten Anforderungen zu erfüllen. Insbesondere sind die Einreichungspflichten und -fristen strikt einzuhalten. Compliance-Programme sind auch in großen und kleinen Unternehmen wichtig, wenn auch weniger formell, öffentlich oder nicht öffentlich.

Wenn die Anforderungen einer Aufsichtsbehörde nicht gelten, befasst sich ein Compliance-Programm eines Unternehmens mit dem Verhalten der Mitarbeiter zur Einhaltung interner Richtlinien (z oder Behandlung von Frauen) und, was noch wichtiger ist, den Ruf des Unternehmens bei seinen Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern und sogar in der Gemeinschaft, in der das Unternehmen ansässig ist, aufrechtzuerhalten gelegen. Compliance-Abteilungen haben aufgrund ihrer Rolle, ihre Unternehmen von Regulierungsbehörden, Kunden, Aktionären sowie den Medien und der Öffentlichkeit fernzuhalten, an Bedeutung gewonnen.

So erstellen Sie ein Compliance-Programm

Es kann zwar verschiedene Arten von Compliance-Programmen geben – solche für die genaue Einhaltung der Finanzvorschriften oder für Sicherstellen, dass ein Arbeitsplatz frei von Diskriminierung und sexueller Belästigung ist – jedes Compliance-Programm sollte einige Schlüssel enthalten Elemente.

Nach der Verabschiedung des Affordable Care Act skizzierte die Regierung sieben Komponenten eines starken Compliance-Programms für Gesundheitsdienstleister. Die Präsentation identifizierte die folgenden Elemente.

Schriftliche Richtlinien, Verfahren und Verhaltensstandards

Der erste Schritt zur Implementierung eines Compliance-Programms besteht darin, sicherzustellen, dass Ihr Compliance-Programm klar definierte Richtlinien und Erwartungen hat. Bereitstellung des schriftlichen Programms für alle Mitarbeiter, regelmäßige Aktualisierung und Überprüfung der Richtlinien, und sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter das Programm innerhalb von 90 Tagen nach dem Onboarding überprüfen, sind für den Erfolg eines Compliance-Programms unerlässlich.

Überwachung des Compliance-Programms

Sobald die Erwartungen an das Programm klar definiert sind, müssen Sie a Compliance-Beauftragter oder Compliance-Ausschuss zur Überwachung des Programms. Dieser Mitarbeiter oder diese Mitarbeitergruppe sollte über eine Vorgeschichte und tiefes Wissen über ethisches Verhalten verfügen und je nach Unternehmensstruktur direkt an den CEO berichten.

Aus-und Weiterbildung

Ein entscheidender Aspekt bei der Umsetzung eines Compliance-Programms am Arbeitsplatz ist der Zeit- und Geld, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter mit den neuen Programmen des Programms vertraut und entsprechend geschult sind Standards. Dies sollte sowohl Neueinstellungen als auch häufige Check-ins mit allen aktuellen Mitarbeitern umfassen.

Durchführung von jährlichen oder vierteljährlichen unternehmensweiten Meetings, die alle Bedenken oder Aktualisierungen in Bezug auf das Compliance-Programm behandeln und sicherstellen, dass Alle neuen Mitarbeiter absolvieren die Compliance-Schulung innerhalb der ersten Monate ihrer Anstellung, um eine erfolgreiche Compliance aufrechtzuerhalten Programm.

Die Kommunikationswege öffnen

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Durchführung eines erfolgreichen Compliance-Programms besteht darin, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter an jedem Ebene haben das Gefühl, dass sie einen offenen Weg haben, ihre Fragen oder Bedenken hinsichtlich der Einhaltung zu äußern Programm. Compliance-Programme sollten es Mitarbeitern ermöglichen, Verstöße zu melden und ethische Probleme über eine anonyme Plattform anzusprechen. Darüber hinaus sollen Compliance-Beauftragte für Mitarbeiter mit konkreten Fragen zum Compliance-Programm erreichbar und ansprechbar sein.

Schaffung eines soliden Kommunikationsweges zwischen denjenigen, die das Compliance-Programm beaufsichtigen, und den Die von ihr abgedeckten Mitarbeiter sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass Verstöße 1) gemeldet werden und in der verhindert werden können Zukunft.

Auditierung und Überwachung

Um die Wirksamkeit des Compliance-Programms zu messen, die Einhaltung externer Vorschriften sicherzustellen und Compliance-Risiken zu identifizieren, sollte ein Audit- und Überwachungssystem implementiert werden. Compliance-Programme sollten im Rahmen des normalen Betriebs regelmäßig überprüft werden, sie sollten jedoch auch einer formalen externen Prüfung. Mindestens einmal jährlich sollte ein Audit durchgeführt werden. Der Prüfer sollte einen schriftlichen Bericht über seine Feststellungen vorlegen.

Konsequente Disziplin

Ein Element eines effektiven Compliance-Programms ist, dass es tatsächlich durchgesetzt wird. Das Compliance-Programm sollte klare, schriftliche Richtlinien enthalten, die angemessene Disziplinarmaßnahmen gegen diejenigen anwenden, die die Erwartungen und Richtlinien des Programms nicht einhalten. Diese Disziplinarmaßnahmen sollten angewendet werden, wenn die folgenden Situationen auftreten: Nichteinhaltung, Nichterkennung Nichteinhaltung, wenn die Due Diligence offensichtliche Anhaltspunkte hätte liefern sollen, und Versäumnis, Fälle von. zu melden Nichteinhaltung.

Wie Sie sehen, wird die Durchsetzung der notwendigen Disziplinarmaßnahmen erleichtert, wenn die oben genannten Schritte, insbesondere klar definierte Erwartungen und eine Politik der offenen Tür eingehalten werden.

Korrekturmaßnahme

Schließlich, wenn alle oben genannten Schritte befolgt wurden und ein erhebliches Compliance-Risiko oder eine erhebliche Schwachstelle entweder durch ein Audit entdeckt wird, Compliance-Verstöße oder interne Überprüfungen, sollte der Compliance-Ausschuss rechtzeitig entschlossene Maßnahmen ergreifen, um das Risiko einer Nichteinhaltung zu verringern.