Bureau virtuel: définition et aperçu
Qu'est-ce qu'un bureau virtuel?
Un bureau virtuel donne aux entreprises une adresse physique et des services liés au bureau sans les frais généraux d'un bail emphytéotique et du personnel administratif. Avec un bureau virtuel, les employés peuvent travailler de n'importe où, mais ils ont toujours des choses comme une adresse postale, des services de réponse téléphonique, des salles de réunion et vidéo conférence.
Comment fonctionnent les bureaux virtuels
Les bureaux virtuels fonctionnent comme une seule unité pour servir les clients mais n'existent pas dans un emplacement fixe. Ce type de configuration est particulièrement populaire auprès des startups et les petites entreprises qui veulent minimiser aérien. La création de logiciels et de services de productivité bureautique basés sur le Web, tels que la vidéoconférence, a contribué à stimuler la croissance des bureaux virtuels.
Points clés à retenir
- Un bureau virtuel est une entreprise qui fonctionne comme une seule unité et possède une adresse postale physique, mais n'existe pas à un endroit spécifique.
- Le développement d'outils tels que les services de visioconférence et de messagerie a conduit à une utilisation accrue du bureau virtuel.
- Les coûts d'exploitation d'un bureau virtuel sont bien inférieurs à ceux d'un bureau traditionnel, et c'est pourquoi ce type de configuration est populaire parmi les petites entreprises et les startups.
- Un arrangement de bureau virtuel élargit les options d'emploi pour les employés et les options d'embauche pour les entreprises.
- Alors que le bureau virtuel est généralement une option moins coûteuse pour les entreprises, certains services, comme la réponse téléphonique et la vidéoconférence, peuvent avoir une accessibilité limitée.
Un bureau virtuel peut également conduire à une plus grande productivité, car ses services libèrent les travailleurs des tâches administratives, ainsi que des déplacements domicile-travail. Chaque employé peut travailler à partir de l'emplacement qui lui convient le mieux, et l'entreprise ne se limite pas à embaucher des employés qui vivent localement.
Alors que de plus en plus de personnes trouvent des moyens de travailler à distance, les avantages d'un bureau virtuel sont immédiatement perceptibles. Cependant, tout n'est pas aussi facile qu'il y paraît. Certains peuvent trouver que la planification de l'espace de bureau virtuel n'est pas différente des conflits de planification chronophages inhérents à un bureau physique.
Avantages et inconvénients d'un bureau virtuel
L'attrait d'un bureau virtuel pour les utilisateurs est double. Premièrement, le coût mensuel d'un bureau virtuel est bien inférieur à celui d'un bureau traditionnel. Après tout, il n'a aucun coût de maintenance et d'entretien, ni besoin de personnel. Un bureau virtuel peut également être sécurisé via un bail, il y a donc une plus grande flexibilité si l'activité d'un utilisateur change (pas d'attente de l'expiration d'un bail ou d'engagement du coût d'un bail rompu).
Les coûts d'utilisation d'un bureau virtuel peuvent aller de moins de 40 $ à plus de 200 $ par mois. Plus il y a de services ajoutés, plus ce sera cher.
Deuxièmement, un bureau virtuel peut fournir une adresse postale, un répondeur téléphonique et prestations de visioconférence. Par conséquent, un petite entreprise peut paraître plus grand qu'il ne l'est. Il peut également fournir une adresse physique (ou plusieurs adresses) aux utilisateurs pour rencontrer les clients. Parfois, l'adresse peut conférer une aura de prestige à un utilisateur de bureau virtuel, par exemple si l'adresse est un lieu ou une rue bien connu. Un service de réponse téléphonique professionnel peut avoir le même effet.
Certains des services offerts par un agencement de bureau virtuel nécessitent une planification préalable pour être utilisés. Par exemple, de nombreux forfaits comprennent une utilisation limitée des salles de conférence ou des services de téléconférence et de vidéoconférence limités. Les bureaux virtuels peuvent également avoir un accès restreint la nuit et le week-end. Les utilisateurs peuvent trouver le manque de flexibilité limitant et gênant. Le travail à domicile peut également entraîner des distractions et, par conséquent, certains travailleurs peuvent ne pas être aussi productifs lorsqu'ils travaillent dans un environnement de bureau virtuel.