Définition du système d'information comptable (AIS)
Qu'est-ce qu'un Système d'Information Comptable (SIA)?
Un système d'information comptable (SIA) implique la collecte, le stockage et le traitement des données financières et comptables utilisées par les utilisateurs internes pour communiquer des informations à investisseurs, créanciers, et les autorités fiscales. Il s'agit généralement d'une méthode informatique permettant de suivre l'activité comptable en conjonction avec les ressources informatiques. Un AIS combine le traditionnel pratiques comptables, comme l'utilisation de Principes comptables généralement reconnus (PCGR), avec des ressources informatiques modernes.
Comment un système d'information comptable (AIS) est utilisé
Un système d'information comptable contient divers éléments importants dans la cycle comptable. Bien que les informations contenues dans un système varient selon les industries et la taille des entreprises, un AIS typique comprend des données relatives à revenu, dépenses, informations sur les clients, informations sur les employés et informations fiscales. Les données spécifiques incluent les bons de commande et les rapports d'analyse, les demandes d'achat, les factures, les registres de chèques, l'inventaire, la paie, le grand livre, la balance de vérification et les informations sur les états financiers.
Un système d'information comptable doit avoir une structure de base de données pour stocker les informations. Cette structure de base de données est généralement programmée avec un langage de requête qui permet la manipulation de tables et de données. Un AIS a de nombreux champs pour saisir des données ainsi que pour éditer des données précédemment stockées. En outre, les systèmes d'information comptable sont souvent des plates-formes hautement sécurisées avec des mesures préventives prises contre les virus, les pirates et d'autres sources externes tentant de collecter des informations. La cyber-sécurité est de plus en plus important car de plus en plus d'entreprises stockent leurs données électroniquement.
Les différentes sorties d'un système d'information comptable illustrent la polyvalence de ses capacités de manipulation de données. Un AIS produit des rapports comprenant comptes débiteurs rapports de vieillissement basés sur les informations des clients, dépréciation les échéanciers des immobilisations, et balances de vérification pour les rapports financiers. Les listes de clients, les calculs de taxation et les niveaux de stocks peuvent également être reproduits. Cependant, les correspondances, notes de service ou présentations ne sont pas incluses dans l'AIS car ces éléments ne sont pas directement liés aux rapports financiers ou à la comptabilité d'une entreprise.
Avantages des systèmes d'information comptable
Interfaçage interministériel
Un système d'information comptable s'efforce de s'interfacer entre plusieurs services. Dans le système, le service commercial peut télécharger le budget des ventes. Ces informations sont utilisées par l'équipe de gestion des stocks pour effectuer des décomptes d'inventaire et acheter du matériel. Lors de l'achat de l'inventaire, le système peut informer le comptes à payer département de la nouvelle facture. Un AIS peut également partager des informations sur une nouvelle commande afin que les services de fabrication, d'expédition et de service client soient informés de la vente.
Contrôles internes
Une partie intégrante des systèmes d'information comptable concerne contrôles internes. Des politiques et des procédures peuvent être placées dans le système pour garantir que les informations sensibles sur les clients, les fournisseurs et les entreprises sont conservées au sein d'une entreprise. Grâce à l'utilisation d'approbations d'accès physique, d'exigences de connexion, de journaux d'accès, d'autorisations et séparation des tâches, les utilisateurs peuvent être limités aux seules informations pertinentes nécessaires à l'accomplissement de leurs tâches. fonction commerciale.
