Definisi Business Continuity Planning (BCP)

Apa itu Perencanaan Kontinuitas Bisnis (BCP)?

Perencanaan kelangsungan bisnis (BCP) adalah proses yang terlibat dalam menciptakan sistem pencegahan dan pemulihan dari potensi ancaman terhadap perusahaan. Rencana tersebut memastikan bahwa personel dan aset terlindungi dan dapat berfungsi dengan cepat jika terjadi bencana.

Pengertian Business Continuity Planning (BCP)

BCP melibatkan pendefinisian setiap dan semua risiko yang dapat mempengaruhi operasi perusahaan, menjadikannya bagian penting dari strategi manajemen risiko organisasi. Risiko dapat mencakup bencana alam—kebakaran, banjir, atau peristiwa terkait cuaca—dan

serangan siber. Setelah risiko diidentifikasi, rencana tersebut juga harus mencakup:

• Menentukan bagaimana risiko tersebut akan mempengaruhi operasi
• Menerapkan pengamanan dan prosedur untuk mengurangi risiko
• Prosedur pengujian untuk memastikannya berfungsi
• Meninjau proses untuk memastikan bahwa itu mutakhir

BCP adalah bagian penting dari bisnis apa pun. Ancaman dan gangguan berarti hilangnya pendapatan dan biaya yang lebih tinggi, yang menyebabkan penurunan profitabilitas. Dan bisnis tidak dapat mengandalkan asuransi saja karena tidak mencakup semua biaya dan pelanggan yang pindah ke kompetisi. Hal ini umumnya dipahami sebelumnya dan melibatkan masukan dari pemangku kepentingan dan personel kunci.

Bisnis rentan terhadap sejumlah bencana yang bervariasi dalam derajat dari kecil sampai bencana. Perencanaan kelangsungan bisnis biasanya dimaksudkan untuk membantu perusahaan terus beroperasi jika terjadi bencana besar seperti kebakaran. BCP berbeda dari rencana pemulihan bencana, yang berfokus pada pemulihan sistem TI perusahaan setelah krisis.

Pertimbangkan sebuah perusahaan pembiayaan yang berbasis di kota besar. Ini dapat menempatkan BCP pada tempatnya dengan mengambil langkah-langkah termasuk mencadangkan komputer dan file kliennya di luar lokasi. Jika sesuatu terjadi pada kantor perusahaan perusahaan, kantor satelitnya masih memiliki akses ke informasi penting.

Poin penting untuk dicatat adalah bahwa BCP mungkin tidak efektif jika sebagian besar populasi terpengaruh, seperti dalam kasus wabah penyakit.

Mengembangkan Rencana Kesinambungan Bisnis

Ada beberapa langkah yang harus diikuti banyak perusahaan untuk mengembangkan BCP yang solid. Mereka termasuk:

• Analisis Dampak Bisnis: Di sini, bisnis akan mengidentifikasi fungsi dan sumber daya terkait yang peka terhadap waktu. (Lebih lanjut tentang ini di bawah.)
• Pemulihan: Pada bagian ini, bisnis harus mengidentifikasi dan menerapkan langkah-langkah untuk memulihkan fungsi bisnis penting.
• Organisasi: Tim kontinuitas harus dibuat. Tim ini akan menyusun rencana untuk mengelola gangguan tersebut.
• Pelatihan: Tim kontinuitas harus dilatih dan diuji. Anggota tim juga harus menyelesaikan latihan yang membahas rencana dan strategi.

Perusahaan mungkin juga merasa berguna untuk membuat daftar periksa yang menyertakan detail penting seperti informasi kontak darurat, daftar sumber daya yang mungkin dibutuhkan tim kontinuitas, di mana data cadangan dan informasi lain yang diperlukan disimpan atau disimpan, dan hal-hal penting lainnya personil.

Selain menguji tim kontinuitas, perusahaan juga harus menguji BCP itu sendiri. Itu harus diuji beberapa kali untuk memastikan itu dapat diterapkan ke banyak yang berbeda skenario risiko. Ini akan membantu mengidentifikasi setiap kelemahan dalam rencana yang kemudian dapat diidentifikasi dan diperbaiki.

Analisis Dampak Kontinuitas Bisnis

Bagian penting dari pengembangan BCP adalah analisis dampak kelangsungan bisnis. Ini mengidentifikasi efek dari gangguan fungsi dan proses bisnis. Ini juga menggunakan informasi untuk membuat keputusan tentang prioritas dan strategi pemulihan.

FEMA menyediakan lembar kerja dampak operasional dan keuangan untuk membantu menjalankan analisis kelangsungan bisnis. Lembar kerja harus dilengkapi oleh fungsi bisnis dan manajer proses yang mengenal bisnis dengan baik. Lembar kerja ini akan merangkum hal-hal berikut:

• Dampaknya—baik finansial maupun operasional—yang berasal dari hilangnya fungsi dan proses bisnis individu
• Mengidentifikasi kapan hilangnya fungsi atau proses akan menghasilkan dampak bisnis yang teridentifikasi

Menyelesaikan analisis dapat membantu perusahaan mengidentifikasi dan memprioritaskan proses yang paling berdampak pada fungsi keuangan dan operasional bisnis. Titik di mana mereka harus dipulihkan umumnya dikenal sebagai "tujuan waktu pemulihan."

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Mengapa Business Continuity Planning (BCP) Penting?

Bisnis rentan terhadap sejumlah bencana yang bervariasi dalam derajat dari kecil hingga bencana dan BCP adalah bagian penting dari bisnis apa pun. BCP biasanya dimaksudkan untuk membantu perusahaan terus beroperasi jika terjadi ancaman dan gangguan. Hal ini dapat mengakibatkan hilangnya pendapatan dan biaya yang lebih tinggi, yang menyebabkan penurunan profitabilitas. Dan bisnis tidak dapat mengandalkan asuransi saja karena tidak mencakup semua biaya dan pelanggan yang pindah ke kompetisi.

Apa yang Harus Dicakup dalam Business Continuity Planning (BCP)?

Perencanaan kelangsungan bisnis (BCP) melibatkan identifikasi setiap dan semua risiko yang dapat mempengaruhi operasi perusahaan. Rencana tersebut juga harus menentukan bagaimana risiko tersebut akan mempengaruhi operasi dan menerapkan pengamanan dan prosedur untuk mengurangi risiko. Juga harus ada prosedur pengujian untuk memastikan perlindungan dan prosedur ini bekerja. Terakhir, harus ada proses peninjauan untuk memastikan bahwa rencana tersebut mutakhir.

Apa itu Analisis Dampak Kontinuitas Bisnis?

Bagian penting dari pengembangan BCP adalah analisis dampak kelangsungan bisnis yang mengidentifikasi efek gangguan fungsi dan proses bisnis. Ini juga menggunakan informasi untuk membuat keputusan tentang prioritas dan strategi pemulihan. FEMA menyediakan lembar kerja dampak operasional dan keuangan untuk membantu menjalankan analisis kelangsungan bisnis. Lembar kerja ini merangkum dampak—baik finansial maupun operasional—yang berasal dari hilangnya fungsi dan proses bisnis individu. Mereka juga mengidentifikasi kapan hilangnya fungsi atau proses akan menghasilkan dampak bisnis yang teridentifikasi.