Utilizzo di una carta di credito aziendale

Che cos'è una carta di credito aziendale?

Se sei un piccolo imprenditore, probabilmente hai ricevuto numerose offerte e richieste per una carta di credito per piccole imprese. Può essere un modo conveniente per aumentare il potere d'acquisto della tua azienda.

Le carte di credito per piccole imprese forniscono agli imprenditori un facile accesso a una linea di credito revolving con un limite di credito prestabilito per effettuare acquisti e prelevare contanti. Come una carta di credito al consumo, una carta di credito per piccole imprese comporta un addebito di interessi se il saldo non viene interamente rimborsato ciascuna ciclo di fatturazione. Potresti essere in grado di ottenere una carta di credito tramite la tua banca o fare domanda online. Puoi confrontare i termini e le caratteristiche della carta attraverso la migliore rassegna di carte di credito aziendali di Investopedia oppure consultando le nostre recensioni delle singole carte di credito, che includono sempre una sezione che confronta la carta in revisione con diverse altre carte. Ecco un esempio.

Una carta di credito aziendale può essere un modo conveniente per accedere rapidamente a finanziamenti per esigenze a breve termine e aumentare il potere d'acquisto della tua azienda. È spesso commercializzato come un'alternativa interessante a una linea di credito tradizionale. Come ogni fonte di finanziamento, una carta di credito aziendale ha un costo e deve essere gestita con cura.

Come funziona una carta di credito aziendale

Senza un buon sistema in atto, può essere difficile tenere traccia e tenere sotto controllo le spese della carta di credito, che alla fine influiscono sui profitti. Alcune strategie possono essere utilizzate per garantire buone pratiche relative alle carte di credito.

Garantire la responsabilità

"Il passo più importante che una piccola impresa può compiere per assicurarsi che le carte di credito vengano utilizzate in modo efficace è istituire un sistema di responsabilità a prova di bomba", afferma John Burton, socio fondatore di Moonshadow Leadership Solutions a Bryson City, N.C. “Questo potrebbe significare tutto, dalla pre-approvazione di tutte le carte di credito dalla spesa alla rigorosa richiesta di ricevute al ritiro delle carte di credito da coloro che non riportano completamente e puntualmente con le ricevute", afferma Burton. Avere un sistema in atto prima che arrivi la prima carta di credito e, dice Burton, sii coerente, rigoroso ed equo senza tollerare eccezioni.

Decidere chi riceve una carta

Burton riconosce le sfide che i datori di lavoro possono affrontare nel decidere chi riceve una carta di credito. "Ho visto aziende che hanno perso il controllo della spesa con carta di credito emettendo troppe carte a troppe persone e pensando che tutti gli ufficiali e i viaggiatori importanti avessero bisogno della comodità di una carta di credito aziendale", afferma Burton. Mentre dare a tutti una carta di credito potrebbe sembrare la cosa giusta o facile da fare, può portare a un "sistema disfunzionale e costoso e una grave mancanza di controllo e responsabilità", spiega.

Utilizzare alternative e stabilire regole. "Molte aziende, in particolare con i venditori, rimborsano le spese aziendali su carte di credito personali con un'eccellente responsabilità, ovvero nessuna ricevuta, nessun rimborso", afferma Burton. È utile, tuttavia, avere regole chiare su chi riceve una carta, in base all'anzianità, alla posizione o ad altri fattori. Questo può aiutare a evitare confusione e mitigare i sentimenti negativi dei dipendenti che vorrebbero una carta ma non ne hanno diritto.

Impostazione dei limiti della carta di credito

Ogni azienda dovrebbe avere politiche chiare sulla spesa, comprese le spese che possono essere registrate sulle carte, quanto possono spendere i dipendenti e con quale frequenza possono utilizzare le proprie carte. È importante mettere per iscritto la polizza e far leggere e firmare a ogni dipendente a cui viene rilasciata una carta. Dopo averlo fatto, dai a ogni titolare della carta una copia da usare come riferimento.

A seconda del biglietto da visita, potresti essere in grado di impostare restrizioni che limitano le transazioni a un determinato importo in dollari, categoria di spesa e persino determinati giorni e orari. Con alcune carte puoi impostare restrizioni individuali per ogni dipendente. Ad esempio, puoi limitare un dipendente a $ 50 al giorno in qualsiasi giorno della settimana per gli acquisti di gas, limitando un altro a $ 100 per il gas e $ 50 per i pasti ogni giorno, ma solo nei giorni lavorativi.

Prestare attenzione all'attività delle carte

Molte carte di credito aziendali consentono di impostare avvisi di attività che arrivano come messaggi di testo o e-mail. Gli avvisi possono essere impostati per avvisarti ogni volta che avviene una transazione o solo se un dipendente utilizza (o tenta di utilizzare) una carta in modo non approvato. Puoi anche approfittare di online e mobile banking per visualizzare l'attività dell'account in tempo reale. Il tuo reparto contabilità dovrebbe esaminare ogni rendiconto per assicurarsi che ogni voce sia un addebito da te autorizzato.

Usare saggiamente la carta

È importante sapere quando un'azienda dovrebbe utilizzare il credito. Non è sempre la scelta migliore, soprattutto per le grandi spese che non possono essere pagate per intero prima dell'inizio degli interessi. Anche se è necessario uno sforzo extra per ottenere un prestito da una banca o da un altro istituto di credito, spesso ha senso dal punto di vista finanziario farlo, poiché il tasso di interesse sulle carte di credito è in genere molto più alto di quello per tale debito garantito strumenti. È anche possibile che un grosso acquisto, o un paio di grandi spese, possa massimizzare la tua carta di credito e lasciarti senza una fonte di fondi.

Vantaggi della carta di credito aziendale

Oltre a fornire il necessario flusso monetario per aiutare a mantenere e costruire il tuo business, le carte di credito possono offrire questi vantaggi:

• Qualificazione più facile—Può essere più facile per gli imprenditori che non hanno una solida base storia creditizia per beneficiare di una linea di credito revolving con carta di credito, soprattutto se è assicurato, piuttosto che un tradizionale linea di credito o prestito bancario.
• Convenienza-Le carte di credito sono il massimo della convenienza finanziaria. Gli imprenditori possono accedere ai fondi per gli acquisti o il prelievo di contanti in modo molto più rapido e semplice rispetto a dover trovare contanti e/o utilizzare un libretto degli assegni.
• Cuscino finanziario—Una carta di credito può fornire agli imprenditori un cuscino finanziario tanto necessario quando crediti sono in ritardo o le vendite sono lente e l'azienda è a corto di liquidità.
• Facilità in linea—Sempre più spesso, gli imprenditori effettuano acquisti e fanno affari online con venditori, appaltatori e fornitori. L'utilizzo di una carta di credito facilita le transazioni online.
• Assistenza per la contabilità—Oltre a ricevere un estratto conto mensile, la maggior parte delle carte fornisce ai titolari di biglietti da visita di piccole dimensioni strumenti di registrazione online per gestire i propri conti, tra cui un fine anno riepilogo del conto, che può aiutare un contabile a tenere traccia, classificare e gestire le spese. Può semplificare la contabilità, aiutare quando si utilizzano professionisti esterni per navigare e audit e pagare le tasse e fornire un modo semplice per monitorare la spesa dei dipendenti.
• Premi e incentivi—Molte carte offrono agli imprenditori programmi a premi—comprese miglia aeree e sconti sugli acquisti—per l'utilizzo della carta. Alcuni forniscono anche rimborso incentivi, rimborsando ai titolari di carta una percentuale dei loro acquisti. In breve, può pagare per scegliere con attenzione, in modo da ricevere la migliore carta fedeltà possibile per il tuo bisogno.
• Uno strumento per costruire credito—Utilizzo responsabile di una carta di credito per piccole imprese, il che significa pagare la bolletta in tempo, pagare più del minimo dovuto e non superare il limite di credito (che può innescare un commissione per superamento del limite)—può essere un modo semplice per costruire un positivo rapporto di credito per la tua attività. Ciò, a sua volta, può aiutarti ad avere maggiori probabilità di qualificarti per un prestito o una linea di credito e a un tasso di interesse potenzialmente più basso, in futuro. Tuttavia, tieni presente che l'uso irresponsabile di una carta di credito aziendale può danneggiare il tuo credito.

Svantaggi della carta di credito aziendale

Prima di affrettarti a richiedere una carta di credito aziendale, è importante considerare questi potenziali aspetti negativi:

• Più costoso-La comodità e la facilità delle carte di credito per piccole imprese hanno un prezzo, poiché in genere addebitano un tasso di interesse molto più elevato rispetto a un prestito per piccole imprese o a una linea di credito fissa offerta da una banca. Tale interesse può aumentare rapidamente se l'attività della carta non viene rimborsata in tempo e per intero ogni mese. Inoltre, senza un sistema per monitorare regolarmente e attentamente l'utilizzo della carta, può essere facile sovraccaricare accidentalmente la tua azienda finanziariamente superando il limite di credito o incorrendo in penali per il ritardo e sanzioni.
• Responsabilità legale personale—Molte carte di credito per piccole imprese richiedono un contratto di responsabilità personale (la tua sicurezza personale) per ripagare il debito. Ciò significa che qualsiasi pagamento in ritardo o mancato potrebbe comportare un rapporto di credito personale negativo e l'impossibilità di prendere personalmente in prestito denaro. Potrebbe anche essere necessario pagare di più con un tasso di interesse più elevato.
• Problemi di sicurezza-Dovrebbero essere create misure di sicurezza per garantire che le carte o le informazioni sulle carte non vengano rubate da dipendenti, fornitori, appaltatori e altri che passano attraverso lo spazio dell'ufficio. È anche importante assicurarsi che dipendenti abilitati all'uso della carta non usarli per spese personali, e che loro prendere precauzioni quando si effettuano transazioni online per evitare di essere hackerato.
• Meno protezione—Le carte di credito per piccole imprese spesso non offrono la stessa protezione delle carte di credito per i consumatori. Ad esempio, molte carte non forniranno lo stesso livello di servizi assicurati quando si contestano errori di fatturazione o si devono effettuare resi di merce. Assicurati di rivedere il livello di protezione e i servizi offerti da una carta prima di fare domanda.
• Tassi di interesse fluttuanti—A differenza di un prestito o di una linea di credito fissa, la società che emette la tua carta di credito può azzerare il suo tasso di interesse a seconda di come utilizzi e gestisci il tuo account.In quanto tale, può pagare a essere consapevoli di come funzionano le tariffe e possono cambiare.