Hoe inkoopsystemen werken
Wat is een inkoopsysteem?
Een inkoopsysteem is een proces voor het kopen van producten en diensten, dat inkoop omvat van aanvraag en inkooporder tot productontvangst en betaling. Inkoopsystemen zijn een belangrijk onderdeel van effectieve voorraadbeheer in die zin dat ze de bestaande voorraad controleren en bedrijven helpen bepalen wat ze moeten kopen, hoeveel ze moeten kopen en wanneer ze het moeten kopen. Inkoopsystemen kunnen gebaseerd zijn op economische modellen voor bestelhoeveelheid.
Inkoopsystemen spelen een essentiële rol bij het beheersen van de uitgaande kasstromen van een bedrijf, omdat ze ervoor zorgen dat alleen noodzakelijke aankopen worden gedaan en dat deze tegen redelijke prijzen worden gedaan.
Inkoopsystemen begrijpen
Inkoopsystemen maken het inkoopproces efficiënter en helpen bedrijven de leveringskosten te verlagen. Geautomatiseerde inkoopsystemen kunnen de administratieve kosten van bedrijven verlagen, de duur van de inkoopcyclus verkorten en menselijke fouten verminderen, waardoor tekorten worden geminimaliseerd. Ze kunnen ook het volgen van bestellingen vereenvoudigen en het gemakkelijker maken om inkoopbudgetten te beheren door snel uitgavenrapporten te maken.
Inkoopsystemen spelen een essentiële rol bij het beheersen van de uitgaande kasstromen van een bedrijf. Ze zorgen ervoor dat alleen noodzakelijke aankopen worden gedaan en dat deze tegen redelijke prijzen worden gedaan. Inkoopsystemen maken gebruik van outputs van productieplanningssystemen. Deze outputs omvatten inputbedragen die nodig zijn in het productieproces.
Belangrijkste leerpunten
- Een inkoopsysteem omvat het inkoopproces van aanvraag tot productontvangst en betaling.
- Inkoopsystemen blijven efficiënt door ervoor te zorgen dat alleen noodzakelijke aankopen worden gedaan en dat deze tegen redelijke prijzen worden uitgevoerd.
- Inkoopsystemen worden aangevuld met geautomatiseerde systemen zoals purchase-to-pay en economische modellen zoals economische bestelhoeveelheid.
Economische bestelhoeveelheid en inkoop
De economische bestelhoeveelheid: (EOQ) -model wordt gebruikt in voorraadbeheer door het aantal eenheden te berekenen dat een bedrijf voor zijn voorraad moet kopen bij elke batchorder om de totale kosten van zijn voorraad te verlagen. De kosten van de inventaris omvatten de kosten voor het houden en instellen.
Het EOQ-model probeert ervoor te zorgen dat de juiste hoeveelheid voorraad per batch wordt besteld, zodat een bedrijf niet te vaak bestellingen hoeft te plaatsen en er geen overtollige voorraad aanwezig is. Het gaat ervan uit dat er een afweging is tussen voorraadhoudkosten en voorraadinstellingskosten, en de totale voorraadkosten worden geminimaliseerd wanneer zowel de instellingskosten als de voorraadkosten worden geminimaliseerd.
Aankoop-naar-Pay
Aankoop-naar-Pay is een geïntegreerd systeem dat het inkoopproces van goederen en diensten voor een bedrijf volledig automatiseert. Het systeem dankt zijn naam aan het feit dat het alle aspecten van de acquisitie afhandelt, van de aankoop van goederen tot de betaling van de verkoper. Het Purchase-to-Pay-systeem begint met aanvragen en gaat dan verder naar: inkoop, en eindigt met betaling. Purchase-to-Pay streeft naar optimalisatie van het inkoopproces, wat de organisatie ten goede komt door betere financiële controle en efficiëntie. Dit gestroomlijnde, geïntegreerde systeem bespaart kosten en vermindert risico's.