Alles wat u moet weten over ontvangstbewijzen
Wat is een ontvangstbewijs?
Een ontvangstbewijs is een schriftelijke bevestiging dat iets van waarde is overgedragen van de ene partij naar de andere. Naast de bonnen die consumenten doorgaans ontvangen van verkopers en dienstverleners, worden bonnen ook uitgegeven in business-to-business transacties en bij beurstransacties. Zo krijgt de houder van een futurescontract in het algemeen een leveringsinstrument:, dat fungeert als een ontvangstbewijs omdat het kan worden ingewisseld voor de onderliggende waarde wanneer het futures-contract afloopt.
Snel feit
Thermisch printen is de meest gebruikte vorm van fysiek printen van bonnen omdat het goedkoop en gebruiksvriendelijk is.
Ontvangsten uitgelegd
Naast het tonen van eigendom zijn bonnen om andere redenen belangrijk. Veel winkeliers staan er bijvoorbeeld op dat een klant een ontvangstbewijs moet tonen om artikelen te ruilen of terug te sturen terwijl anderen eisen dat een ontvangstbewijs - over het algemeen binnen een bepaald tijdsbestek afgegeven - wordt geproduceerd voor: Product
garantie doeleinden. Ontvangsten kunnen ook belangrijk zijn voor belastingen, omdat de IRS documentatie van bepaalde uitgaven vereist. De Belastingdienst (IRS) suggereert dat het volgende: soorten ontvangsten indien gegenereerd, worden bewaard door kleine bedrijven:- Bruto bonnen zoals kassatapes, depotinformatie (contante en kredietverkopen), bonnenboekjes, facturen, formulieren 1099-MISC
- Ontvangsten van aankopen en grondstoffen (Hierop moet het betaalde bedrag worden vermeld en moet worden bevestigd dat het noodzakelijke zakelijke aankopen waren; documenten kunnen geannuleerde cheques of andere documenten bevatten die de begunstigde, het bedrag en het betalingsbewijs/elektronische overboekingen identificeren.)
- Kassa band ontvangsten
- Creditcardbewijzen en afschriften
- Facturen
- Kleine kassabonnen voor kleine contante betalingen
Men denkt dat de praktijk van het inhouden van bonnetjes voor belastingdoeleinden afkomstig is uit het oude Egypte. Boeren en handelaren zochten naar manieren om transacties te documenteren om fiscale uitbuiting te voorkomen. In plaats van papier werd papyrus gebruikt. In modernere tijden gebruikten Londense banken de drukpersen van de industriële revolutie om bonnen met hun eigen merken te printen.
Belangrijkste leerpunten
- Ontvangsten zijn een document dat het bewijs vormt van een financiële transactie.
- Ontvangsten worden uitgegeven in business-to-business transacties en beurstransacties.
- Ontvangsten zijn ook nodig voor belastingdoeleinden als bewijs van bepaalde uitgaven.
IRS-vereisten voor digitale ontvangsten
Digitale bonnen worden de norm. Sinds 1997 accepteert de IRS gescande en digitale bonnen als geldige documenten voor belastingdoeleinden. Winst Procedure 97-22 stelt dat digitale kwitanties nauwkeurig moeten zijn, gemakkelijk moeten worden opgeslagen, bewaard, opgehaald en gereproduceerd. De ondernemer moet een kopie kunnen overleggen aan de belastingdienst.
Voor belastingcontroledoeleinden is niet alle documentatie geldig. De IRS accepteert verschillende documentatie, zolang deze het bedrag, de plaats, de datum en het type uitgave vermeldt.
Digitale documenten zijn niet onderhevig aan slijtage, net als fysieke bonnen, maar ze kunnen verloren gaan als een harde schijf defect raakt. Het is dus verstandig om ze op te slaan in de cloud of ergens waar ze altijd toegankelijk zijn.
Papieren bonnen kunnen digitaal worden opgeslagen met behulp van desktopscanners en apps voor mobiele telefoons. Dit type technologie kan onkostendeclaraties organiseren, maken en gegevens integreren met boekhoudsoftware.
