Definitie van virtuele dataroom (VDR)

Wat is een virtuele dataroom?

Een virtuele dataroom (VDR), ook wel dealroom genoemd, is een veilige online opslagplaats voor documentopslag en -distributie. Het wordt doorgaans gebruikt tijdens het due diligence-proces voorafgaand aan een fusie of overname om bedrijfsdocumentatie te beoordelen, te delen en openbaar te maken.

Virtuele datarooms begrijpen

Virtuele datarooms hebben in toenemende mate de fysieke datarooms vervangen die traditioneel werden gebruikt om documenten openbaar te maken en te delen. Met de

globalisering van het bedrijfsleven en meer controle om de kosten te verlagen, zijn virtuele datarooms een aantrekkelijk alternatief voor fysieke datarooms. Virtuele datarooms zijn breed toegankelijk, direct beschikbaar en veiliger.

Naarmate beveiligingsproblemen toenemen en incidenten met inbreuken toenemen, ontwikkelen VDR-providers geavanceerdere en betrouwbaardere databases. Beursintroducties (IPO's), auditactiviteiten en partnerschappen of andere bedrijven die moeten samenwerken en informatie moeten delen, zullen virtuele datarooms gebruiken.

Gebruik van virtuele datarooms

Fusies en overnames (M&A) procedures zijn het meest gebruikte gebruik van VDR's. Deze repositories bieden een plaats voor de due diligence die nodig is tijdens de afronding van de deal. Bij deze zakelijke transacties gaat het om grote hoeveelheden documenten, waarvan vele vertrouwelijk zijn en gevoelige informatie bevatten. Het gebruik van een VDR is een veilige en betrouwbare manier voor alle geïnteresseerde partijen om documenten te bekijken en uit te wisselen tijdens onderhandelingen.

Bedrijven werken vaak met elkaar samen om producten te produceren en te vervaardigen tijdens de bouw van een gebouw en om diensten aan te bieden. Het aangaan en onderhouden van deze zakelijke relaties vereist contracten en de frequente overdracht van gegevens. Virtuele datarooms zorgen voor de opslag van deze contracten en maken direct beschikbare documenten die nodig zijn voor de voortzetting van zakelijke partnerschappen. Wijzigingen die door een ingenieur in de blauwdrukken van een constructie zijn aangebracht, zijn bijvoorbeeld onmiddellijk beschikbaar voor alle aannemers die bij het project zijn betrokken.

Auditing bedrijfspraktijken, naleving en boekhouding is een gangbare praktijk in alle bedrijven. Dit proces is vaak een probleem omdat werknemers moeten communiceren met externe regelgevers en experts. Ook hebben veel bedrijven tegenwoordig kantoren op afgelegen locaties en over de hele wereld in verschillende tijdzones.

Door het gebruik van een virtuele dataroom hebben advocaten, accountants, interne en externe toezichthouders en andere belanghebbenden een centraal toegangspunt. Het aanbieden van een centraal systeem vermindert fouten en tijd. Het zorgt ook voor transparantie in de communicatie. Afhankelijk van het type audit varieert het toegangsniveau en de bevoegdheid.

Het aanbieden van een beursintroductie (IPO) is een ontmoedigende taak die een onvoorstelbare hoeveelheid papierwerk vereist. Net als audits is transparantie essentieel. Bedrijven moeten grote hoeveelheden documenten maken, uitwisselen, bewaren en beheren. Vanwege de aard van de transactie hebben de meeste gebruikers beperkte toegang, zoals 'alleen bekijken'. De mogelijkheid om te kopiëren, door te sturen of af te drukken is mogelijk verboden.

Alternatief voor een VDR

Hoewel virtuele datarooms veel voordelen bieden, zijn ze niet voor elke branche geschikt. Sommige regeringen kunnen er bijvoorbeeld voor kiezen om fysieke datarooms te blijven gebruiken voor zeer vertrouwelijke uitwisseling van informatie. De schade van mogelijke cyberaanvallen en datalekken overtreft de voordelen die virtuele datarooms bieden. De resultaten van dergelijke gebeurtenissen kunnen catastrofaal zijn als bedreigende partijen toegang krijgen tot geheime informatie. In die gevallen zal het gebruik van een VDR geen overweging zijn.