Request for Proposal (RFP) Definitie

Wat is een Request for Proposal (RFP)?

Een Request for Proposal (RFP) is een zakelijk document dat een project aankondigt, beschrijft en vraagt ​​om offertes van gekwalificeerde aannemers om het te voltooien. De meeste organisaties lanceren hun projecten bij voorkeur met behulp van RFP's, en veel overheden gebruiken ze altijd.

Bij het gebruik van een RFP is de entiteit die de biedingen aanvraagt ​​verantwoordelijk voor het evalueren van de haalbaarheid van de ingediende biedingen, de financiële gezondheid van de biedende bedrijven en elke biederhet vermogen om het project uit te voeren.

Een Request for Proposal (RFP) begrijpen

RFP's worden gebruikt voor complexe projecten, waarbij vaak meerdere onderaannemers nodig zijn. Ze beschrijven de organisatie die de RFP uitgeeft, de reikwijdte van het project dat wordt uitgevoerd en de criteria voor het evalueren van inzendingen. Ze schetsen ook het biedproces en de contractvoorwaarden.

De verzoeken omvatten een werkverklaring waarin de taken worden beschreven die door de winnende bieder moeten worden uitgevoerd en de tijdlijn voor het voltooien van het werk.

RFP's adviseren bieders ook over het opstellen van voorstellen, met specifieke richtlijnen over hoe de biedingen moeten worden opgemaakt en gepresenteerd. Ze bevatten over het algemeen instructies over welke informatie de bieder moet opnemen en het gewenste formaat.

De meeste RFP's worden uitgegeven door: overheidsinstellingen en andere organisaties in de publieke sector. Ze zijn over het algemeen verplicht om concurrentie tussen particuliere bedrijven aan te wakkeren en vooroordelen uit het proces te verwijderen. De bureaus willen ervoor zorgen dat ze het laagste en meest concurrerende bod krijgen.

Elke particuliere of openbare organisatie kan echter een RFP uitbrengen om meerdere biedingen en verschillende perspectieven op het project te krijgen.

Een bedrijf dat zijn rapportageproces wil veranderen van een papieren systeem naar een computersysteem, kan bijvoorbeeld een aanvraag indienen voor een hardware, software en een trainingsprogramma voor gebruikers om het nieuwe systeem op te zetten en in het bedrijf te integreren. Een concurrerend biedproces kan hen meer inzicht geven in de beschikbare alternatieven.

Vereisten voor een Request for Proposal (RFP)

Overheidsinstanties of andere entiteiten moeten mogelijk verzoeken om voorstellen indienen om volledige en open concurrentie te bieden en de kosten van een oplossing te verlagen. Het accepteren van een voorstel dat het beste aan de specificaties voldoet, betekent niet altijd het laagste bod.

Het vakkundig opstellen van een offerteaanvraag kan het succes of falen van de resulterende oplossing garanderen. Als de gespecificeerde eisen te vaag zijn, kan het zijn dat de bieder geen adequate oplossing voor het probleem ontwerpt en implementeert. Als de eisen te gedetailleerd en restrictief zijn, kan de innovatie van de bieders worden beperkt.

Het RFP-proces begint met het opstellen van een offerteaanvraag. Bieders beoordelen de aanvraag en dienen suggesties voor verbetering in. Na implementatie feedback, wordt de definitieve aanvraag voor een voorstel gedaan. Inschrijvers dienen vervolgens hun voorstellen in.

De klant beperkt de selectie tot een kleine groep bieders en gaat onderhandelen over prijsstelling en technische details. De klant kan de resterende bieders vragen om een ​​beste en definitieve aanbieding in te dienen voordat een contract wordt gegund. Het contract wordt vervolgens gepresenteerd aan het bedrijf dat de beste oplossing voor het probleem biedt.

Voordelen van een Request for Proposal (RFP)

Een RFP is gedeeltelijk een advertentie. Het kondigt aan dat een project gaande is en opent de deur voor gekwalificeerde kandidaten die de klus kunnen klaren.

In de regering is de RFP aangenomen als een manier om ervoor te zorgen dat vriendjespolitiek wordt verwijderd als een factor bij het belonen van contracten. Het stelt het proces ook open voor concurrentie, wat naar verwachting de projectkosten lager zal houden.

Het alternatief voor een RFP is een minder formeel proces waarbij een projectmanager potentiële leveranciers voor een project moet onderzoeken en identificeren. Afhankelijk van hoe volledig de zoekopdracht is, kunnen de mogelijke antwoorden beperkt zijn. Nieuwe leveranciers en innovatieve antwoorden worden mogelijk minder snel ontdekt.

Offerte vs. Offerteaanvraag versus RFI

Een Request for Proposal (RFP), Request for Quote (RFQ) en Request for Information (RFI) zijn drie verschillende soorten documenten die bedrijven en andere entiteiten gebruiken om contact te leggen met het bedrijfsleven voor leveranciers of aannemers die zij mogelijk kunnen werken met.

• Een verzoek om een ​​voorstel, zoals hierboven vermeld, kondigt een specifiek project aan dat gepland is en vraagt ​​aannemers die in staat zijn om de klus te klaren.
• EEN vraag om citaat (RFQ) is een verzoek dat wordt gestuurd naar een aantal leveranciers die offertes aanvragen voor een contract om specifieke producten of diensten te leveren. Het verzoek moet de vereiste kwaliteit en kwantiteit specificeren, en de door het bedrijf of de organisatie gewenste timing.
• Een informatieverzoek (RFI) is een verzoek aan leveranciers om schriftelijke informatie over de producten en diensten die zij kunnen leveren. Het kan worden gebruikt om informatie te verzamelen voor een database van leveranciers voor toekomstig gebruik.

Voorbeeld van een Request for Proposal (RFP)

Stel dat de Federale Spoorwegadministratie een verzoek om voorstellen doet voor de financiering, het ontwerp, de bouw, de exploitatie en het onderhoud van een hogesnelheidsspoorwegsysteem.

Geïnteresseerde partijen dienen voorstellen in die voldoen aan de vereisten die in het document worden uiteengezet. Op basis van de voorstellen die voor de deadline zijn ontvangen, stelt het Department of Transportation commissies in voor verdere beoordeling en ontwikkeling van de voorstellen.

Het DOT kiest het voorstel dat het beste aansluit bij de doelstellingen en huurt het bedrijf in om het werk uit te voeren.

Een blik op een gedetailleerde RFP

Deze voorbeeld RFP van een non-profitorganisatie toont het detailniveau dat nodig is, in dit geval voor een voorgestelde herziening van de website van de organisatie. Het voorstel beschrijft het project, geeft een overzicht van de organisatie en definieert de doelstellingen voor haar website. Het beschrijft ook de producten en diensten die moeten worden geleverd en definieert in enig detail de inhoud, het ontwerp en de functionaliteit van de voorgestelde website.

Het voorbeeld wordt geleverd door TechSoup, een site met een bibliotheek met praktische informatie en voorbeeld-RFP's voor non-profitorganisaties.

Veelgestelde vragen over Request for Proposal (RFP)

Hier zijn de antwoorden op enkele veelgestelde vragen over RFP's.

Wat betekent RFP?

Een Request for Proposal (RFP) is een open offerteaanvraag om een ​​nieuw project te voltooien dat is voorgesteld door het bedrijf of een andere organisatie die het uitgeeft. Het is bedoeld om de concurrentie te openen en een verscheidenheid aan alternatieve voorstellen aan te moedigen die door de planners van het project in overweging kunnen worden genomen.

Wat zijn RFP-vereisten?

Een RFP moet het project voldoende gedetailleerd beschrijven en definiëren om levensvatbare reacties aan te trekken.

De potentiële bieder moet de aard van het bedrijf en de doelen die hij met het project wil bereiken, kunnen begrijpen. Het project moet voldoende gedetailleerd worden gedefinieerd zodat de bieder de reikwijdte en alle producten en diensten die moeten worden geleverd om het uit te voeren, duidelijk kan begrijpen. Ook het format van de verwachte voorstellen moet gedetailleerd zijn. Uniforme reacties zijn nodig om aanbiedingen te vergelijken en te contrasteren.

RFP's volgen een vrij rigide formaat, hoewel dat formaat kan verschillen tussen de bureaus en bedrijven die ze opstellen. Dit voorbeeld van het Center for Planning Excellence in Baton Rouge, Louisiana, toont de elementen in een typische RFP, die: een introductie en achtergrond, een beschrijving van de deliverables en informatie over de selectie bevatten criteria.

Wat is het verschil tussen RFP en RFQ?

Stel dat een ijzerhandel zijn afdeling tuinbenodigdheden uitbreidt en de leveranciers moet vinden die nodig zijn om zijn schappen te vullen. Het kan een offerteaanvraag (RFQ) sturen naar een aantal potentiële leveranciers van tuinproducten. De reacties stellen het in staat om een ​​relatie op te bouwen met een of meer leveranciers van de hoeveelheid en kwaliteit van goederen die het nodig heeft, tegen een vastgestelde prijs.

Wanneer een bedrijf of andere organisatie een RFQ verstuurt, weet het precies wat het nodig heeft en is het op zoek naar de beste leverancier of leveranciers.

Een RFP is een meer open proces. Het bedrijf of de organisatie is op zoek naar gekwalificeerde aannemers om een ​​nieuw project uit te voeren. Het project en de doelstellingen zijn tot in detail gedefinieerd, maar er is ruimte voor creativiteit in de reacties. Een offerteaanvraag voor een kinderpark kan de aannemer bijvoorbeeld in staat stellen om de precieze indeling, uitrusting en voorzieningen voor te stellen die het park zou kunnen bevatten.

Wanneer zou u een RFP gebruiken?

Grote en kleine bedrijven hebben meestal net genoeg middelen om de huidige activiteiten in stand te houden. Als ze een nieuw project willen aannemen, hebben ze noch de middelen noch de expertise om het aan de werklast toe te voegen.

In dergelijke gevallen biedt de RFP het bedrijf een efficiënte manier om de expertise aan te trekken die ze nodig hebben om het project uit te voeren.

Wat gebeurt er na de RFP?

De RFP wordt gevolgd door de Ps. De voorstellen worden ter beoordeling voorgelegd. Afhankelijk van de omvang en reikwijdte van het project kan deze beoordeling een proces op meerdere niveaus zijn waarbij een aantal commissies betrokken zijn. Met name overheidsinstanties staan ​​niet bekend om hun wendbaarheid.

Hoe lang het ook duurt, het beoordelingsproces wordt gebruikt om de voorstellen te beperken tot enkele finalisten die mogelijk gevraagd worden om aanvullende informatie te verstrekken met het oog op een definitieve selectie en een startdatum voor de projecteren.

Het komt neer op

De RFP definieert het project, zowel voor het bedrijf dat het uitgeeft als voor de bedrijven die erop reageren. Een goed geschreven RFP brengt de bedoeling achter het voorstel over en zorgt ervoor dat het eindresultaat aan de verwachtingen zal voldoen.

Het zorgt ook voor een open proces. Idealiter zullen meerdere bieders reageren. Dit geeft de organisatie de mogelijkheid om verschillende benaderingen en prijzen te bestuderen en degene te kiezen die het beste aan haar behoeften voldoet.