Toptools voor ERP Enterprise Resource Planning
Enterprise Resource Planning (ERP) is een procesgerichte methodologie die systemen integreert die door verschillende afdelingen van een bedrijf worden gebruikt, waardoor de gemakkelijke en uniforme informatiestroom onder gedefinieerde controles mogelijk wordt, geholpen door het gebruik van softwaretoepassingen en bepaald best practices.
Dit artikel beschrijft de tools die in ERP worden gebruikt en hun kenmerken voor de verschillende functies die ze bedienen. Laten we beginnen met de functionele vereisten om de tools beter te begrijpen.
Wat is nodig van een ERP-systeem?
Elk ERP-systeem moet in principe aan de volgende functionele vereisten voldoen.
- Het moet een uniform systeem zijn, met gebruiksvriendelijke applicaties en interfaces, dat naadloos werkt over meerdere afdelingen heen met de nodige gecontroleerde toegang
- Een gemeenschappelijke database (of meerdere maar gedeelde databases) die toegankelijk is via verschillende applicaties
- Zoek- en rapportagehulpprogramma's om rapporten te genereren op basis van verschillende parameters (zoals "alle niet-verzonden bestellingen vanaf gisteren in de categorie 'speelgoed'")
- Schaalbaarheid, aanpassing en eenvoudige integratie van ad-hocmodules, indien nodig
Om te voldoen aan de behoeften van de bovengenoemde functionele vereisten, zijn de volgende tools en applicaties verplicht geïntegreerd in het ERP-systeem.
Hulpprogramma's voor informatiebeheer
Gegevensopslag en informatiebeheer met gevestigde werkstroom over verschillende afdelingen en functies heen vormen de ruggengraat van elk ERP-systeem. Er zijn meerdere oplossingen en hulpmiddelen beschikbaar voor gegevensopslag, waaronder relationele databases van: bedrijven zoals Oracle, Sybase, DB2 en gratis open source-aanbiedingen zoals Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby enz. Andere tools voor informatiebeheer kunnen Content Management Systems (CMS) en repository-applicaties zijn.
Afhankelijk van de branche en de vereiste functies, moet een geschikte worden geselecteerd. Een fabrikant kan een transactiedatabase zoals Oracle of MySQL relevanter vinden als transactiegebaseerd gegevens gaan door verschillende statussen (van productie tot voorraad tot orderregistratie tot verkoop tot levering) toestand). Aan de andere kant kan een bedrijf voor het schrijven van online content een CMS-repositorysysteem met versiebeheer wellicht beter aansluiten op hun behoeften.
De database of repository kan een enkele gecentraliseerde zijn, of meerdere met automatische gegevensstroom van de ene database naar de andere. De gedefinieerde workflow zorgt voor een naadloze gegevensverplaatsing. Databases kunnen lokaal of op afstand worden gehost, of zelfs in de cloud.
Applicaties en interfaces met geschikt toestemmingsbeheer
Voor gegevensopslag en -beheer is alleen-lezen- of bewerkingstoegang vereist om de gegevens te verwerken. Zodra artikelen zijn vervaardigd, moeten ze worden gemarkeerd als gereed voor voorraad. De afdeling voorraadbeheer actualiseert het vervolgens als gereed voor verkoop. Na een aankoop moet het item worden bijgewerkt naar de status verkocht, enzovoort.
Om dit te bereiken, maken gebruiksvriendelijke applicaties en interfaces een integraal onderdeel uit van elk ERP-systeem dat ook gedefinieerde controles en machtigingen heeft. Als een artikel bijvoorbeeld is gemarkeerd als verkocht, wordt alleen logistiek afdelingsoperators moeten het verder kunnen bijwerken, terwijl degenen van de productie- of voorraadafdeling alleen-lezen toegang moeten krijgen.
Evenzo geldt voor een ERP-tool voor het schrijven van inhoud dat, zodra een schrijver de inhoud ter beoordeling bij de redacteur heeft ingediend, alleen de redacteur deze moet kunnen wijzigen om duplicatie en inhoudsconflicten te voorkomen.
Om dergelijke op toestemming gebaseerde controles, applicaties en interfaces in te bouwen, elke ERP-oplossing die browsergebaseerd kan zijn, desktopinstallaties of tablet/mobiele apps. Een productieteam op een vaste locatie geeft de voorkeur aan een desktopgebaseerde interface, terwijl een verkoopteam dat constant in beweging is, baat zal hebben bij een browsergebaseerde interface of mobiele app.
Tool voor werkstroombeheer
Een ERP-systeem bestaat uit meerdere modules en gegevensopslagplaatsen waar gegevensupdates en -acties een logisch gedefinieerde volgorde volgen op basis van de zakelijke behoeften. Dit vormt de workflow. Workflow kan worden gezien als de geest die de verschillende lichaamsfuncties controleert (stroom van bloed, lucht, voedsel en andere benodigdheden, beweging van lichaamsdelen, enz.). Een duidelijk gedefinieerde workflow met passende toegang op verschillende niveaus is een noodzakelijk onderdeel van elke ERP-oplossing.
Veelgebruikte tools die binnen het ERP-framework zijn geïmplementeerd, zijn onder meer: Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Bedrijfsbeheer, SimpleECM, enz.
Rapportagedashboard
Het genereren van rapporten op managementniveau, afdelingsniveau, teamniveau of individueel niveau is een andere belangrijke vereiste voor een ERP-systeem. Het is meestal beschikbaar in een dashboardvorm (met een realtime gegevensweergave, met informatie als ontvangen maar nog niet ontvangen bestellingen verzonden, mislukte betalingen van de afgelopen week, enz.) of aanpasbare rapporten die zijn gegenereerd in veelgebruikte woord- of gegevensbewerkingstoepassingen zoals rekenbladen.
De meeste rapportagetools en dashboards werken in realtime (of met een minimale vertraging). Net als de applicaties die door afdelingen worden gebruikt voor gegevensupdates, zijn deze rapportagetools/dashboardweergaven beschikbaar als browsergebaseerde of desktopinstallatie. Ze bevatten ook functies voor einde-dagrapportage die het aanbieden van e-mailrapporten met grafieken/grafieken/tabellen als: Microsoft Excel of Word-bijlagen.
Communicatie middelen
Binnen elk systeem dat over meerdere afdelingen heen werkt, is communicatie verplicht. ERP-systemen vergemakkelijken dit door tools aan te bieden voor op actie gebaseerde geautomatiseerde e-mailgeneratie, instant messaging, chat of algemene uitzendfuncties op individueel en groepsniveau.
Stel dat zodra een bestelling is gemarkeerd als 'Klaar voor verzending', een geautomatiseerde mailer moet worden getriggerd naar de logistieke afdeling om het verzendproces te starten (of als er een pizzeria-keuken is ontwikkeld) probleem); een algemeen omroepbericht kan naar alle andere afdelingen worden gestuurd om te stoppen met het aannemen van verdere bestellingen.
Andere instant messaging-functies (zoals die van Lync, Chatter of Yammer) zijn ingebouwd om gemakkelijke en directe communicatie mogelijk te maken.
Naast de bovenstaande tools die een integraal onderdeel zijn van elk ERP-systeem, zijn er aanvullende die naar behoefte kunnen worden geïntegreerd.
Analytische hulpmiddelen
Veel analytische tools kunnen worden geïntegreerd in het ERP-systeem voor business intelligence, voorspellende analyse, datamining en aanverwante analyse. Deze analytische tools worden gebruikt om waardevolle inzichten te verkrijgen voor het maken van strategische zakelijke beslissingen op basis van beschikbare gegevens (zoals tracking consumentengedrag rond kerstinkopen, vergelijkende resultaten voor producten in roodgekleurde schappen die meer verkopen hebben dan die in blauwgekleurde plank, enz.)
Hulpprogramma's voor het toewijzen van middelen en taakplanning
ERP-systemen kunnen ook tools integreren voor het toewijzen van middelen over afdelingen en taken (voor arbeidsintensief industrieën). Deze tools werken volgens het eenvoudige principe van gedefinieerde tijd die een taak/project in beslag neemt ten opzichte van het resourcebeschikbaarheidsschema. Na voltooiing van de taak krijgt de resource automatisch een nieuwe taak toegewezen die overeenkomt met zijn vaardigheden of wordt hij in een pool geplaatst voor de volgende opdracht.
Tools hebben functionaliteit voor handmatige interventie op supervisorniveau in het geval dat een taak wordt vertraagd. Voordelen zijn onder meer duidelijk zichtbaarheid over huidige en toekomstige werkdruk, optimaal gebruik van resources, verkennen van mogelijkheden voor automatisering, etc.
Andere add-onfuncties
ERP-systemen kunnen modules voor human resource management integreren, project management, tijdregistratiesystemen en documentbeheer, afhankelijk van de behoeften van het bedrijf. Er is een groot aantal tools beschikbaar die specifiek zijn voor elke branche en elk functietype, en ERP-leveranciers helpen geïnteresseerde klanten bij het selecteren van de beste pasvorm. Internet is altijd beschikbaar voor zelfhulp bij het verkrijgen van de benodigde informatie.
Het komt neer op
ERP is een complex raamwerk om te implementeren en heeft meestal een toegewijde leverancier voor uitvoering. Twee grote knelpunten geïdentificeerd met ERP-implementaties zijn hoge kosten en het niet naleven van best practices. Hoewel de kosten tot op zekere hoogte kunnen worden beperkt door zorgvuldige waardering van verschillende leveranciers en beoordeling van gratis open source tools, kan de andere uitdaging van mislukkingen als gevolg van een gebrek aan naleving van best practices worden verzacht door gerichte training om medewerkers. Een goede beoordeling in de beginfase, samenwerking met leveranciers met de juiste expertise en vanaf het begin duidelijk zijn over de vereisten, zal helpen bij een efficiënte en succesvolle implementatie van ERP-tools. (Voor verwante literatuur, zie "Casestudy's van succesvolle Enterprise Resource Planning")