Kaj je Petty Cash?

Kaj je Petty Cash?

Sklad za drobni denar je majhna količina gotovine podjetja, ki jo pogosto hranimo pri roki (npr. V zaklenjenem predalu ali škatli) za plačilo manjših oz. nepredvideni stroški, kot so pisarniški material ali nadomestila za zaposlene.

Sklad za gotovino se bo redno usklajeval, transakcije pa bodo zabeležene tudi v računovodskih izkazih. V večjih korporacijah ima lahko vsak oddelek svoj denarni sklad.

Razumevanje drobnega denarja

Drobna gotovina omogoča udobje pri majhnih transakcijah, pri katerih je izdajanje čeka ali kreditne kartice podjetja nerazumno ali nesprejemljivo. Majhna vsota gotovine, za katero podjetje meni, da je drobna, se bo razlikovala, pri čemer bo veliko podjetij hranilo med 100 in 500 USD kot sklad za drobni denar. Primeri transakcij, za katere se uporablja denarni sklad, so:

• Pisarniški material
• Kartice za stranke
• Rože
• Plačilo kosila za majhno skupino zaposlenih
• Povračilo zaposlenega za majhne stroške, povezane z delom

Sklad za gotovino skrbniki so imenovani za nadzor sklada. Skrbniške dajatve običajno vključujejo uveljavljanje pravil in predpisov o gotovini, zahtevo po dopolnitvi in ​​razdeljevanje sredstev.

Zahteve za gotovino

Uporaba denarnega sklada lahko nekatere izogne notranji nadzor. Vendar razpoložljivost drobnega denarja ne pomeni, da lahko do njega dostopa katera koli oseba za kakršen koli namen. Mnoga podjetja za upravljanje sklada uporabljajo strog notranji nadzor. Pogosto je nekaj posameznikov pooblaščenih za odobritev izplačil in lahko to storijo le za stroške, povezane z zakonitimi dejavnostmi ali poslovanjem podjetja.

Blagajnica bi lahko bila dodeljena, da izda ček za financiranje blagajniške blagajne in opravi ustrezne računovodske vknjižbe. Skrbnik drobnega denarja je zadolžen za razdeljevanje gotovine in zbiranje prejemkov za vse nakupe ali kakršno koli uporabo sredstev. Ker se skupni znesek blagajne zmanjšuje, bi se morali prejemki povečati in sešteti skupni znesek dviga.

Dvojni postopek z blagajno blagajne in skrbnikom za drobni denar pomaga ohraniti sredstva varna in zagotoviti, da imajo do njih dostop le pooblaščeni.

Snemanje blagajne

Ko se uporablja denarni sklad, se transakcije z gotovino še vedno evidentirajo finančne izjave. Pri nakupih z gotovino ni vpisanih računovodskih dnevnikov, ampak le, če skrbnik potrebuje več denarja - in v zameno za prejemke prejme nova sredstva - kar so vnosi v dnevnik posneti. The dnevnik vnos za dajanje skrbniku več gotovine je obremenitev sklada za drobni denar in dobropis v gotovini.

Če primanjkuje ali je presežek, se vnos v vrstico dnevnika zabeleži na preveč/kratek račun. Če je denarnega sklada konec, se vnese dobropis, ki predstavlja dobiček. Če je denarni sklad kratek, se v breme vnese izguba. Prekoračen ali kratek račun se uporablja za prisilno uravnoteženje sklada po uskladitvi.

Usklajevanje drobnega denarja

Sklad blagajne se občasno uskladi, da se preveri, ali je stanje sklada pravilno. Običajno, ko stanje denarnih sredstev pade na vnaprej določeno raven, skrbnik zaprosi za dodatno gotovino pri blagajni. Trenutno se izračuna vsota vseh prejemkov, da se zagotovi, da se ujemajo z izplačanimi sredstvi iz predalčka za gotovino. Če so potrebna nova sredstva, blagajnik napiše nov ček za financiranje blagajniškega blagajnika in v zameno vzame prejemke od nakupov, ki so izčrpali gotovino.

Postopek usklajevanja zagotavlja, da je preostali znesek sklada enak razliki med prvotnim stanjem minus stroški, ki so podrobno navedeni na prejemkih in računih. Če je preostalo stanje manjše od tistega, kar bi moralo biti, obstaja pomanjkanje. Če je preostali znesek večji od tistega, kar bi moral biti, obstaja presežek. Čeprav lahko pride do manjših razlik, je treba v primeru neuravnoteženosti ugotoviti in odpraviti vir odstopanja.

Petty Cash vs. Gotovina na roki

"Drobna gotovina" in "gotovina pri roki" sta si podobna in se prekrivata. Od obeh, "gotovina pri roki"je bolj splošen izraz.

Drobna gotovina se nanaša zlasti na denar - dobesedno na kovance in bankovce - ki ga podjetje hrani za majhne izdatke, običajno zato, ker je gotovina lažja kot ček ali kreditna kartica.

Gotovina pri roki je kaj dostopna gotovina, ki jo imajo podjetja ali likvidna sredstva. Lahko je v obliki dejanskega denarja, na primer zneskov, ki jih še niste položili v banki, ali manjših bankovcev in kovancev, ki jih hranite v blagajni za menjavo strank. V tem smislu se razlika od gotovine nanaša na to, kje hranite denar in kako ga porabite - več za notranje poslovne potrebe/izdatke zaposlenih in denar v blagajni v zvezi s sredstvi, prejetimi ali povrnjenimi stranke.

Toda denar pri roki ima večji pomen kot računovodski izraz. V finančnem svetu se nanaša tudi na visoko likvidna sredstva podjetja-sredstva na tekočih ali drugih bančnih računih, sredstva denarnega trga, kratkoročni dolžniški instrumenti ali drugi denarni ustrezniki. Čeprav ni dobesedno gotovina, je do denarja mogoče enostavno in hitro dostopati, zato je "pri roki".

Skratka: Vsa gotovina je oblika gotovine, vendar gotovina pri roki ni drobna gotovina.

Prednosti in slabosti drobnega denarja

Denar ima svoje pluse. Gotovina je v mnogih primerih najhitrejši, najpreprostejši in najlažji način plačila stvari. Dobro pokriva majhne improvizirane stroške - na primer namig otroku, ki dostavi pice na sestanek za kosilo, ali prevoz do taksija za zaposlene, ki delajo pozno. Tako prihranite težave pri povračilu stroškov ali pričakovanju, da bodo za izdelke, povezane z delom, plačali iz svojega žepa.

Drobna denarnica lahko deluje tudi za pogoste, a vsakdanje stroške, na primer mleko za pisarniški hladilnik, znamke ali pripomočke za čiščenje.

Čeprav to ne bi smela biti običajna praksa, se lahko drobni denar v majhnih količinah uporabi za spremembe strank, če blagajne primanjkuje.

Na drugi strani pa lahko zaradi udobja drobnega denarja nastane problem in tveganje. Gotovino je težko zavarovati in ji ni mogoče slediti; zelo enostavno lahko računi izginejo brez sledu - tudi če ste vzpostavili skrben sistem potrdil ali bonov.

To nas pripelje do še ene pomanjkljivosti denarnih sredstev: vzdrževanje, vodenje evidenc in njihovo redno usklajevanje vse skupaj vključuje dodatno delo za nekoga. To je lahko manjša nadloga v velikih podjetjih z vodjo pisarne ali računovodskim oddelkom; za mala podjetja bi to lahko povzročilo breme.

Komercialne transakcije so vse bolj brezgotovinske - tudi pri majhnih prodajalcih in restavracijah, kjer so nakupi tradicionalno močno temeljili na kovancih. Nekateri kritiki pravijo, da je drobiž postal zastarel koncept. Med kreditnimi karticami, debetnimi karticami, plačilnimi storitvami, kot sta Venmo ali Paypal, elektronskimi denarnicami in drugimi brezstičnimi načini nakupa stvari, veliko alternativ obstaja preprosto kot gotovina - z dodatnimi prednostmi, da jih je mogoče slediti, biti varni in manj podvrženi tatvine.

Varnostni vidik je pogosto pomemben za mala podjetja, ki se že dolgo bojijo, da je shranjevanje gotovine vabilo k kriminalu.

Pogosta vprašanja o drobnih gotovinah

Kaj je drobiž in za kaj se uporablja?

Drobna gotovina je denar, ki ga podjetje ali podjetje hrani pri majhnih plačilih, nakupih in povračilih. Bodisi rutinske ali nepričakovane, gre za transakcije, pri katerih je pisanje čeka ali uporaba kreditne kartice nepraktično ali neprijetno.

Zakaj se imenuje drobiž?

Angleška beseda "petty" izhaja iz francoščine petit, kar pomeni "majhen" ali "majhen". Podobno "drobna" pomeni manjšo ali nepomembno. Tako se drobni denar nanaša na majhno vsoto denarja, namenjeno malenkostim ali majhnim nakupom, v nasprotju z velikimi stroški ali računi.

Eden od prvih uporab besedne zveze izhaja iz izobraževalnega dela gospodinjstva Benjamina Billingsleyja, Nasveti ženskam in dekletom v Londonu, ki sega v leto 1678.

Kaj je primer drobnega denarja?

Drobna gotovina se običajno hrani v predalu, omarici ali veliki kuverti. Tipični nakupi v gotovini vključujejo:

• Kava, sladkarije ali prigrizki
• Rože, voščilnice za rojstni dan ali druga majhna darila
• Cena vozovnice za taksi ali avto
• Majhne pisarniške potrebščine - pisala, radirke, spenjalniki itd.
• Poskrbljeni obroki

Ali je Petty Cash enakovreden denarju?

Ne. Drobnjak je dejanski denar: bankovci in kovanci. Denarni ustrezniki so visoko likvidni vrednostni papirji in druga sredstva, ki jih je mogoče zlahka pretvoriti v denar: sredstva denarnega trga, komercialne zapise ali kratkoročni dolg, npr. Zakladni zapisi.

V računovodskih izkazih podjetij pa je drobni denar naveden v razdelku "Denar in denarni ustrezniki" bilance stanja. Tako se lahko v tem smislu združita.

Kako uravnotežite denar v računovodstvu?

Vsakič, ko vplačate v denarni sklad - torej vzamete denar - je treba izpolniti listek ali bon. To deluje kot potrdilo, ki beleži znesek umika, datum, namen in druge podrobnosti. Vse bolj so ti lističi elektronski, vpisani v digitalno preglednico ali knjigo. Lahko pa je v pomoč tudi shranjevanje listkov skupaj s prejemki od nakupov ali plačil (če je mogoče).

Po določenem intervalu - običajno ob istem času vsak mesec ali teden - je čas za uskladitev ali uravnoteženje računa malega sklada. Najprej upoštevajte trenutni znesek v skladu. Nato odštejte ta znesek od začetnega stanja. Ta vsota je skupni znesek, umaknjen z računa v tem časovnem obdobju.

Nato seštejte znesek vseh neporavnanih položnic (skupaj s priloženimi potrdili). Ta številka bi morala biti enaka dvignjenemu znesku, ki ste ga izračunali iz začetnega in končnega stanja računa. Količina gotovine, ki jo imate v škatli ali predalu, mora biti enaka trenutnemu stanju na računu.

Če se ne ujemajo, boste morali raziskati zakaj: je prišlo do matematične napake? ali manjka potrdilo ali ni pravilno?

Uravnoteženje računa za gotovino se običajno zgodi, ko je treba sklad dopolniti. Skrbnik za gotovino prinese vse položnice ali bone poslovnemu knjigovodju, blagajniku ali računovodji. Prejemki v blagajni se vknjižijo v glavno knjigo podjetja kot dobropis na račun za drobni denar in verjetno v breme več različnih računov odhodkov. Ko se drobni sklad napolni, običajno s črekom, ki ga izda podjetje, se evidentira kot bremenitev računa za drobni denar in dobropis na gotovinskem računu.

Spodnja črta

Drobna gotovina je majhna količina denarja, ki se hrani v podjetju ali prostorih podjetja za plačilo manjših stroškov in potreb - običajno ne več kot nekaj sto dolarjev. Čeprav je enostaven za razumevanje in enostaven za uporabo, je gotovina podvržena zlorabi, enostavni za izgubo sledi in ranljivi za tatvino. Nekateri menijo, da je denarni sklad v sodobni družbi zastarel: obstaja veliko možnosti za manjše nakupe, ki so varnejši in prav tako priročni.