คำจำกัดความของ IRS Publication 552
IRS Publication 552 คืออะไร?
เอกสารเผยแพร่โดย สรรพากรบริการ (IRS) ที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารที่จะเก็บในแฟ้มและระยะเวลาสำหรับวัตถุประสงค์ในการยื่นภาษี
กรมสรรพากรแนะนำให้เก็บบันทึกที่ถูกต้องเพื่อระบุแหล่งที่มาของรายได้ ติดตามค่าใช้จ่าย และสามารถสำรองข้อมูลที่ระบุในการคืนภาษี IRS Publication 552 ไม่ได้ระบุวิธีการเก็บบันทึก
ประเด็นที่สำคัญ
- IRS Publication 552 ซึ่งมีชื่อว่า Recordkeeping for Individuals ครอบคลุมถึงเหตุผลที่คุณควรเก็บบันทึก ประเภทของบันทึกที่คุณควรเก็บไว้ และระยะเวลาที่คุณควรเก็บไว้เพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษี
- เอกสารนี้จัดทำขึ้นสำหรับผู้เสียภาษีแต่ละรายและไม่ได้กล่าวถึงบันทึกที่คุณควรเก็บไว้เมื่อดำเนินธุรกิจ
- การเก็บบันทึกที่ดีมีความสำคัญไม่เพียงแต่สำหรับภาษีเท่านั้น แต่สำหรับหลายๆ ด้านของการเงินส่วนบุคคลจากการได้รับเงินกู้ การซื้อทรัพย์สิน และการทำประกันชีวิต และอื่นๆ
ทำความเข้าใจกับสิ่งพิมพ์ของกรมสรรพากร 552
การเก็บบันทึกที่ถูกต้องและการเข้าถึงบันทึกเหล่านั้นทำให้การยื่นภาษีง่ายขึ้น และจำเป็นสำหรับการกำหนดต้นทุนที่เหมาะสมสำหรับการขายเงินลงทุนและทรัพย์สิน
บันทึกพื้นฐานคือเอกสารที่ทุกคนควรเก็บไว้ ตาม IRS บันทึกพื้นฐานเหล่านี้รวมถึง:
- W2s
- 1099s
- การคืนภาษี
- ใบแจ้งยอดธนาคาร
- งบนายหน้า
- Paystubs
- เซลส์สลิป ใบเสร็จรับเงิน หรือใบแจ้งหนี้สำหรับการซื้อที่สำคัญ
- เช็คยกเลิกหรือหลักฐานการชำระเงินสำหรับการซื้อที่สำคัญ
- นโยบายประกันภัย
- งบปิดธุรกรรมอสังหาริมทรัพย์
- โฉนด
- ชื่อเรื่อง (เช่น รถยนต์หรือเรือ)
- บันทึกสำคัญ (เช่น สูติบัตร ทะเบียนสมรส ฯลฯ)
IRS Publication 552 ระบุประเภทของบันทึกที่ผู้เสียภาษีแต่ละรายควรเก็บไว้ ไม่ใช่ธุรกิจ อ้างถึง IRS Publication 583 สำหรับการบันทึกข้อมูลทางธุรกิจ
ทำไมต้องเก็บบันทึกที่ดี
กรมสรรพากรเน้นถึงเหตุผลหลายประการในการนำกลยุทธ์การเก็บบันทึกที่ดีมาใช้ในสิ่งพิมพ์ 552 ไม่ใช่แค่เพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษีเท่านั้น จุดอื่นๆ ได้แก่:
- การจัดทำงบประมาณรายรับและรายจ่ายที่ดีขึ้น
- การติดตามต้นทุนในทรัพย์สิน มรดก หรือการลงทุน
- การขอสินเชื่อ
- สมัครทำประกัน
บันทึกสามารถเก็บไว้ในรูปแบบทางกายภาพ (เช่นสมุดเช็คหรือบัญชีแยกประเภท) หรือเป็นบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้ซอฟต์แวร์การบัญชีหรือการทำบัญชี
นานแค่ไหนที่จะเก็บบันทึก
ข้อมูลต่อไปนี้ส่งตรงจาก IRS.gov ซึ่งระบุว่าต้องเก็บไว้นานแค่ไหน ภาษีเงินได้ ผลตอบแทน ปีที่ระบุเริ่มต้นหลังจากยื่นคืน การส่งคืนใด ๆ ที่ยื่นก่อนวันที่ครบกำหนดจะถือว่าได้ยื่นในวันที่ครบกำหนด
- เก็บบันทึกสำหรับ สามปี หากสถานการณ์ (4), (5) และ (6) ด้านล่างไม่เกี่ยวข้องกับคุณ
- เก็บบันทึกสำหรับ สามปี นับจากวันที่คุณยื่นขอคืนสินค้าเดิมหรือสองปีนับจากวันที่คุณจ่ายภาษี แล้วแต่ว่าจะถึงอย่างใดภายหลัง หากคุณยื่นคำร้องขอเครดิตหรือคืนเงินหลังจากที่คุณยื่นเรื่องคืนภาษีแล้ว
- เก็บบันทึกสำหรับ เจ็ดปี หากคุณยื่นคำร้องเรียกค่าเสียหายจากหลักทรัพย์ไร้ค่าหรือการหักหนี้สูญ
- เก็บบันทึกสำหรับ หกปี หากคุณไม่รายงานรายได้ที่คุณควรรายงาน และมากกว่า 25% ของรายได้รวมที่แสดงในผลตอบแทนของคุณ
- บันทึก อย่างไม่มีกำหนด ถ้าไม่ยื่นแบบคืน
- บันทึก อย่างไม่มีกำหนด หากคุณยื่นเรื่องคืนโดยฉ้อฉล
- เก็บบันทึกภาษีการจ้างงานอย่างน้อย สี่ปี นับแต่วันที่ภาษีถึงกำหนดชำระหรือชำระแล้ว แล้วแต่วันใดจะถึงภายหลัง
