คำนิยามคำขอข้อเสนอ (RFP)

คำขอข้อเสนอ (RFP) คืออะไร?

คำขอข้อเสนอ (RFP) เป็นเอกสารทางธุรกิจที่ประกาศโครงการ อธิบาย และเสนอราคาจากผู้รับเหมาที่ผ่านการรับรองเพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ องค์กรส่วนใหญ่ต้องการเปิดโครงการของตนโดยใช้ RFP และรัฐบาลหลายแห่งมักใช้โครงการเหล่านี้เสมอ

เมื่อใช้ RFP หน่วยงานที่ขอเสนอราคาจะรับผิดชอบในการประเมินความเป็นไปได้ของการเสนอราคาที่ส่ง ความสมบูรณ์ทางการเงินของบริษัทที่เสนอราคา และแต่ละบริษัท ผู้เสนอราคาความสามารถในการดำเนินโครงการ

การทำความเข้าใจคำขอข้อเสนอ (RFP)

RFP ใช้สำหรับโครงการที่ซับซ้อน ซึ่งมักต้องการผู้รับเหมาช่วงจำนวนหนึ่ง พวกเขาอธิบายองค์กรที่ออก RFP ขอบเขตของโครงการที่กำลังดำเนินการ และเกณฑ์สำหรับการประเมินรายการ พวกเขายังร่างขั้นตอนการเสนอราคาและเงื่อนไขสัญญา

คำขอรวมถึงคำชี้แจงการทำงานที่อธิบายถึงงานที่ผู้ชนะการประมูลต้องดำเนินการและเส้นเวลาสำหรับการทำงานให้เสร็จ

RFP ยังแนะนำผู้เสนอราคาเกี่ยวกับวิธีการเตรียมข้อเสนอ พร้อมคำแนะนำเฉพาะเกี่ยวกับวิธีการจัดรูปแบบและนำเสนอการเสนอราคา โดยทั่วไปจะมีคำแนะนำเกี่ยวกับข้อมูลที่ผู้เสนอราคาต้องระบุและรูปแบบที่ต้องการ

RFP ส่วนใหญ่ออกโดย เจ้าหน้าที่รัฐบาล และองค์กรอื่นๆ ในภาครัฐ โดยทั่วไปจะต้องเปิดการแข่งขันระหว่างบริษัทเอกชนและขจัดอคติออกจากกระบวนการ หน่วยงานต้องการให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับการเสนอราคาที่ต่ำที่สุดและแข่งขันได้มากที่สุด

อย่างไรก็ตาม องค์กรเอกชนหรือสาธารณะใดๆ อาจเสนอ RFP เพื่อรับการเสนอราคาหลายรายการและมุมมองที่หลากหลายเกี่ยวกับโครงการ

ตัวอย่างเช่น ธุรกิจที่ต้องการเปลี่ยนกระบวนการรายงานจากระบบกระดาษเป็นระบบคอมพิวเตอร์ อาจยื่นคำขอข้อเสนอ ฮาร์ดแวร์ซอฟต์แวร์และโปรแกรมการฝึกอบรมผู้ใช้เพื่อสร้างและรวมระบบใหม่เข้ากับธุรกิจ กระบวนการเสนอราคาที่แข่งขันได้อาจทำให้พวกเขามีความเข้าใจมากขึ้นเกี่ยวกับทางเลือกที่มีอยู่

ข้อกำหนดสำหรับคำขอข้อเสนอ (RFP)

หน่วยงานของรัฐหรือหน่วยงานอื่นๆ อาจต้องออกคำขอข้อเสนอเพื่อให้มีการแข่งขันอย่างเต็มที่และเปิดกว้าง และเพื่อลดต้นทุนของโซลูชัน การยอมรับข้อเสนอที่ตอบสนองต่อข้อกำหนดมากที่สุดอาจไม่ได้หมายถึงราคาเสนอที่มีราคาต่ำที่สุดเสมอไป

การสร้างคำขอข้อเสนออย่างชำนาญสามารถรับประกันความสำเร็จหรือความล้มเหลวของโซลูชันที่ได้ หากข้อกำหนดที่ระบุคลุมเครือเกินไป ผู้เสนอราคาอาจไม่ออกแบบและดำเนินการแก้ไขปัญหาที่เพียงพอ หากข้อกำหนดมีรายละเอียดและเข้มงวดเกินไป นวัตกรรมของผู้เสนอราคาอาจถูกจำกัด

กระบวนการ RFP เริ่มต้นด้วยการร่างคำขอข้อเสนอ ผู้ประมูลตรวจสอบการชักชวนและส่งข้อเสนอแนะเพื่อการปรับปรุง หลังจากดำเนินการแล้ว ข้อเสนอแนะ, มีการออกคำขอขั้นสุดท้ายสำหรับข้อเสนอ ผู้เสนอราคาจึงยื่นข้อเสนอ

ลูกค้าจำกัดการเลือกให้เหลือเพียงกลุ่มเล็กๆ ของผู้เสนอราคา และเข้าสู่การเจรจาเกี่ยวกับราคาและรายละเอียดทางเทคนิค ลูกค้าอาจขอให้ผู้เสนอราคาที่เหลือยื่นข้อเสนอที่ดีที่สุดและสุดท้ายก่อนที่จะทำสัญญา จากนั้นสัญญาจะนำเสนอต่อบริษัทเพื่อเสนอแนวทางแก้ไขปัญหาที่ดีที่สุด

ประโยชน์ของการขอข้อเสนอ (RFP)

RFP เป็นส่วนหนึ่งของการโฆษณา ประกาศว่าโครงการกำลังดำเนินการอยู่ และเปิดประตูสู่ผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สามารถทำงานได้สำเร็จ

ในรัฐบาล RFP ถูกนำมาใช้เป็นแนวทางเพื่อให้แน่ใจว่าการวิจารณ์ถูกลบออกไปเป็นปัจจัยในการให้ผลตอบแทนของสัญญา นอกจากนี้ยังเปิดกระบวนการสู่การแข่งขัน ซึ่งสามารถคาดหวังให้ต้นทุนโครงการต่ำลง

ทางเลือกแทน RFP เป็นกระบวนการที่เป็นทางการน้อยกว่าซึ่งต้องการให้ผู้จัดการโครงการทำการวิจัยและระบุผู้ขายที่มีศักยภาพสำหรับโครงการ ขึ้นอยู่กับว่าการค้นหานั้นละเอียดเพียงใด คำตอบที่เป็นไปได้อาจถูกจำกัด ผู้ขายรายใหม่และคำตอบที่เป็นนวัตกรรมอาจมีโอกาสน้อยที่จะถูกเปิดเผย

RFP เทียบกับ RFQ เทียบกับ RFI

คำขอข้อเสนอ (RFP) ขอใบเสนอราคา (RFQ) และคำขอข้อมูล (RFI) เป็นเอกสารสามประเภทที่แตกต่างกัน ธุรกิจและหน่วยงานอื่น ๆ ใช้เพื่อเข้าถึงชุมชนธุรกิจสำหรับซัพพลายเออร์หรือผู้รับเหมาที่พวกเขาอาจสามารถทำงานได้ กับ.

• คำขอข้อเสนอตามที่ระบุไว้ข้างต้นประกาศโครงการเฉพาะที่วางแผนไว้และชักชวนผู้รับเหมาที่สามารถทำงานได้สำเร็จ
• NS ขอใบเสนอราคา (RFQ) เป็นการชักชวนที่ส่งไปยังซัพพลายเออร์จำนวนหนึ่งที่ต้องการประมูลสัญญาเพื่อจัดหาผลิตภัณฑ์หรือบริการเฉพาะ คำขอต้องระบุคุณภาพและปริมาณที่ต้องการและระยะเวลาที่บริษัทหรือองค์กรต้องการ
• คำขอข้อมูล (RFI) เป็นการชักชวนให้ซัพพลายเออร์สำหรับข้อมูลที่เป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และบริการที่พวกเขาสามารถให้ได้ อาจใช้เพื่อรวบรวมข้อมูลสำหรับฐานข้อมูลของซัพพลายเออร์เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต

ตัวอย่างคำขอข้อเสนอ (RFP)

ตัวอย่างเช่น หน่วยงานกำกับดูแลการรถไฟแห่งสหพันธรัฐออกคำขอข้อเสนอด้านการเงิน ออกแบบ ก่อสร้าง ดำเนินการ และบำรุงรักษาระบบรถไฟความเร็วสูง

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียส่งข้อเสนอที่ตรงตามข้อกำหนดที่ระบุไว้ในเอกสาร จากข้อเสนอที่ได้รับภายในกำหนดเวลา กรมการขนส่งทางบกได้จัดตั้งคณะกรรมการเพื่อพิจารณาทบทวนและพัฒนาข้อเสนอต่อไป

DOT จะเลือกข้อเสนอที่ครอบคลุมเป้าหมายมากที่สุดและว่าจ้างบริษัทให้ดำเนินการตามนั้น

ดูรายละเอียด RFP

นี้ ตัวอย่าง RFP จากองค์กรไม่แสวงหากำไรจะแสดงระดับของรายละเอียดที่จำเป็น ในกรณีนี้สำหรับข้อเสนอยกเครื่องเว็บไซต์ขององค์กร ข้อเสนอนี้อธิบายโครงการ ให้ภาพรวมขององค์กร และกำหนดเป้าหมายสำหรับเว็บไซต์ นอกจากนี้ยังให้รายละเอียดผลิตภัณฑ์และบริการที่จะจัดหาและกำหนดรายละเอียดเกี่ยวกับเนื้อหา การออกแบบ และการทำงานของเว็บไซต์ที่เสนอ

ตัวอย่างนี้จัดทำโดย TechSoup ซึ่งเป็นไซต์ที่มีไลบรารีข้อมูลวิธีการและตัวอย่าง RFP สำหรับองค์กรไม่แสวงหากำไร

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับคำขอข้อเสนอ (RFP)

ต่อไปนี้คือคำตอบสำหรับคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ RFP

RFP หมายถึงอะไร?

คำขอข้อเสนอ (RFP) เป็นคำขอเปิดสำหรับการประมูลเพื่อดำเนินการโครงการใหม่ที่เสนอโดยบริษัทหรือองค์กรอื่นที่ออก มีขึ้นเพื่อเปิดการแข่งขันและสนับสนุนข้อเสนอทางเลือกต่างๆ ที่อาจได้รับการพิจารณาโดยผู้วางแผนของโครงการ

ข้อกำหนด RFP คืออะไร?

RFP ต้องอธิบายและกำหนดโครงการในรายละเอียดที่เพียงพอเพื่อดึงดูดการตอบสนองที่เป็นไปได้

ผู้ประมูลที่คาดหวังควรสามารถเข้าใจธรรมชาติของธุรกิจและเป้าหมายที่ต้องการบรรลุกับโครงการ โครงการต้องกำหนดรายละเอียดให้ชัดเจนเพียงพอเพื่อให้ผู้เสนอราคาเข้าใจถึงขอบเขตของผลิตภัณฑ์และบริการทั้งหมดที่ต้องจัดเตรียมให้ชัดเจนเพื่อดำเนินการ รูปแบบของข้อเสนอที่คาดหวังจะต้องมีรายละเอียดด้วย จำเป็นต้องมีการตอบสนองที่สม่ำเสมอเพื่อเปรียบเทียบและเปรียบเทียบข้อเสนอ

RFP มีรูปแบบที่ค่อนข้างเข้มงวด แม้ว่ารูปแบบนั้นอาจแตกต่างกันไปตามหน่วยงานและบริษัทที่จัดเตรียมไว้ ตัวอย่างนี้ จากศูนย์ความเป็นเลิศด้านการวางแผนในเมืองแบตันรูช รัฐหลุยเซียนา แสดงองค์ประกอบต่างๆ ใน ​​RFP ทั่วไป ซึ่ง รวมถึงบทนำและภูมิหลัง คำอธิบายของสิ่งที่ส่งมอบ และข้อมูลเกี่ยวกับการเลือก เกณฑ์.

ความแตกต่างระหว่าง RFP และ RFQ คืออะไร?

สมมติว่าร้านฮาร์ดแวร์กำลังขยายแผนกอุปกรณ์ทำสวนและต้องการหาซัพพลายเออร์ที่จำเป็นในการเติมชั้นวาง อาจส่งคำขอใบเสนอราคา (RFQ) ไปยังซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพของผลิตภัณฑ์ทำสวนจำนวนหนึ่ง การตอบสนองจะช่วยให้สามารถสร้างความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์หนึ่งรายหรือมากกว่าในด้านปริมาณและคุณภาพของสินค้าที่ต้องการในราคาที่กำหนดไว้

เมื่อบริษัทหรือองค์กรอื่นๆ ส่ง RFQ ออกไป บริษัทจะรู้ว่าต้องการอะไรและกำลังมองหาซัพพลายเออร์หรือซัพพลายเออร์ที่ดีที่สุด

RFP เป็นกระบวนการปลายเปิดมากกว่า ธุรกิจหรือองค์กรกำลังมองหาผู้รับเหมาที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเพื่อดำเนินโครงการใหม่ โปรเจ็กต์และเป้าหมายของโปรเจ็กต์มีรายละเอียดบางอย่างแต่มีพื้นที่สำหรับความคิดสร้างสรรค์ในการตอบกลับ ตัวอย่างเช่น RFP สำหรับสวนเด็กอาจอนุญาตให้ผู้รับเหมาเสนอรูปแบบอุปกรณ์และสิ่งอำนวยความสะดวกที่แม่นยำที่อุทยานอาจมี

คุณจะใช้ RFP เมื่อใด

ธุรกิจขนาดใหญ่และขนาดเล็กมักจะมีทรัพยากรเพียงพอที่จะรักษาการดำเนินงานในปัจจุบัน หากพวกเขาต้องการทำโครงการใหม่ พวกเขาไม่มีทรัพยากรหรือความเชี่ยวชาญในมือที่จะเพิ่มลงในปริมาณงาน

ในกรณีดังกล่าว RFP ช่วยให้ธุรกิจมีวิธีการที่มีประสิทธิภาพในการสรรหาผู้เชี่ยวชาญที่จำเป็นเพื่อให้โครงการสำเร็จลุล่วง

จะเกิดอะไรขึ้นหลังจาก RFP?

RFP ตามด้วย Ps. ข้อเสนอถูกส่งเพื่อตรวจสอบ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดและขอบเขตของโครงการ การทบทวนนี้อาจเป็นกระบวนการหลายระดับที่เกี่ยวข้องกับคณะกรรมการจำนวนหนึ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหน่วยงานของรัฐไม่เป็นที่รู้จักสำหรับการเคลื่อนไหวอย่างคล่องแคล่ว

ไม่ว่าจะใช้เวลานานเท่าใด กระบวนการตรวจสอบจะใช้เพื่อจำกัดข้อเสนอให้เหลือเพียงผู้เข้ารอบสุดท้ายบางคนที่อาจ ถูกขอให้ส่งข้อมูลเพิ่มเติมโดยพิจารณาถึงการคัดเลือกขั้นสุดท้ายและวันที่เริ่มต้นสำหรับ โครงการ.

บรรทัดล่าง

RFP กำหนดโครงการสำหรับบริษัทที่ออกและบริษัทที่ตอบสนองต่อโครงการ RFP ที่เขียนอย่างดีจะสื่อถึงความตั้งใจเบื้องหลังข้อเสนอและรับรองว่าผลลัพธ์สุดท้ายจะเป็นไปตามความคาดหวัง

นอกจากนี้ยังช่วยให้มั่นใจถึงกระบวนการที่เปิดกว้าง ตามหลักการแล้ว ผู้เสนอราคาหลายรายจะตอบกลับ ทำให้องค์กรมีโอกาสศึกษาแนวทางและราคาที่หลากหลาย และเลือกแนวทางที่ตรงกับความต้องการมากที่สุด