เคล็ดลับการบริหารเวลาสำหรับมืออาชีพด้านการเงิน

โลกแห่งการเงินได้พัฒนาไปสู่สถานที่ทำงานที่มีการแข่งขันสูง แม้ว่าจะมีเวลาเพียง 24 ชั่วโมงในวันเดียวตามที่พูดไปว่าเวลาคือเงิน ดังนั้นการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพจึงเป็นข้อได้เปรียบในการแข่งขันสำหรับมืออาชีพด้านการเงินที่ต้องการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและเพิ่มเวลาที่มีคุณภาพจากการทำงาน

อย่างไรก็ตาม มีสิ่งรบกวนมากมายที่ทำให้คุณทำงานนานเกินความจำเป็น อ่านต่อไปเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับสิ่งเสียเวลาทั่วไปเหล่านี้ และค้นหาเคล็ดลับการจัดการเวลาจำนวนหนึ่งที่จะช่วยให้คุณทำงานให้เสร็จลุล่วงในเวลาน้อยลง

หลุมดำ

มีตัวเสียเวลาหลายอย่างที่สามารถดูดผลผลิตได้ ตัวอย่างเช่น ผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินมักถูกล่อลวงให้ทำหลายอย่างพร้อมกัน สมมติว่าคุณเป็น ที่ปรึกษาและระหว่าง 8:30 น. ถึง 10:00 น. ในเช้าวันพุธ คุณสามารถทำสิ่งต่อไปนี้ได้สำเร็จ:

• คุณทำงานบนสเปรดชีต
• แต่หยุดหลังจากถูกรบกวนด้วยข้อความอีเมลใหม่สองข้อความ
• จากนั้นส่งอีเมลหกฉบับติดต่อกัน
• ตามด้วยการตรวจสอบภาพงานแต่งงานของเพื่อนวิทยาลัยบน Instagram
• จากนั้นยอมรับคำเชิญออกสังคมของบริษัทผ่านข้อความ Slack
• ก่อนส่งสายที่ไม่คาดคิดสองครั้งจากลูกค้าที่คาดหวังและ
• สุดท้ายต้องวางสายทันทีเมื่อผู้จัดการของคุณแวะมาเพื่อเตือนคุณว่าคุณมาประชุมสายห้านาที

ฟังดูเป็นเช้าปกติสำหรับคุณหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้น และโดยเฉพาะอย่างยิ่ง ถ้าคุณทำงานในสภาพแวดล้อมขององค์กรที่โหดเหี้ยมเช่น ภาคเอกชน มั่นคงหรือ วาณิชธนกิจคุณน่าจะอยู่ในระดับที่มีประสิทธิภาพต่ำที่สุดเมื่อเทียบกับคู่แข่งของคุณ

ห้าหรือสิบปีต่อจากนี้ จะไม่มีใครจดจำ ห่วงใย หรือส่งเสริมคุณสำหรับงานยุ่งทั้งหมดที่คุณทำสำเร็จ โลกจะสนใจหรือไม่ว่าโธมัส เจฟเฟอร์สันเสร็จสิ้นการสับเปลี่ยนกระดาษหลายครั้งแต่ไม่เคยช่วยเขียนปฏิญญาอิสรภาพ? งานของคุณก็เช่นกัน องค์กรของคุณให้ความสำคัญกับงานและผลงานชิ้นเอกที่จำเป็น ไม่ใช่งานที่ยุ่ง

การวางแผนล่วงหน้า

ทุกบ่ายวันอาทิตย์ ทำรายการ "สิ่งที่ต้องทำ" ของสัปดาห์ที่จะถึงนี้ให้เสร็จ ควรใช้แอปพลิเคชันหรือบริการเว็บที่ซิงค์กับอุปกรณ์ทั้งหมดของคุณ เน้นสิ่งที่มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จในการทำงานและในชีวิตส่วนตัวของคุณ สิ่งที่ไม่เน้นอาจเป็นสิ่งที่คุณมอบหมาย หน่วงเวลา หรือหลีกเลี่ยงโดยสิ้นเชิงได้

ในด้านการเงิน สิ่งที่ส่งมอบที่สำคัญรวมถึงรายงานหรือการวิจัยที่ต้องถูกต้องและส่งก่อนกำหนด องค์กรของคุณจะได้รับบริการที่ดีขึ้นหากคุณมุ่งเน้นที่การปรับปรุงคุณภาพของรายงานเหล่านี้ ทำงานกับพวกเขาเพื่อให้คุณมีเวลาว่างมากขึ้นสำหรับรายการที่ไม่ใช่คีย์ (เช่น ตอบอีเมลที่มีลำดับความสำคัญต่ำหรือมีส่วนร่วมในการทำงานที่ยืดเยื้อ การประชุม).

ในทำนองเดียวกัน สิบนาทีก่อนออกจากงานในแต่ละวัน ให้ระบุรายการการดำเนินการของวันถัดไปให้เสร็จและเรียงลำดับตามความสำคัญและลำดับความสำคัญ อีกครั้ง ให้ถามตัวเองทุกสิ่งที่คุณทำอยู่เสมอ ไม่ จำเป็นต้องทำจริงๆ—สิ่งที่ไม่ตรงตามเกณฑ์ประสิทธิภาพการทำงานที่แน่นอน

มัลติทาสกิ้ง

ความสำเร็จในด้านการเงินขึ้นอยู่กับความสามารถในการส่งมอบผลงานที่สำคัญและทันท่วงทีเสมอ ข้อมูลสำคัญและจุดข้อมูลสำคัญที่ผู้จัดการฝ่ายการเงินของคุณพึ่งพาคืออะไร? คุณสามารถส่งมอบอะไรเพื่อช่วยให้องค์กรและ/หรือลูกค้าของคุณชนะ มันเกี่ยวข้องกับการส่ง an. ในเวลาที่เหมาะสมหรือไม่ การตรวจสอบ รายงานการคำนวณที่แม่นยำของ มูลค่าปัจจุบันสุทธิ ในโครงการที่เสนอหรือตรวจสอบให้แน่ใจว่าสูตรใน Excel นำไปสู่ยอดรวมที่เหมาะสม?

ท้ายที่สุดแล้ว ไม่มีใครสนใจเกี่ยวกับอีเมลทั้งหมดที่คุณแลกเปลี่ยน การประชุมโซเชียลคลับที่คุณเข้าร่วม หรือการจัดเรียงโฟลเดอร์ตามลำดับเวลาในตู้ของคุณ การทำงานหลายอย่างพร้อมกันช่วยป้องกันบุคคลจากการให้สิ่งที่ดีที่สุดกับผลงานที่สำคัญเพียงไม่กี่อย่างที่นายจ้างคาดหวังจากพวกเขาจริงๆ

ทำรายการการดำเนินการที่สำคัญ ยาก เร่งด่วน และมีมูลค่าสูงสุดก่อน ความสำเร็จในด้านการเงินอาจเกี่ยวข้องกับความเรียบง่ายในวิธีการที่คุณเข้าหางานของคุณ สิ่งนี้อาจดูเหมือนง่ายอย่างไร้ความปราณีสำหรับผู้สำเร็จการศึกษาที่เพิ่งจบใหม่ที่มีการอ่านดีและไม่ได้ฝึกหัด แต่ทำทีละอย่างและอย่าหยุดจนกว่าจะเสร็จสิ้น หากงานของคุณเกี่ยวข้องกับโปรเจ็กต์ระยะยาว ให้ตัดเป็นขั้นตอนที่สั้นกว่าและดำเนินการให้เสร็จก่อนเวลา การทำสิ่งต่างๆ ตั้งแต่ต้นจนจบช่วยขจัดความไร้ประสิทธิภาพที่มีค่าใช้จ่ายสูง เนื่องจากคุณจะไม่ต้องเริ่มใหม่และปรับเทียบรายการต่างๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกันอยู่เสมอ

หากคุณใช้เวลาสามชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์กับงานที่ไร้ประโยชน์ สิ่งนี้จะรวมกันได้ประมาณ 150 ชั่วโมงต่อปี เพื่อนร่วมงานของคุณสองสามโต๊ะจากคุณซึ่งมีประสิทธิภาพมากกว่าและใช้เวลามากกว่า 150 ชั่วโมงต่อปีมีแนวโน้มที่จะได้รับโปรโมชั่นและเงินเดือนที่เพิ่มขึ้นซึ่งคนอื่นไม่ได้รับ

การจัดการกล่องจดหมาย

กล่องจดหมายของคุณเสียเวลามาก หากอีเมลส่วนใหญ่ของคุณไม่เกี่ยวข้องกับงานเร่งด่วนของคุณ แสดงว่าคุณกำลังกรอกข้อมูลขยะในแต่ละวันของคุณเป็นระยะๆ

เพื่อหลีกเลี่ยงสิ่งนี้:

• กำหนดเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสำหรับการตรวจสอบอีเมลของคุณ และตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณไม่เกินสามหรือสี่ครั้งต่อวัน
• สร้างโฟลเดอร์นอกเวลาทำการสำหรับอีเมลที่คุณควรเข้าถึง แต่นั่นไม่ใช่เรื่องเร่งด่วน โฟลเดอร์นี้มีประโยชน์เป็นพิเศษสำหรับคุณในการตอบกลับคำขอสำคัญที่อาจต้องรอสองสามวันทำการก่อนที่จะได้รับการตอบกลับจากคุณ
• ส่งเฉพาะอีเมลที่สำคัญที่สุดระหว่างวันทำงานของคุณ แม้ว่าการอัปเดตภายในกลุ่มจะเป็นสิ่งสำคัญ แต่เวลาส่วนใหญ่ของคุณอาจเสียเวลาเปล่าไปโดยเพื่อนร่วมงานที่ไม่มีประสบการณ์หรือมีระเบียบวินัยน้อยกว่า ซึ่งทำให้กล่องจดหมายของคุณเต็มไปด้วยข้อความที่ไม่เกี่ยวข้อง คุณสามารถลดอีเมลประเภทนี้ได้โดยไม่ตอบกลับอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน
• ล้างกล่องจดหมายของคุณก่อนออกจากงาน คุณสามารถทำได้โดยการสร้างโฟลเดอร์ที่เกี่ยวข้องกับโครงการ ซึ่งคุณสามารถพักอีเมลที่เกี่ยวข้องกับปัญหาเฉพาะได้ การทำให้กล่องจดหมายว่างเปล่าช่วยให้คุณประหยัดเวลาด้วยการกำจัดข้อความที่ไม่ใช่เนื้อหาหลักออกจากความสนใจของคุณ หากมีรายการที่ต้องให้ความสนใจอย่างยิ่งภายในไม่กี่ชั่วโมงข้างหน้าหรือภายในวันถัดไป ให้วางไว้ในโฟลเดอร์ด่วน

เคล็ดลับการประหยัดเวลาอื่น ๆ

ติดตามว่าคุณเสียเวลาไปมากแค่ไหน

สร้างสเปรดชีตอย่างง่ายที่ให้คุณป้อนเวลาโดยประมาณที่คุณเสียไปในเรื่องเล็กน้อย ทำเช่นนี้เป็นประจำทุกวัน ในขณะที่คุณพัฒนาและรักษานิสัยนี้ คุณจะได้ฝึกฝนตัวเองให้ตระหนักถึงเรื่องที่ไม่สำคัญเมื่อคุณเผชิญหน้า

ดำเนินการเอกสารกระดาษเพียงครั้งเดียว

เมื่อประมวลผลแล้ว คุณสามารถยื่น ส่ง หรือกำจัดได้

ส่งข้อความถึงเพื่อนร่วมงานของคุณโดยตรง

การเดินไปรอบๆ สำนักงานของคุณหรือระหว่างแผนกต่างๆ อาจทำให้คุณต้องเสียค่าใช้จ่ายหลายชั่วโมงต่อสัปดาห์ และเรารู้ว่ามีค่าใช้จ่ายเท่าไรในแต่ละปี เว้นแต่จะเป็นเรื่องสำคัญหรือซับซ้อน การใช้ข้อความโดยตรงผ่านการส่งข้อความขององค์กร ระบบหรือบริการเว็บที่ได้รับอนุมัติมักจะเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากกว่าในการรับคำตอบที่หลากหลายได้อย่างรวดเร็ว คำถาม.

รู้ว่าทุกสิ่งอยู่ที่ไหนในเวลาที่กำหนด

ซึ่งรวมถึงข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์และกระดาษ หากคุณเห็นคุณค่าของเวลา อย่าเสียเวลาไปกับการค้นหาสิ่งต่างๆ

แยกงานของคุณออกเป็นสี่หมวดหมู่:

1. เร่งด่วนและสำคัญ: เช่น รายงานทางการเงินและการบัญชีที่มีกำหนดส่งที่เข้มงวดและใกล้จะถึง
2. ไม่เร่งด่วนและสำคัญ: เช่น การสร้างเครือข่ายภายในกลุ่มการเงินของคุณ ชั้นเรียนฝึกอบรม เป็นต้น
3. เร่งด่วนและไม่สำคัญ: เช่น ข้อความเป็นระยะๆ จากอินบ็อกซ์ของคุณและ "ลงทะเบียนวันครบกำหนด" สำหรับการประชุมสโมสร
4. ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ: เช่น การสนทนา 10 นาทีโดยตู้หยอดเหรียญ ตรวจฟุตบอลแฟนตาซี ฯลฯ

(แน่นอน คุณควรใช้วันของคุณในหมวดแรกให้มากที่สุด)

ผู้รับมอบสิทธิ์ ผู้รับมอบสิทธิ์ ผู้รับมอบสิทธิ์

นี่คือสิ่งที่จะแยกคุณออกจากกลุ่มเมื่อคุณเลื่อนขึ้นในองค์กร จัดการงานที่ เท่านั้นคุณ สามารถดำเนินการได้ ในขณะที่คุณฝึกฝนทักษะการบริหารเวลาของคุณ ในไม่ช้า คุณจะได้รับการมอบหมายรายงานโดยตรงให้กับคุณ มอบหมายงานที่คุณไม่จำเป็นต้องจัดการกับตัวเองให้มากที่สุด คุณควรทำเฉพาะสิ่งที่ต้องการความสนใจหรือความเชี่ยวชาญของคุณเท่านั้น

อย่าจัดการบุคลิกภาพของคุณ

ผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินควรมีทักษะการบริหารเวลา แต่พวกเขาควรมีความสามัคคีและความปรารถนาดีกับเพื่อนร่วมงานภายในและชุมชนภายนอก การมุ่งความสนใจไปที่เวลาเพียงอย่างเดียวอาจทำให้คุณดูมีนิสัยเสียดสี ซึ่งจะทำให้ผู้คนจำนวนมากไม่อยู่ใกล้ๆ ตัวคุณ รวมทั้งในสภาพแวดล้อมทางสังคมและการพัฒนาธุรกิจ ถ้าคุณไม่ระวัง คุณก็จะคิดว่าคุณเป็นกูรูด้านการบริหารเวลา แต่คุณจะไม่รู้เลยว่า "คนงี่เง่าทางสังคม" ติดอยู่บนหน้าผากของคุณ

ทักษะการสื่อสาร ความเป็นผู้นำ และการพัฒนาธุรกิจมีความสำคัญพอๆ กับทักษะการบริหารเวลา ในขณะที่ผู้เชี่ยวชาญด้านการเงินก้าวขึ้นในสายอาชีพ ทักษะการบริหารเวลาเพียงอย่างเดียวจะไม่เพียงพอในการช่วยให้พวกเขาก้าวไปสู่ระดับต่อไป (เช่น ระดับผู้บริหาร) อีกต่อไป

บรรทัดล่าง

ถ้าคุณให้คุณค่ากับชีวิต แสดงว่าคุณให้คุณค่ากับเวลาของคุณ ชีวิตการทำงานเป็นองค์ประกอบย่อยของภาพที่ใหญ่ขึ้นในชีวิตของคุณ—ระดับของการมีส่วนร่วมและการบริการที่ คุณสามารถให้กับผู้อื่นได้ขึ้นอยู่กับความสามารถของคุณในการใช้เวลาให้คุ้มค่าที่สุด คุณ. ข้อควรจำ: เป็นสิ่งสำคัญที่นายจ้างของคุณคาดหวังให้คุณทำสิ่งนั้น นายจ้างของคุณจะไม่สนใจเรื่องอื่นๆ มากนัก และคุณก็ไม่ควรสนใจเช่นกัน