คำจำกัดความของสมุดรายวันการเบิกจ่ายเงินสด

วารสารการเบิกจ่ายเงินสดคืออะไร?

สมุดรายวันการเบิกเงินสดเป็นบันทึกที่เก็บไว้โดยนักบัญชีภายในของบริษัทที่ลงรายการค่าใช้จ่ายทางการเงินทั้งหมดที่ธุรกิจทำก่อนที่จะผ่านรายการการชำระเงินเหล่านั้นไปยัง บัญชีแยกประเภททั่วไป. เป็นประจำทุกเดือน วารสารเหล่านี้จะกระทบยอดกับบัญชีแยกประเภททั่วไป ซึ่งใช้ในการสร้าง งบการเงิน สำหรับรอบระยะเวลาบัญชีปกติ

ทำความเข้าใจกับสมุดรายวันการเบิกจ่ายเงินสด

จัดทำโดยซอฟต์แวร์บัญชีโดยทั่วไป วารสารเหล่านี้ประกอบด้วยข้อมูลที่จำเป็น เช่น จำนวนเงินที่เบิกจ่าย หมายเลขเช็ค ประเภทธุรกรรม ผู้รับเงิน ผู้ชำระเงิน และบันทึกช่วยจำ แต่บางธุรกิจบันทึกรายละเอียดที่สำคัญอื่นๆ เช่น ส่วนลดสำหรับสินค้าจำนวนมากที่ซื้อ ค่าใช้จ่ายประเภทต่างๆ อาจระบุไว้ในคอลัมน์ต่างๆ หรืออาจได้รับรหัสที่แตกต่างกัน

ผู้จัดการสมุดรายวันต้องมีความละเอียดรอบคอบและต้องบันทึกทุกธุรกรรมอย่างพิถีพิถันเพื่อช่วยป้องกันไม่ให้เงินสดถูกนำไปใช้ในทางที่ผิดหรือถูกยักยอก นอกจากนี้ สมุดรายวันการเบิกจ่ายเงินสดสามารถช่วยเจ้าของธุรกิจด้วย การจัดการเงินสด โดยให้ภาพที่ชัดเจนของค่าใช้จ่ายสินค้าคงคลัง ค่าจ้าง ค่าเช่า และค่าใช้จ่ายภายนอกอื่นๆ ข้อมูลนี้มีความสำคัญต่อการตัดสินใจทางธุรกิจที่ดีในอนาคต

สมุดรายวันการเบิกจ่ายเงินสดจะแสดงให้เจ้าของธุรกิจเห็นว่ามีเงินสดออกจากบริษัทมากกว่าเข้ามา และในทางกลับกัน ทำให้พวกเขาสามารถปรับเปลี่ยนธุรกิจเพื่อให้แน่ใจว่ามีแง่บวกอยู่เสมอ กระแสเงินสด.

การเบิกจ่ายเงินสดจะบันทึกการโอนเงิน ไม่ใช่แค่เงินสดจริงเท่านั้น ซึ่งรวมถึงเช็คและการโอนเงินทางอิเล็กทรอนิกส์หรือสิ่งที่เทียบเท่าเงินสดอื่น ๆ

โครงสร้างสมุดรายวันการเบิกจ่ายเงินสด

สมุดรายวันการเบิกเงินสดประกอบด้วยคอลัมน์ต่างๆ เพื่อบันทึกกระแสเงินสดที่ไหลออกของธุรกิจ คอลัมน์รวมถึงวันที่ของการจ่ายเงินสดแต่ละครั้ง รายละเอียดของบัญชีแยกประเภทอื่นที่ได้รับผลกระทบ หมายเลขเช็คที่ออกโดยธุรกิจ จำนวนเงินรวมของเงินสดที่จ่ายไป บัญชีควบคุมเครดิต ซึ่งแสดงจำนวนเงินที่หักจากบัญชีเจ้าหนี้ ภาษีที่ชำระ และคอลัมน์พิเศษที่ระบุประเภทธุรกรรม เช่น โฆษณา ค่าจ้าง เป็นต้น

จากนั้นแต่ละคอลัมน์เหล่านี้จะถูกรวมเข้าด้วยกันเมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลารายการบันทึกเพื่อให้ได้ผลรวมทั้งหมด ข้อมูลนี้จะถูกโอนไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป

ตัวอย่างสมุดรายวันการเบิกจ่ายเงินสด

สมมติว่าในหนึ่งเดือน บริษัท ABC ซื้อเครื่องจักรจากผู้ผลิต BZY ในราคา $5,000 และเช่ารถบรรทุกจาก Rent Trucks ในราคา $500 บริษัทจะต้องให้เครดิตเงินสดคงเหลือและเดบิตบัญชีที่เกี่ยวข้อง สมุดรายวันเงินสดจะมีลักษณะเช่นนี้

วันที่	ประเภทการซื้อ	ผู้รับเงิน	เครดิตเงินสด	เดบิตอื่น ๆ
6/5/21	ซื้อเครื่อง	ผู้ผลิต BZY	$5,000	$5,000
6/12/21	เช่ารถบรรทุก	รถบรรทุกให้เช่า	$500	$500
ทั้งหมด	$5,500	$5,500

นี่เป็นตัวอย่างที่ง่ายมาก แต่จะแสดงให้เห็นว่ามีการบันทึกธุรกรรมอย่างไร ต้องบันทึกจำนวนเงินสดทั้งสองไว้ในบัญชีเครดิตเงินสดและต้องหักจำนวนเงินเดียวกันจากบัญชีที่เกี่ยวข้อง ขึ้นอยู่กับประเภทบัญชีนั้นอาจเป็น รายการสิ่งของ บัญชีหรือบัญชีงบดุลแบบดั้งเดิมอื่น ๆ ในกรณีนี้ มันถูกใส่ไว้ในบัญชีหมวดหมู่ "อื่นๆ"

สำหรับบริษัทแต่ละประเภท สมุดรายวันการเบิกเงินสดจะมีลักษณะแตกต่างกันมาก สมุดรายวันการเบิกจ่ายเงินสดของผู้ค้าปลีกจะรวมถึงสินค้าคงคลัง ลูกหนี้การค้า เจ้าหนี้การค้า เงินเดือน และค่าจ้าง ผู้ผลิตอาจมีทั้งหมดเหล่านี้ แต่ยังบัญชีสำหรับ วัตถุดิบ ซื้อและต้นทุนการผลิต บริษัทซอฟต์แวร์อาจมีเงินเดือนและค่าฮาร์ดแวร์ (คอมพิวเตอร์) เท่านั้น

ไม่ว่าบริษัทประเภทใด เจ้าของธุรกิจต้องใช้สมุดรายวันการเบิกจ่ายเงินสดทุกครั้งที่มีการเบิกจ่ายเงินสดเพื่อบันทึกว่าเงินไปอยู่ที่ใด เป็นเครื่องมือสำคัญในความสำเร็จของธุรกิจใด ๆ รวมทั้งทำให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดที่ให้ไว้กับ สรรพากรบริการ (IRS) ถูกต้องในเวลาภาษี