เหตุใดการกระทบยอดจึงมีความสำคัญในการบัญชี

การกระทบยอด เป็นกระบวนการทางบัญชีพื้นฐานที่ทำให้มั่นใจว่าเงินที่ใช้หรือได้รับจริงตรงกับเงินที่ออกหรือเข้าบัญชีเมื่อสิ้นสุด การเงิน ระยะเวลา.

การกระทบยอดบัญชีเป็นกิจกรรมที่สำคัญอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจและบุคคลเพราะเป็นโอกาสในการตรวจสอบ หลอกลวง กิจกรรมและเพื่อป้องกัน บัญชีกระแสรายวัน ข้อผิดพลาด โดยทั่วไปแล้ว การกระทบยอดจะทำในช่วงเวลาปกติ เช่น รายเดือนหรือรายไตรมาส ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทางบัญชีปกติ

การกระทบยอดทำงานอย่างไร

ทุกสิ้นเดือนและไตรมาสทางบัญชี แนวปฏิบัติที่ดีในการกระทบยอดบัญชี เมื่อกระทบยอดบัญชี ธุรกิจและบุคคลจะตรวจสอบว่าทุกธุรกรรมรวมยอดดุลบัญชีสิ้นสุดที่ถูกต้อง โดยทั่วไป มีสองวิธีในการกระทบยอดบัญชี: การตรวจสอบเอกสารและการตรวจสอบการวิเคราะห์

การตรวจสอบเอกสาร

กระบวนการตรวจสอบเอกสารจะเปรียบเทียบจำนวนของแต่ละธุรกรรมกับจำนวนเงินที่แสดงเป็นขาเข้าหรือขาออกในบัญชีที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่น สมมติว่าบุคคลที่รับผิดชอบเก็บใบเสร็จบัตรเครดิตของตนไว้ทั้งหมด แต่สังเกตเห็นการเรียกเก็บเงินใหม่หลายรายการในใบเรียกเก็บเงินบัตรเครดิตที่พวกเขาไม่รู้จัก บางทีค่าใช้จ่ายอาจมีน้อยและบุคคลนั้นมองข้ามพวกเขาโดยคิดว่าเป็นค่าอาหารกลางวันเป็นต้น

สิ้นเดือนเจ้าของบัญชีจะตรวจสอบรายการในใบเรียกเก็บเงินบัตรเครดิตด้วยเครดิตของตน ใบเสร็จของบัตรและพบว่าพวกเขาไม่มีใบเสร็จรับเงินสำหรับค่าอาหารกลางวันที่คาดว่าจะปรากฏบน ใบแจ้งหนี้.

เนื่องจากบุคคลนั้นจุกจิกเรื่องการเก็บใบเสร็จ พวกเขาจึงโทรหาบัตรเครดิตเพื่อโต้แย้งจำนวนเงิน หลังจากการสอบสวนพบว่าบัตรเครดิตถูกบุกรุกโดยอาชญากรที่สามารถรับข้อมูลของบริษัทและเรียกเก็บเงินจากบัตรเครดิตของบุคคลนั้นได้ บุคคลจะได้รับเงินคืนสำหรับค่าใช้จ่ายที่ไม่ถูกต้อง บัตรถูกยกเลิก และกิจกรรมการฉ้อโกงหยุดลง

การตรวจทานการวิเคราะห์

วิธีการตรวจสอบการวิเคราะห์ยังสามารถเปิดเผยกิจกรรมที่เป็นการฉ้อโกงหรือ งบดุล ข้อผิดพลาด ในกรณีนี้ ธุรกิจจะประมาณจำนวนเงินที่ควรอยู่ในบัญชีตามระดับกิจกรรมในบัญชีก่อนหน้า

ตัวอย่างเช่น บริษัทการลงทุนด้านอสังหาริมทรัพย์ ABC ซื้ออาคารประมาณห้าหลังต่อ ปีงบประมาณ ขึ้นอยู่กับระดับกิจกรรมก่อนหน้า บริษัทกระทบยอดบัญชีทุกปีเพื่อตรวจสอบความคลาดเคลื่อน ในปีนี้ ยอดเงินคงเหลือในบัญชีที่คาดไว้จะถูกปิดเป็นจำนวนที่มีนัยสำคัญ

จากกิจกรรมทางบัญชีและการซื้อครั้งก่อน การประมาณการสำหรับเจ้าหนี้ควรอยู่ที่ 5 ล้านดอลลาร์ ยอดดุลบัญชีเจ้าหนี้ที่แท้จริงคือ 48 ล้านดอลลาร์สำหรับปี ซึ่งเป็นข้อแตกต่างที่สำคัญในงบดุล

นักบัญชีของบริษัท ABC ตรวจทานงบดุลและพบว่าผู้ทำบัญชีป้อนศูนย์พิเศษเมื่อสิ้นสุดบัญชีเจ้าหนี้โดยไม่ได้ตั้งใจ นักบัญชีปรับค่า บัญชีที่สามารถจ่ายได้ ถึง 4.8 ล้านดอลลาร์ซึ่งเป็นจำนวนเงินโดยประมาณของบัญชีเจ้าหนี้โดยประมาณ

เหตุผลในการกระทบยอดใบแจ้งยอดธนาคาร

การกระทบยอดธนาคารเป็นงานที่สำคัญมากสำหรับบริษัทใดๆ สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก เป้าหมายหลักของการกระทบยอดใบแจ้งยอดจากธนาคารของคุณคือเพื่อให้แน่ใจว่ายอดคงเหลือของธุรกิจของคุณที่บันทึกไว้และยอดเงินที่บันทึกไว้ของธนาคารตรงกัน นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณจัดการและตรวจสอบกระแสเงินสดของคุณ

ต่อไปนี้คือสาเหตุอื่นๆ บางประการที่ธุรกิจควรกระทบยอดใบแจ้งยอดจากธนาคารในแต่ละเดือน:

• ระบุการฉ้อโกง: สัญญาณของการฉ้อโกงควรเป็นสิ่งสำคัญอันดับแรกของคุณเมื่อกระทบยอดธุรกรรมในบัญชีธนาคารของคุณ ตัวอย่างเช่น เช็คที่ถูกต้องตามกฎหมายที่คุณออกซ้ำหรือเปลี่ยนแปลงหรือไม่ มีการออกเช็คโดยไม่ได้รับอนุญาตหรือไม่? มีการโอนออกจากบัญชีโดยไม่ได้รับอนุญาตหรือไม่? บัญชีมีเงินฝากที่ขาดหายไปหรือไม่?
• ตรวจสอบการป้อนข้อมูล: การกระทบยอดใบแจ้งยอดจากธนาคารของคุณทำให้คุณสามารถระบุความผิดปกติใดๆ เช่น การป้อนจำนวนเงินที่ไม่ถูกต้อง รายการซ้ำ และข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลอื่นๆ
• ยืนยันความถูกต้องของงบการเงิน: หายาก แต่ธนาคารอาจทำผิดพลาดได้ การกระทบยอดใบแจ้งยอดจากธนาคารเป็นวิธีหนึ่งในการยืนยันว่าใบแจ้งยอดทางการเงินของคุณตรงกับใบแจ้งยอดจากธนาคารของคุณ
• การรายงานภาษีที่ถูกต้อง: ในการสร้างการคืนภาษีที่ถูกต้อง คุณต้องกระทบยอดใบแจ้งยอดจากธนาคารของคุณ
• ควบคุมการโจรกรรม: การกระทบยอดใบแจ้งยอดจากธนาคารของคุณสามารถป้องกันพนักงานหรือบุคคลอื่นจากการขโมยจากบริษัทของคุณได้

โดยทั่วไป การกระทบยอดใบแจ้งยอดจากธนาคารสามารถช่วยคุณระบุธุรกรรมที่ผิดปกติซึ่งอาจเกิดจากการฉ้อโกงหรือข้อผิดพลาดทางบัญชี กระบวนการนี้สามารถทำได้อย่างเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ

สิ่งนี้เป็นจริงสำหรับทั้งธุรกิจและบุคคล ซึ่งทั้งคู่ควรตรวจสอบทุกธุรกรรมเป็นรายบุคคล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจำนวนเงินตรงกันอย่างสมบูรณ์ และหากไม่ใช่ ให้จดบันทึกความแตกต่างที่ต้องการเพิ่มเติม ตรวจสอบ.

ผลที่ตามมาของการไม่กระทบยอดใบแจ้งยอดธนาคารของคุณ

หากมีความแตกต่างระหว่างบัญชีและจำนวนเงิน จะต้องอธิบายความแตกต่างเหล่านี้ การกระทบยอดใบแจ้งยอดจากธนาคารของคุณทำให้คุณสามารถระบุปัญหาได้ก่อนที่ปัญหาจะหมดไป

ที่สำคัญที่สุด การกระทบยอดใบแจ้งยอดจากธนาคารจะช่วยให้คุณจับการฉ้อโกงได้ก่อนที่จะสายเกินไป สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าผู้บริโภคได้รับการคุ้มครองภายใต้กฎหมายของรัฐบาลกลางในแง่ของบัญชีธนาคารมากกว่าธุรกิจ ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจในการตรวจจับการฉ้อโกงหรือกิจกรรมที่น่าสงสัยตั้งแต่เนิ่นๆ พวกเขาไม่สามารถพึ่งพาธนาคารเพื่อปกปิดการฉ้อโกงหรือข้อผิดพลาดในบัญชีได้

บรรทัดล่าง

การกระทบยอดใบแจ้งยอดจากธนาคารของคุณนั้นหมายถึงการเปรียบเทียบบันทึกทางการเงินภายในของคุณกับบันทึกที่ธนาคารมอบให้คุณ กระบวนการนี้มีความสำคัญเนื่องจากช่วยให้แน่ใจว่าคุณสามารถระบุธุรกรรมที่ผิดปกติใดๆ ที่เกิดจากการฉ้อโกงหรือข้อผิดพลาดทางบัญชี สำหรับธุรกิจ แนวทางปฏิบัตินี้สามารถช่วยคุณจัดการกระแสเงินสดและระบุจุดบกพร่องต่างๆ ได้

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการกระทบยอดใบแจ้งยอดบัญชีธนาคาร

ขั้นตอนในการกระทบยอดใบแจ้งยอดธนาคารมีอะไรบ้าง?

ขั้นตอนแรกในการกระทบยอดธนาคารคือการเปรียบเทียบบันทึกธุรกรรมและยอดคงเหลือของธุรกิจของคุณกับใบแจ้งยอดจากธนาคารรายเดือนของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณตรวจสอบทุกธุรกรรมเป็นรายบุคคล หากจำนวนเงินไม่ตรงกัน ความแตกต่างเหล่านั้นจะต้องตรวจสอบเพิ่มเติม

ในกรณีที่มีบางอย่างไม่ตรงกัน คุณควรทำตามขั้นตอนต่างๆ สองสามขั้นตอน ประการแรก มีเหตุผลที่ชัดเจนบางประการที่อาจมีความคลาดเคลื่อนในบัญชีของคุณ หากคุณได้เขียนเช็คไปยังผู้ขายและลดยอดเงินในบัญชีของคุณในระบบภายในของคุณ ธนาคารของคุณอาจแสดงยอดเงินคงเหลือที่สูงขึ้นจนกว่าเช็คจะเข้าบัญชีของคุณ ในทำนองเดียวกัน หากคุณคาดว่าจะได้รับการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ในหนึ่งเดือน แต่จริงๆ แล้วยังไม่ชัดเจนจนกว่าจะถึงหนึ่งวันก่อนหรือหลังสิ้นเดือน การทำเช่นนี้อาจทำให้เกิดความคลาดเคลื่อนได้

สัญญาณที่แท้จริงของการฉ้อโกงรวมถึงเช็คที่ไม่ได้รับอนุญาตและเงินฝากที่ขาดหายไป

เมื่อใดควรกระทบยอดใบแจ้งยอดธนาคาร?

ขอแนะนำให้กระทบยอดใบแจ้งยอดธนาคารของคุณอย่างน้อยทุกเดือน ธุรกิจบางแห่งที่มีปริมาณงานสูงหรือธุรกิจที่ทำงานในอุตสาหกรรมที่มีความเสี่ยงสูงต่อการทุจริตอาจกระทบยอดใบแจ้งยอดจากธนาคารได้บ่อยขึ้น (บางครั้งถึงแม้จะเป็นรายวัน)

สิ่งที่ปรากฏในใบแจ้งยอดการกระทบยอดธนาคาร?

ธุรกิจบางแห่งสร้างใบแจ้งยอดการกระทบยอดธนาคารเพื่อบันทึกว่ามีการกระทบยอดบัญชีเป็นประจำ เอกสารนี้สรุปกิจกรรมการธนาคารและธุรกิจ โดยกระทบยอดบัญชีธนาคารของนิติบุคคลกับบันทึกทางการเงิน ใบแจ้งยอดการกระทบยอดธนาคารยืนยันว่าการชำระเงินได้รับการประมวลผลและการเรียกเก็บเงินเงินสดได้ฝากเข้าบัญชีธนาคารแล้ว