โปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบคืออะไร?

โปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบคืออะไร?

โปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบคือชุดนโยบายและขั้นตอนภายในของบริษัทที่วางไว้เพื่อให้เป็นไปตามกฎหมาย กฎเกณฑ์ และระเบียบข้อบังคับ หรือเพื่อรักษาชื่อเสียงของธุรกิจ ทีมการปฏิบัติตามกฎระเบียบจะตรวจสอบกฎที่กำหนดโดยหน่วยงานของรัฐ สร้างโปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบ นำไปใช้ทั่วทั้งบริษัท และบังคับใช้การปฏิบัติตามโปรแกรม

การทำความเข้าใจโปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

หน่วยงานกำกับดูแลด้านการเงินหลักในสหรัฐอเมริกาคือ Federal Reserve Board สำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ (ก.ล.ต.) และหน่วยงานกำกับดูแลอุตสาหกรรมการเงิน (FINRA) สิ่งเหล่านี้และอื่น ๆ ได้กำหนดข้อกำหนดที่ต้องปฏิบัติตาม หากทำได้ และในระดับที่แตกต่างกัน โดยธนาคาร นายหน้า-ตัวแทนจำหน่าย ผู้จัดการสินทรัพย์ และสถาบันการเงินอื่นๆ

โปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบมีความสำคัญมากขึ้นในอุตสาหกรรมการเงินนับตั้งแต่เกิดความตื่นตระหนกของ วิกฤติทางการเงินแต่การร้องเรียนอย่างรุนแรงของนายธนาคารได้พบหูที่เปิดกว้างของพรรครีพับลิกันในรัฐบาลกลาง มีความพยายามร่วมกันที่จะยกเลิกกฎระเบียบที่ออกแบบมาเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้เข้าร่วมบางส่วนในภาคการเงินออกจาก ใช้แรงกระตุ้นเพื่อผลประโยชน์ของตนเองมากเกินไป แต่การผลักดันและดึงการเมืองในดี.ซี. ทำให้ไม่ชัดเจนว่าจะเปลี่ยนแปลงอะไร หากมี ผลลัพธ์ในที่สุด

บริษัทที่ซื้อขายในตลาดหลักทรัพย์ควรมีโปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่แข็งแกร่งเพื่อปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ก.ล.ต. กำหนด โดยเฉพาะอย่างยิ่งต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดในการยื่นและกำหนดเวลาอย่างเคร่งครัด โปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบก็มีความสำคัญเช่นกัน แม้ว่าจะเป็นทางการน้อยกว่า ในบริษัทขนาดใหญ่และขนาดเล็ก สาธารณะหรือไม่สาธารณะ.

ในกรณีที่ข้อกำหนดของหน่วยงานกำกับดูแลไม่มีผลบังคับใช้ โปรแกรมการปฏิบัติตามข้อกำหนดของบริษัทจะจัดการกับความประพฤติของพนักงานให้ปฏิบัติตามนโยบายภายใน (เช่น การใช้จ่ายขององค์กร เงินทุนหรือการปฏิบัติต่อสตรี) และที่สำคัญกว่านั้น คือ การรักษาชื่อเสียงของบริษัทในกลุ่มลูกค้า ซัพพลายเออร์ พนักงาน และแม้แต่ชุมชนที่ธุรกิจตั้งอยู่ ตั้งอยู่. หน่วยงานกำกับดูแล ได้เติบโตขึ้นเนื่องจากบทบาทของพวกเขาในการทำให้บริษัทของตนพ้นจากภาวะน้ำร้อนลวกด้วยหน่วยงานกำกับดูแล ลูกค้า ผู้ถือหุ้น สื่อมวลชน และประชาชนทั่วไป

วิธีสร้างโปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

แม้ว่าโปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบจะมีหลายประเภท—โปรแกรมสำหรับการปฏิบัติตามกฎระเบียบทางการเงินอย่างใกล้ชิดหรือสำหรับ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสถานที่ทำงานปราศจากการเลือกปฏิบัติและการล่วงละเมิดทางเพศ—โปรแกรมการปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ทุกรายการควรมีกุญแจสองสามข้อ องค์ประกอบ

หลังจากผ่านพระราชบัญญัติการดูแลราคาไม่แพง รัฐบาลได้สรุปองค์ประกอบเจ็ดประการของโปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เข้มงวดสำหรับผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพ การนำเสนอระบุองค์ประกอบต่อไปนี้

นโยบายที่เป็นลายลักษณ์อักษร ขั้นตอน และมาตรฐานการปฏิบัติ

ขั้นตอนแรกในการดำเนินการตามโปรแกรมการปฏิบัติตามข้อกำหนดคือการทำให้แน่ใจว่าโปรแกรมการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณกำหนดนโยบายและความคาดหวังไว้อย่างชัดเจน ให้โปรแกรมที่เขียนขึ้นพร้อมสำหรับพนักงานทุกคน ปรับปรุงและทบทวนนโยบายอย่างสม่ำเสมอ และการทำให้มั่นใจว่าพนักงานใหม่จะตรวจสอบโปรแกรมภายใน 90 วันนับจากวันที่เริ่มงาน มีความสำคัญต่อความสำเร็จของโปรแกรมการปฏิบัติตามข้อกำหนด

การกำกับดูแลโปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

เมื่อกำหนดความคาดหวังของโปรแกรมไว้อย่างชัดเจนแล้ว คุณจะต้องมอบหมาย a เจ้าหน้าที่ปฏิบัติตามกฎระเบียบ หรือคณะกรรมการกำกับการปฏิบัติตามโปรแกรม พนักงานหรือกลุ่มพนักงานนี้ควรมีประวัติและความรู้เชิงลึกเกี่ยวกับพฤติกรรมทางจริยธรรม และควรรายงานโดยตรงต่อ CEO ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับโครงสร้างของบริษัท

การฝึกอบรมและการศึกษา

สิ่งสำคัญในการดำเนินการตามโปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบในที่ทำงานคือการใช้เวลาและ เงินเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนคุ้นเคยและได้รับการฝึกอบรมอย่างเหมาะสมถึงชุดใหม่ของโปรแกรม มาตรฐาน ซึ่งควรรวมถึงการจ้างใหม่และการเช็คอินบ่อยครั้งกับพนักงานปัจจุบันทั้งหมด

จัดการประชุมประจำปีหรือรายไตรมาสทั้งบริษัทเพื่อจัดการกับข้อกังวลหรือข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับโปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ตลอดจนสร้างความมั่นใจว่า พนักงานใหม่ทุกคนเข้ารับการฝึกอบรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบภายในสองสามเดือนแรกของการจ้างงานจะช่วยรักษาการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ประสบความสำเร็จ โปรแกรม.

การเปิดสายการสื่อสาร

สิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งของการดำเนินการตามโปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ประสบความสำเร็จคือการทำให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคน รู้สึกว่าตนมีช่องทางเปิดกว้างในการแสดงคำถามหรือข้อกังวลใจเกี่ยวกับการปฏิบัติตามข้อกำหนด โปรแกรม. โปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบควรอนุญาตให้พนักงานรายงานการละเมิดและแก้ไขปัญหาด้านจริยธรรมผ่านแพลตฟอร์มที่ไม่ระบุชื่อ นอกจากนี้ เจ้าหน้าที่กำกับดูแลการปฏิบัติตามกฎระเบียบควรทำให้ตนเองพร้อมใช้งานและเข้าถึงได้ง่ายสำหรับพนักงานที่มีคำถามเฉพาะเกี่ยวกับโปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

การสร้างเส้นทางการสื่อสารที่มั่นคงระหว่างผู้ที่ดูแลโปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบและ พนักงานที่ครอบคลุมเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่ามีการละเมิด 1) ได้รับรายงานและสามารถป้องกันได้ใน อนาคต.

การตรวจสอบและการตรวจสอบ

ควรมีการนำระบบการตรวจสอบและติดตามมาใช้เพื่อวัดประสิทธิภาพของโปรแกรมการปฏิบัติตาม รับรองการปฏิบัติตามกฎระเบียบภายนอก และระบุความเสี่ยงในการปฏิบัติตาม โปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบควรได้รับการตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอโดยเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินงานตามปกติ อย่างไรก็ตาม ควรอยู่ภายใต้เงื่อนไขภายนอกที่เป็นทางการด้วย การตรวจสอบ. ควรมีการตรวจสอบอย่างน้อยปีละครั้ง ผู้ตรวจสอบบัญชีควรจัดทำรายงานผลการวิจัยเป็นลายลักษณ์อักษร

มีวินัยสม่ำเสมอ

องค์ประกอบหนึ่งของโปรแกรมการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่มีประสิทธิภาพคือการบังคับใช้จริง โปรแกรมการปฏิบัติตามควรรวมถึงนโยบายที่ชัดเจนและเป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งใช้การดำเนินการทางวินัยที่เหมาะสมกับผู้ที่ไม่ปฏิบัติตามความคาดหวังและนโยบายของโปรแกรม การลงโทษทางวินัยเหล่านี้ควรใช้เมื่อเกิดสถานการณ์ต่อไปนี้: การไม่ปฏิบัติตาม ความล้มเหลวในการตรวจจับ การไม่ปฏิบัติตามเมื่อความขยันเนื่องจากควรให้เบาะแสที่ชัดเจนและความล้มเหลวในการรายงานกรณีของ การไม่ปฏิบัติตาม

ดังที่คุณเห็นแล้ว การบังคับใช้มาตรการทางวินัยที่จำเป็นจะทำได้ง่ายขึ้นหากปฏิบัติตามขั้นตอนข้างต้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งการมีความคาดหวังที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนและนโยบายที่เปิดกว้าง

การดำเนินการแก้ไข

สุดท้าย เมื่อปฏิบัติตามขั้นตอนข้างต้นทั้งหมดแล้ว และความเสี่ยงในการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่สำคัญหรือช่องโหว่ถูกค้นพบผ่านการตรวจสอบ การละเมิดการปฏิบัติตามหรือการตรวจสอบภายใน คณะกรรมการการปฏิบัติตามควรดำเนินการอย่างทันท่วงทีซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงของการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด