ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับระบบข้อมูลบัญชี – AIS

หนึ่ง ระบบสารสนเทศทางการบัญชี (AIS) เป็นโครงสร้างที่ธุรกิจใช้ในการรวบรวม จัดเก็บ จัดการ ประมวลผล เรียกค้น และรายงานข้อมูลทางการเงิน ใช้โดยนักบัญชี ที่ปรึกษา นักวิเคราะห์ธุรกิจ ผู้จัดการ หัวหน้าเจ้าหน้าที่การเงิน (CFO) ผู้ตรวจสอบบัญชี หน่วยงานกำกับดูแล และภาษี หน่วยงาน

นักบัญชีที่ได้รับการฝึกอบรมมาเป็นพิเศษทำงานเชิงลึกกับ AIS เพื่อให้แน่ใจว่าธุรกรรมทางการเงินของบริษัทมีความถูกต้องแม่นยำสูงสุดและ การเก็บบันทึก ตลอดจนทำให้ข้อมูลทางการเงินสามารถเข้าถึงได้ง่ายสำหรับผู้ที่ต้องการเข้าถึงโดยชอบด้วยกฎหมาย ทั้งหมดนี้ในขณะเดียวกันก็รักษาข้อมูลให้ครบถ้วนและ ปลอดภัย.

ทำความเข้าใจระบบสารสนเทศทางการบัญชี (AIS)

ระบบข้อมูลบัญชีเป็นวิธีติดตามกิจกรรมทางบัญชีและธุรกิจทั้งหมดของบริษัท ระบบสารสนเทศทางบัญชีโดยทั่วไปประกอบด้วยองค์ประกอบหลักหกส่วน: บุคลากร ขั้นตอนและคำสั่ง ข้อมูล ซอฟต์แวร์ โครงสร้างพื้นฐานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ และการควบคุมภายใน ด้านล่างนี้คือรายละเอียดของแต่ละองค์ประกอบโดยละเอียด

1. ชาวเอไอเอส

คนในเอไอเอสเป็นผู้ใช้ระบบ AIS ช่วยให้แผนกต่างๆ ภายในบริษัททำงานร่วมกัน ผู้เชี่ยวชาญที่อาจต้องใช้ AIS ขององค์กร ได้แก่

• นักบัญชี
• ที่ปรึกษา
• นักวิเคราะห์ธุรกิจ
• ผู้จัดการ
• หัวหน้าเจ้าหน้าที่การเงิน
• ผู้ตรวจสอบบัญชี

ตัวอย่างเช่น ฝ่ายบริหารสามารถกำหนดเป้าหมายการขายซึ่งพนักงานสามารถสั่งซื้อสินค้าคงคลังในปริมาณที่เหมาะสมได้ ใบสั่งสินค้าคงคลังจะแจ้งฝ่ายบัญชีเกี่ยวกับเจ้าหนี้รายใหม่ เมื่อทำการขายในธุรกิจ บุคลากรและแผนกที่เกี่ยวข้องในกระบวนการขายอาจรวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

1. พนักงานขายป้อนคำสั่งซื้อของลูกค้าในเอไอเอส
2. ใบเรียกเก็บเงินทางบัญชีหรือส่ง ใบแจ้งหนี้ ให้กับลูกค้า
3. คลังสินค้าประกอบคำสั่งซื้อ
4. แผนกจัดส่งสินค้าจะส่งคำสั่งซื้อไปยังลูกค้า
5. ฝ่ายบัญชีได้รับแจ้งใหม่ ลูกหนี้ซึ่งเป็น IOU จากลูกค้าที่โดยทั่วไปจะชำระเงินภายใน 30, 60 หรือ 90 วัน
6. ฝ่ายบริการลูกค้าติดตามคำสั่งซื้อและการจัดส่งของลูกค้า
7. ฝ่ายบริหารใช้ AIS เพื่อสร้างรายงานการขายและวิเคราะห์ต้นทุน ซึ่งอาจรวมถึงสินค้าคงคลัง ค่าขนส่ง และต้นทุนการผลิต

ด้วย AIS ที่ออกแบบมาอย่างดี ทุกคนในองค์กรสามารถเข้าถึงระบบเดียวกันและรับข้อมูลเดียวกันได้ เอไอเอสยังช่วยลดความยุ่งยากในกระบวนการรายงานข้อมูลแก่บุคคลภายนอกองค์กร เมื่อจำเป็น

ตัวอย่างเช่น ที่ปรึกษาอาจใช้ข้อมูลใน AIS เพื่อวิเคราะห์ประสิทธิภาพของโครงสร้างการกำหนดราคาของบริษัทโดยดูจากข้อมูลต้นทุน ข้อมูลการขาย และรายได้ อีกด้วย, ผู้ตรวจสอบบัญชี สามารถใช้ข้อมูลเพื่อประเมินการควบคุมภายในของบริษัท สถานะทางการเงิน และการปฏิบัติตามกฎระเบียบต่างๆ เช่น พระราชบัญญัติ Sarbanes-Oxley (ซ็อก).

เอไอเอสควรได้รับการออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ที่จะใช้งาน ระบบควรใช้งานง่ายและควรปรับปรุงไม่ขัดขวางประสิทธิภาพ

2. ขั้นตอนและคำแนะนำ

ขั้นตอนและคำแนะนำของ AIS คือวิธีการที่ใช้ในการรวบรวม จัดเก็บ เรียกค้น และประมวลผลข้อมูล วิธีการเหล่านี้มีทั้งแบบแมนนวลและแบบอัตโนมัติ ข้อมูลอาจมาจากทั้งแหล่งข้อมูลภายใน (เช่น พนักงาน) และแหล่งข้อมูลภายนอก (เช่น คำสั่งซื้อออนไลน์ของลูกค้า) ขั้นตอนและคำแนะนำจะถูกเข้ารหัสลงในซอฟต์แวร์ AIS อย่างไรก็ตาม ขั้นตอนและคำแนะนำควร "เข้ารหัส" ให้กับพนักงานผ่านเอกสารและการฝึกอบรม ต้องปฏิบัติตามขั้นตอนและคำแนะนำอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้มีประสิทธิภาพ

3. เอไอเอส ดาต้า

AIS ต้องมีโครงสร้างฐานข้อมูลเพื่อเก็บข้อมูล เช่น Structured query language (SQL) ซึ่งเป็นภาษาคอมพิวเตอร์ที่ใช้กันทั่วไปสำหรับฐานข้อมูล SQL อนุญาตให้จัดการและดึงข้อมูลที่อยู่ใน AIS เพื่อการรายงาน เอไอเอสยังต้องการหน้าจออินพุตต่างๆ สำหรับผู้ใช้ระบบประเภทต่างๆ และการป้อนข้อมูล รวมถึงรูปแบบเอาต์พุตที่แตกต่างกันเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ที่แตกต่างกันและประเภทต่าง ๆ ของ ข้อมูล.

ข้อมูลที่มีอยู่ใน AIS เป็นข้อมูลทางการเงินทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจขององค์กร ข้อมูลทางธุรกิจใดๆ ที่กระทบต่อการเงินของบริษัทควรไปที่ AIS

ประเภทของข้อมูลที่รวมอยู่ใน AIS ขึ้นอยู่กับลักษณะของธุรกิจ แต่อาจประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้:

• ใบสั่งขาย
• ใบแจ้งยอดการเรียกเก็บเงินของลูกค้า
• รายงานการวิเคราะห์การขาย
• ใบขอซื้อ
• ใบแจ้งหนี้ของผู้จัดจำหน่าย
• ตรวจสอบทะเบียน
• บัญชีแยกประเภททั่วไป
• ข้อมูลสินค้าคงคลัง
• ข้อมูลเงินเดือน
• จับเวลา
• ข้อมูลภาษี

ข้อมูลสามารถนำไปใช้จัดทำงบบัญชีและรายงานทางการเงิน รวมทั้งอายุบัญชีลูกหนี้ ค่าเสื่อมราคา หรือ ตารางค่าตัดจำหน่าย, NS งบทดลองและงบกำไรขาดทุน การมีข้อมูลทั้งหมดนี้รวมอยู่ในที่เดียวใน AIS จะช่วยอำนวยความสะดวกในการเก็บบันทึก การรายงาน การวิเคราะห์ การตรวจสอบ และกิจกรรมการตัดสินใจของธุรกิจ เพื่อให้ข้อมูลมีประโยชน์ ข้อมูลนั้นต้องสมบูรณ์ ถูกต้อง และมีความเกี่ยวข้อง

ในทางกลับกัน ตัวอย่างข้อมูลที่จะไม่เข้าสู่ AIS ได้แก่ บันทึกช่วยจำ จดหมายโต้ตอบ การนำเสนอ และคู่มือ เอกสารเหล่านี้อาจมีความสัมพันธ์ที่เป็นรูปธรรมกับการเงินของบริษัท แต่ไม่รวมเชิงอรรถมาตรฐาน เอกสารเหล่านี้ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของการเก็บบันทึกทางการเงินของบริษัท

4. เอไอเอส ซอฟต์แวร์

ส่วนประกอบซอฟต์แวร์ของ AIS คือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ใช้ในการจัดเก็บ เรียกค้น ประมวลผล และวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงินของบริษัท ก่อนที่จะมีคอมพิวเตอร์ AIS เป็นระบบที่ใช้กระดาษเป็นพื้นฐาน แต่วันนี้ บริษัท ส่วนใหญ่ใช้ซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์เป็นพื้นฐานของ AIS ธุรกิจขนาดเล็กอาจใช้ Quickbooks ของ Intuit หรือ Sage 50 Accounting ของ Sage แต่มีธุรกิจอื่นๆ ธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลางอาจใช้ SAPธุรกิจหนึ่ง.ธุรกิจขนาดกลางและขนาดใหญ่อาจใช้ Dynamics GP ของ Microsoft, MAS 90 ของ Sage Group หรือ MAS 200, PeopleSoft ของ Oracle หรือ Epicor Financial Management   

คุณภาพ ความน่าเชื่อถือ และความปลอดภัยเป็นองค์ประกอบสำคัญของประสิทธิภาพ ซอฟต์แวร์เอไอเอส. ผู้จัดการพึ่งพาข้อมูลที่ส่งออกไปในการตัดสินใจของบริษัท และพวกเขาต้องการข้อมูลคุณภาพสูงเพื่อการตัดสินใจที่ถูกต้อง

โปรแกรมซอฟต์แวร์ของ AIS สามารถปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการเฉพาะของธุรกิจประเภทต่างๆ หากโปรแกรมที่มีอยู่ไม่ตรงกับความต้องการของบริษัท ก็สามารถพัฒนาซอฟต์แวร์ภายในบริษัทได้ด้วย ข้อมูลจำนวนมากจากผู้ใช้ปลายทางหรือสามารถพัฒนาโดยบริษัทบุคคลที่สามโดยเฉพาะสำหรับ องค์กร. ระบบสามารถจ้างบริษัทภายนอกได้แม้กระทั่งบริษัทที่เชี่ยวชาญ

สำหรับบริษัทที่ซื้อขายในตลาดหลักทรัพย์ ไม่ว่าธุรกิจจะเลือกใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์และตัวเลือกการปรับแต่งแบบใด กฎระเบียบของ Sarbanes-Oxley จะกำหนดโครงสร้างของ AIS ในระดับหนึ่ง นี่เป็นเพราะว่าระเบียบ SOX ได้กำหนดขึ้น การควบคุมภายใน และขั้นตอนการตรวจสอบที่บริษัทมหาชนต้องปฏิบัติตาม

5. โครงสร้างพื้นฐานด้านไอที

โครงสร้างพื้นฐานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นเพียงชื่อแฟนซีสำหรับฮาร์ดแวร์ที่ใช้ในการดำเนินการระบบสารสนเทศทางการบัญชี รายการฮาร์ดแวร์เหล่านี้ส่วนใหญ่ที่ธุรกิจจำเป็นต้องมีอยู่แล้ว และสามารถรวมถึงสิ่งต่อไปนี้:

• คอมพิวเตอร์
• อุปกรณ์มือถือ
• เซิร์ฟเวอร์
• เครื่องพิมพ์
• อุปกรณ์ป้องกันไฟกระชาก
• เราเตอร์
• สื่อจัดเก็บข้อมูล
• แหล่งจ่ายไฟสำรอง

นอกเหนือจากค่าใช้จ่ายแล้ว ปัจจัยที่ต้องพิจารณาในการเลือกฮาร์ดแวร์ ได้แก่ ความเร็ว ความสามารถในการจัดเก็บข้อมูล และความสามารถในการขยายและอัปเกรดฮาร์ดแวร์หรือไม่

ที่สำคัญที่สุด ฮาร์ดแวร์ที่เลือกสำหรับ AIS จะต้องเข้ากันได้กับซอฟต์แวร์ที่ต้องการ ตามหลักการแล้วมันไม่เพียงเข้ากันได้ แต่เหมาะสมที่สุด ระบบที่เกะกะจะมีประโยชน์น้อยกว่าระบบที่รวดเร็วมาก วิธีหนึ่งที่ธุรกิจสามารถตอบสนองความต้องการด้านความเข้ากันได้ของฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ได้อย่างง่ายดายคือการซื้อระบบแบบเบ็ดเสร็จที่มีทั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่ธุรกิจต้องการ การจัดซื้อระบบแบบเบ็ดเสร็จหมายถึงในทางทฤษฎี ธุรกิจจะได้รับการผสมผสานฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับ AIS

AIS ที่ดีควรมีแผนสำหรับการบำรุงรักษา การบริการ การเปลี่ยนและการอัพเกรดส่วนประกอบของฮาร์ดแวร์ด้วย ระบบตลอดจนแผนการกำจัดฮาร์ดแวร์ที่เสียและล้าสมัย เพื่อให้ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนสมบูรณ์ ถูกทำลาย

6. การควบคุมภายใน

การควบคุมภายในของ AIS เป็นมาตรการรักษาความปลอดภัยที่มีเพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อน สิ่งเหล่านี้สามารถทำได้ง่ายเหมือนรหัสผ่านหรือซับซ้อนเท่าการระบุไบโอเมตริก โปรโตคอลความปลอดภัยไบโอเมตริกอาจรวมถึงการจัดเก็บลักษณะของมนุษย์ที่ไม่เปลี่ยนแปลงเมื่อเวลาผ่านไป เช่น ลายนิ้วมือ เสียง และการจดจำใบหน้า

เอไอเอสต้องมีการควบคุมภายในเพื่อป้องกันการเข้าถึงคอมพิวเตอร์โดยไม่ได้รับอนุญาตและเพื่อจำกัดการเข้าถึงผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาต ซึ่งรวมถึงผู้ใช้บางคนภายในบริษัทด้วย นอกจากนี้ยังต้องป้องกันการเข้าถึงไฟล์โดยไม่ได้รับอนุญาตโดยบุคคลที่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึงเฉพาะบางส่วนของระบบ

AIS มีข้อมูลที่เป็นความลับซึ่งไม่ใช่เฉพาะของบริษัทแต่รวมถึงพนักงานและลูกค้าด้วย ข้อมูลนี้อาจรวมถึง:

• หมายเลขประกันสังคม
• ข้อมูลเงินเดือนและบุคลากร
• หมายเลขบัตรเครดิต
• ข้อมูลลูกค้า
• ข้อมูลทางการเงินของบริษัท
• ข้อมูลทางการเงินของซัพพลายเออร์และผู้ขาย

ข้อมูลทั้งหมดใน AIS ควรได้รับการเข้ารหัส และการเข้าถึงระบบควรได้รับการบันทึกและเฝ้าระวัง กิจกรรมของระบบควรตรวจสอบย้อนกลับได้เช่นกัน

เอไอเอสยังต้องการการควบคุมภายในที่ป้องกันจากไวรัสคอมพิวเตอร์ แฮกเกอร์ และภัยคุกคามอื่นๆ ทั้งภายในและภายนอก ความปลอดภัยของเครือข่าย. นอกจากนี้ยังต้องได้รับการปกป้องจากภัยธรรมชาติและไฟกระชากที่อาจทำให้ข้อมูลสูญหายได้

ตัวอย่างระบบสารสนเทศทางการบัญชีในโลกแห่งความเป็นจริง

AIS ที่ออกแบบมาอย่างดีช่วยให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างราบรื่นในแต่ละวัน ในขณะที่ AIS ที่ออกแบบมาไม่ดีอาจขัดขวางการดำเนินงานได้ การใช้งาน AIS ครั้งที่ 3 คือ เมื่อธุรกิจประสบปัญหา ข้อมูลใน AIS สามารถใช้เพื่อเปิดเผยเรื่องราวของสิ่งที่ผิดพลาดได้ กรณีของ WorldCom และ Lehman Brothers ให้สองตัวอย่าง

WorldCom

ในปี 2545 ผู้ตรวจสอบภายในของ WorldCom Eugene Morse และ Cynthia Cooper ใช้ AIS ของบริษัทเพื่อเปิดเผยเกือบ 4 พันล้านดอลลาร์ในการจัดสรรค่าใช้จ่ายที่เป็นการฉ้อโกงและรายการบัญชีอื่นๆการสืบสวนของพวกเขานำไปสู่การเลิกจ้าง CFO สกอตต์ ซัลลิแวน เช่นเดียวกับคนใหม่ กฎหมาย—มาตรา 404 ของกฎหมาย Sarbanes-Oxley Act ซึ่งควบคุมการเงินภายในของบริษัท การควบคุมและขั้นตอน 

Lehman Brothers

ในการตรวจสอบสาเหตุของการล่มสลายของเลห์แมน การตรวจสอบระบบ AIS และระบบข้อมูลอื่นๆ เป็นองค์ประกอบหลัก ควบคู่ไปกับการรวบรวมและทบทวนเอกสาร รวมทั้งการสัมภาษณ์พยาน การค้นหาสาเหตุของความล้มเหลวของบริษัท "จำเป็นต้องมีการสอบสวนและทบทวนการดำเนินงาน การค้าขาย การประเมินมูลค่าการเงิน การบัญชี และระบบข้อมูลอื่นๆ" ตามรายงานของผู้ตรวจสอบ 9 เล่มจำนวน 2,200 หน้า

ระบบของเลห์แมนให้ตัวอย่างว่า AIS ควรทำอย่างไร ไม่ มีโครงสร้าง ผู้ตรวจสอบ Anton R. รายงานของ Valukas กล่าวว่า "ในเวลาที่ การล้มละลาย การยื่นเอกสาร Lehman ได้ดูแลระบบซอฟต์แวร์และแอพพลิเคชั่นกว่า 2,600 รายการ... ระบบของเลห์แมนหลายระบบมีความลึกลับ ล้าสมัยหรือไม่ได้มาตรฐาน"

ผู้ตรวจสอบตัดสินใจที่จะเน้นความพยายามของเขากับ 96 ระบบที่เกี่ยวข้องมากที่สุด การสอบนี้จำเป็นต้องมีการฝึกอบรม การศึกษา และการลองผิดลองถูกเพียงเพื่อเรียนรู้วิธีการใช้ระบบ

รายงานของ Valukas ยังระบุด้วยว่า "ระบบของเลห์แมนต้องพึ่งพาอาศัยกันอย่างมาก แต่ความสัมพันธ์ของพวกเขาก็ยากที่จะถอดรหัสและไม่ได้รับการจัดทำเป็นเอกสารอย่างดี ต้องใช้ความพยายามเป็นพิเศษในการแก้ระบบเหล่านี้เพื่อให้ได้ข้อมูลที่จำเป็น"

บรรทัดล่าง

ส่วนประกอบทั้ง 6 ของ AIS ล้วนทำงานร่วมกันเพื่อช่วย พนักงานคนสำคัญ รวบรวม จัดเก็บ จัดการ ประมวลผล เรียกค้น และรายงานข้อมูลทางการเงินของพวกเขา การมีระบบข้อมูลบัญชีที่ได้รับการพัฒนาและบำรุงรักษาอย่างดีและมีประสิทธิภาพและถูกต้องแม่นยำเป็นองค์ประกอบที่ขาดไม่ได้ของธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ