Як використовувати Excel як головну бухгалтерську книгу
Microsoft Excel - це потужний інструмент, який можна використовувати у багатьох цілях. Для малого бізнесу з кількома транзакціями підкований власник бізнесу може використовувати Excel як заміну бухгалтерське програмне забезпечення.
Excel має всі інструменти, необхідні для створення та обслуговування a головна книга, але це вимагає глибокого розуміння основ бухгалтерського обліку та уваги до деталей. Для власників бізнесу, які не мають ресурсів для інвестування у програмне забезпечення для бухгалтерського обліку, Excel може стати хорошим місцем для початку ведення бухгалтерські записи до придбання бухгалтерського програмного забезпечення. Нижче наведено вказівки, які допоможуть скласти, як найкраще використовувати Excel для бухгалтерського обліку.
Використання Excel як головної книги
Важливо відзначити, що кожен бізнес відрізняється один від одного і, отже, матиме різні потреби у звітності. Перший крок у налаштуванні процесу ведення бухгалтерського обліку - це визначити, які облікові показники необхідно включити залежно від типу бізнесу.
Просте налаштування ведення записів має спочатку включати стовпці для дати транзакції, опису транзакції та номер посилання, наприклад, рахунок -фактура або перевірити номери. У наступних стовпцях будуть перераховані всі рахунки, які будуть використовуватися протягом року. Варто уважно подумати про вибір облікових записів, оскільки пізніше буде важко повернутися і внести зміни. Зліва направо мають бути перші перелічені облікові записи Довідка про доходи рахунки, починаючи з доходів і закінчуючи витратами. Далі будуть рахунки активів, потім рахунки пасивів і, нарешті, будь -які рахунки власного капіталу.
Головна книга використовує подвійний запис ведення бухгалтерського обліку для відстеження всіх операцій компанії, і важливо добре розібратися в цій концепції, перш ніж почати використовувати Excel як головну книгу. Бухгалтерський облік подвійного обліку ґрунтується на внесенні як дебетів, так і кредитів для операції, щоб у підсумку книги були збалансовані.
Бухгалтерія подвійного запису в Excel
Якщо це нова компанія, першою операцією, ймовірно, буде власний капітал, інвестований у компанію. Як приклад, скажімо, an підприємець на ім'я Джейн вирішує відкрити механічний цех. Вона має 750 000 доларів США від заощаджень для відкриття бізнесу та відкриває поточний рахунок у своєму місцевому банку на збережені кошти.
Використовуючи концепції бухгалтерського обліку подвійного обліку, Джейн знає, що ця операція збільшить прибуток компанії касовий рахунок (запис дебету) і буде компенсовано збільшенням власного рахунку власника (запис кредиту). У цій системі Excel усі дебетові записи слід реєструвати як позитивні значення, тоді як усі записи про кредити мають бути від'ємними.
У цьому прикладі Джейн повинна ввести дату транзакції та опис, наприклад “Капітальні інвестиції”, у перший рядок електронної таблиці. Потім вона внесе позитивний запис у розмірі 750 000 доларів США у стовпець рахунку "Готівка" електронної таблиці та негативний запис у розмірі 750 000 доларів США у стовпець рахунку "Власний капітал" електронної таблиці. Щоб перевірити числа, Джейн повинна використати формулу суми Excel, щоб переконатися, що всі записи в кожному рядку дорівнюють нулю доларів.
Після цього Джейн продовжить вводити рядок для кожної транзакції. Якщо вона купує обладнання готівкою компанії, Джейн здійснює операцію, щоб показати дебет, або позитивний запис у стовпці рахунку "Обладнання" та кредитний або негативний запис на рахунку "Готівка" стовпчик. Якщо вона продає послуги з механічної обробки клієнту, вона записує кредит на рахунок "Дохід" та дебет на рахунок "Власний капітал".
Нарешті, загальну суму для кожного стовпця рахунку слід підсумувати внизу таблиці. Суму всіх рахунків доходів можна скласти разом для розрахунку поточних чистий прибуток. Інші стовпці для розрахунку можуть бути налаштовані за потребою, наприклад загальні активи, загальні зобов'язаннята загальний власний капітал.
Суть
Для ведення бізнесу потрібна величезна кількість бухгалтерського обліку, який найкраще обслуговується за допомогою спеціального програмного забезпечення для бухгалтерського обліку. Якщо це не варіант для власника бізнесу, то використання Microsoft Excel є хорошою альтернативою. Особа, що веде облік бухгалтерського обліку для компанії, повинна добре володіти бухгалтерським обліком терміни та методи та розуміти різні інструменти в Excel для створення точного обліку записи. Як тільки бізнес зросте, рекомендується використовувати належне програмне забезпечення для бухгалтерського обліку.