Hvorfor er afstemning vigtig i regnskab?

Forsoning er en grundlæggende regnskabsproces, der sikrer, at de faktiske brugte eller tjente penge matcher de penge, der forlader eller kommer ind på en konto i slutningen af ​​en finanspolitisk periode.

Afstemning af regnskaberne er en særlig vigtig aktivitet for virksomheder og enkeltpersoner, fordi det er en mulighed for at tjekke efter svigagtig aktivitet og for at forhindre finansieringsoversigt fejl. Afstemning foretages typisk med jævne mellemrum, f.eks. Månedligt eller kvartalsvis, som en del af normale regnskabsprocedurer.

Sådan fungerer forsoning

Ved udgangen af ​​hver regnskabsår og kvartal er det god praksis at afstemme en konto. Ved afstemning af en konto verificerer virksomheder og enkeltpersoner, at hver transaktion beløber sig til den korrekte slutkontosaldo. Generelt er der to måder at afstemme en konto: Gennemgang af dokumenter og gennemgang af analyser.

Gennemgang af dokumentation

Dokumentationsgennemgangsprocessen sammenligner beløbet for hver transaktion med det beløb, der vises som indgående eller udgående på den tilsvarende konto. Antag f.eks., At en ansvarlig person beholder alle deres kreditkortkvitteringer, men bemærker flere nye gebyrer på kreditkortregningen, som de ikke genkender. Måske er afgifterne små, og personen overser dem med at tro, at de f.eks. Er frokostudgifter.

I slutningen af ​​måneden kontrollerer kontohaveren transaktionerne på kreditkortregningen med deres kredit kortkvitteringer og opdager, at de ikke har kvitteringer for nogle af de formodede frokostafgifter, der vises på regning.

Fordi den enkelte er omhyggelig med at beholde kvitteringer, ringer de til kreditkortet for at bestride beløbene. Efter en undersøgelse viser det sig, at kreditkortet er blevet kompromitteret af en kriminel, der var i stand til at indhente virksomhedens oplysninger og opkræve den enkeltes kreditkort. Personen refunderes for de forkerte gebyrer, kortet annulleres, og den svigagtige aktivitet stoppes.

Analyse af Analytics

Analysegennemgangstilgangen kan også afsløre svigagtig aktivitet eller balance fejl. I dette tilfælde vurderer virksomheder det beløb, der skal være på regnskabet, baseret på tidligere aktivitetsniveauer på kontoen.

Eksempelvis køber ejendomsinvesteringsselskab ABC cirka fem bygninger pr regnskabsår baseret på tidligere aktivitetsniveauer. Virksomheden afstemmer hvert år sine regnskaber for at kontrollere, om der er uoverensstemmelser. I år er det anslåede beløb for den forventede kontosaldo et betydeligt beløb.

Baseret på tidligere regnskabsaktivitet og indkøb skulle estimatet for leverandørgæld være 5 millioner dollars. Den faktiske saldo på gælden er $ 48 millioner for året, hvilket er en stor uoverensstemmelse i balancen.

Bogføreren i virksomheden ABC gennemgår balancen og finder ud af, at bogføreren indtastede et ekstra nul ved afslutningen af ​​sine konti ved et uheld. Bogføreren justerer kreditorer til $ 4,8 millioner, hvilket er det omtrentlige beløb for de estimerede gældsforpligtelser.

Årsager til at forene bankopgørelser

Bankafstemning er en meget vigtig opgave for enhver virksomhed. For små virksomheder er hovedformålet med at forene dit kontoudtog at sikre, at den registrerede saldo i din virksomhed og den registrerede saldo i banken stemmer overens. Det hjælper dig også med at styre og overvåge dit pengestrømme.

Her er et par andre grunde til, at virksomheder skal afstemme deres kontoudtog hver måned:

• Identificer bedrageri: Tegn på svig bør være din første prioritet, når du afstemmer transaktioner på din bankkonto. Var legitime kontroller, som du udstedte, f.eks. Duplikeret eller ændret? Blev der udstedt checks uden tilladelse? Var der uautoriserede overførsler ud af kontoen? Har kontoen manglende indskud?
• Valider dataindtastning: Afstemning af dine kontoudtog giver dig mulighed for at identificere eventuelle uregelmæssigheder, såsom indtastning af forkerte beløb, kopiering af poster og andre dataindtastningsfejl.
• Bekræft nøjagtigheden af ​​regnskabet: Det er sjældent, men banker kan begå fejl. Afstemning af dine kontoudtog er en måde at bekræfte, at dit regnskab matcher din banks opgørelse.
• Nøjagtig skatterapportering: For at generere en korrekt selvangivelse skal du afstemme dine kontoudtog.
• Kontrollerer tyveri: Afstemning af dine kontoudtog kan også forhindre medarbejdere eller andre mennesker i at stjæle fra din virksomhed.

Generelt kan afstemning af kontoudtog hjælpe dig med at identificere usædvanlige transaktioner, der kan skyldes svig eller regnskabsfejl. Denne proces kan udføres formelt eller uformelt.

Dette gælder for både virksomheder og enkeltpersoner, som begge bør verificere hver transaktion individuelt, sikre, at beløbene matcher perfekt, og hvis ikke, notere eventuelle forskelle, der har brug for yderligere efterforskning.

Konsekvenser af ikke at afstemme dit kontoudtog

Hvis der er forskelle mellem regnskaberne og beløbene, skal disse forskelle forklares. Afstemning af dine kontoudtog giver dig mulighed for at identificere problemer, før de går ud af hånden.

Vigtigst af alt hjælper afstemning af dine kontoudtog dig med at fange svindel, før det er for sent. Det er vigtigt at huske på, at forbrugere har mere beskyttelse under føderal lov med hensyn til deres bankkonti end virksomheder. Så det er især vigtigt for virksomheder at opdage enhver svigagtig eller mistænkelig aktivitet tidligt - de kan ikke altid regne med, at banken dækker svindel eller fejl på deres konto.

Bundlinjen

At afstemme dine kontoudtog betyder ganske enkelt at sammenligne dine interne regnskaber med de optegnelser, din bank har givet dig. Denne proces er vigtig, fordi den sikrer, at du kan identificere usædvanlige transaktioner forårsaget af svig eller regnskabsfejl. Som virksomhed kan praksis også hjælpe dig med at styre dit pengestrøm og få øje på eventuelle ineffektiviteter.

Ofte stillede spørgsmål om afstemning af kontoudtog

Hvad er trinene til at forene en bankopgørelse?

Det første trin i bankafstemning er at sammenligne din virksomheds registrering af transaktioner og saldi med dit månedlige kontoudtog. Sørg for, at du verificerer hver transaktion individuelt; hvis beløbene ikke ligefrem matcher, skal disse forskelle undersøges nærmere.

Hvis noget ikke stemmer overens, skal du følge et par forskellige trin. For det første er der nogle indlysende grunde til, at der kan være uoverensstemmelser på din konto. Hvis du har skrevet en check til en leverandør og reduceret din kontosaldo i dine interne systemer i overensstemmelse hermed, viser din bank muligvis en højere saldo, indtil checken rammer din konto. På samme måde, hvis du forventede en elektronisk betaling på en måned, men det faktisk ikke blev klar før en dag før eller efter månedens udgang, kan dette forårsage uoverensstemmelse.

Ægte tegn på bedrageri omfatter uautoriseret kontrol og manglende indskud.

Hvornår er det bedste tidspunkt at afstemme en kontoudtog?

Det anbefales at afstemme dine kontoudtog mindst hver måned. Nogle virksomheder med en stor mængde eller dem, der arbejder i brancher, hvor risikoen for svig er stor, kan forene deres kontoudtog oftere (nogle gange endda dagligt).

Hvad vises på en bankafstemningserklæring?

Nogle virksomheder opretter en bankafstemningserklæring for at dokumentere, at de regelmæssigt afstemmer konti. Dette dokument opsummerer bank- og forretningsaktiviteter og afstemmer en virksomheds bankkonto med dens regnskaber. Bankafstemningserklæringer bekræfter, at betalinger er blevet behandlet, og at der er indsat kontanter på en bankkonto.