Ορισμός Λογιστικού Πληροφοριακού Συστήματος (AIS)
Τι είναι το Λογιστικό Πληροφοριακό Σύστημα (AIS);
Ένα λογιστικό πληροφοριακό σύστημα (AIS) περιλαμβάνει τη συλλογή, αποθήκευση και επεξεργασία χρηματοοικονομικών και λογιστικών δεδομένων που χρησιμοποιούνται από εσωτερικούς χρήστες για την αναφορά πληροφοριών σε επενδυτές, πιστωτέςκαι φορολογικές αρχές. Είναι γενικά μια μέθοδος που βασίζεται σε υπολογιστή για την παρακολούθηση της λογιστικής δραστηριότητας σε συνδυασμό με πόρους τεχνολογίας πληροφοριών. Ένα AIS συνδυάζει το παραδοσιακό λογιστικές πρακτικές, όπως η χρήση του Γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές (GAAP), με σύγχρονους πόρους τεχνολογίας πληροφοριών.
Πώς χρησιμοποιούνται τα Λογιστικά Πληροφοριακά Συστήματα (AIS)
Ένα λογιστικό πληροφοριακό σύστημα περιέχει διάφορα στοιχεία σημαντικά στο λογιστικός κύκλος. Παρόλο που οι πληροφορίες που περιέχονται σε ένα σύστημα ποικίλλουν μεταξύ βιομηχανιών και μεγεθών επιχειρήσεων, ένα τυπικό AIS περιλαμβάνει δεδομένα που σχετίζονται με έσοδα, έξοδα, στοιχεία πελατών, στοιχεία εργαζομένων και φορολογικά στοιχεία. Συγκεκριμένα δεδομένα περιλαμβάνουν παραγγελίες πωλήσεων και αναφορές ανάλυσης, αιτήσεις αγοράς, τιμολόγια, μητρώα επιταγών, απόθεμα, μισθοδοσία, καθολικό, δοκιμαστικό υπόλοιπο και πληροφορίες οικονομικών καταστάσεων.
Ένα λογιστικό πληροφοριακό σύστημα πρέπει να έχει δομή βάσης δεδομένων για την αποθήκευση πληροφοριών. Αυτή η δομή βάσης δεδομένων είναι συνήθως προγραμματισμένη με γλώσσα ερωτήματος που επιτρέπει χειρισμό πίνακα και δεδομένων. Ένα AIS διαθέτει πολυάριθμα πεδία για την εισαγωγή δεδομένων καθώς και για την επεξεργασία δεδομένων που έχουν αποθηκευτεί στο παρελθόν. Επιπλέον, τα λογιστικά πληροφοριακά συστήματα είναι συχνά πολύ ασφαλείς πλατφόρμες με προληπτικά μέτρα που λαμβάνονται κατά ιών, χάκερ και άλλων εξωτερικών πηγών που επιχειρούν να συλλέξουν πληροφορίες. Κυβερνασφάλεια είναι όλο και πιο σημαντική καθώς όλο και περισσότερες εταιρείες αποθηκεύουν τα δεδομένα τους ηλεκτρονικά.
Οι διάφορες εκροές ενός λογιστικού συστήματος πληροφοριών αποτελούν παράδειγμα της ευελιξίας των δυνατοτήτων χειρισμού δεδομένων του. Ένα AIS παράγει αναφορές που περιλαμβάνουν εισπρακτέους λογαριασμούς αναφορές γήρανσης βάσει πληροφοριών πελατών, υποτίμηση χρονοδιαγράμματα για πάγια περιουσιακά στοιχεία, και δοκιμαστικά υπόλοιπα για οικονομική αναφορά. Ενδέχεται επίσης να αναπαραχθούν λίστες πελατών, υπολογισμοί φορολογίας και επίπεδα αποθέματος. Ωστόσο, αλληλογραφίες, υπομνήματα ή παρουσιάσεις δεν περιλαμβάνονται στο AIS επειδή αυτά τα στοιχεία δεν σχετίζονται άμεσα με τις οικονομικές αναφορές ή τις λογιστικές καταστάσεις μιας εταιρείας.
Οφέλη Λογιστικών Πληροφοριακών Συστημάτων
Διατμηματική διασύνδεση
Ένα λογιστικό πληροφοριακό σύστημα προσπαθεί να διασυνδέεται σε πολλά τμήματα. Μέσα στο σύστημα, το τμήμα πωλήσεων μπορεί να ανεβάσει τον προϋπολογισμό πωλήσεων. Αυτές οι πληροφορίες χρησιμοποιούνται από την ομάδα διαχείρισης αποθεμάτων για τη διεξαγωγή καταμέτρησης αποθεμάτων και την αγορά υλικού. Με την αγορά αποθέματος, το σύστημα μπορεί να ειδοποιήσει το πληρωτέοι λογαριασμοί τμήμα του νέου τιμολογίου. Ένα AIS μπορεί επίσης να μοιραστεί πληροφορίες σχετικά με μια νέα παραγγελία, έτσι ώστε τα τμήματα κατασκευής, αποστολής και εξυπηρέτησης πελατών να γνωρίζουν την πώληση.
Εσωτερικοί έλεγχοι
Ένα αναπόσπαστο μέρος των λογιστικών πληροφοριακών συστημάτων σχετίζεται με εσωτερικούς ελέγχους. Οι πολιτικές και οι διαδικασίες μπορούν να τοποθετηθούν στο σύστημα για να διασφαλιστεί ότι διατηρούνται ευαίσθητες πληροφορίες πελατών, πωλητών και επιχειρήσεων εντός μιας εταιρείας. Μέσω της χρήσης φυσικών εγκρίσεων πρόσβασης, απαιτήσεων σύνδεσης, αρχείων καταγραφής πρόσβασης, εξουσιοδοτήσεων και ο διαχωρισμός των καθηκόντων, οι χρήστες μπορούν να περιοριστούν μόνο στις σχετικές πληροφορίες που είναι απαραίτητες για την εκτέλεσή τους επιχειρηματική λειτουργία.