Definizione di sistema informativo contabile (AIS)
Che cos'è un sistema informativo contabile (AIS)?
Un sistema informativo contabile (AIS) prevede la raccolta, l'archiviazione e l'elaborazione di dati finanziari e contabili utilizzati dagli utenti interni per riportare informazioni a investitori, creditori, e le autorità fiscali. È generalmente un metodo basato su computer per tenere traccia dell'attività contabile in combinazione con le risorse informatiche. Un AIS unisce la tradizione pratiche contabili, come l'uso di Principi contabili generalmente accettati (GAAP), con moderne risorse informatiche.
Come viene utilizzato un sistema informativo contabile (AIS)
Un sistema informativo contabile contiene vari elementi importanti nella ciclo contabile. Sebbene le informazioni contenute in un sistema varino a seconda dei settori e delle dimensioni aziendali, un tipico AIS include dati relativi a fatturato, spese, informazioni sui clienti, informazioni sui dipendenti e informazioni fiscali. I dati specifici includono ordini di vendita e rapporti di analisi, richieste di acquisto, fatture, registri di controllo, inventario, libro paga, libro mastro, bilancio di verifica e informazioni sul rendiconto finanziario.
Un sistema informativo contabile deve avere una struttura di database per memorizzare le informazioni. Questa struttura di database è in genere programmata con un linguaggio di query che consente la manipolazione di tabelle e dati. Un AIS ha numerosi campi per inserire i dati e per modificare i dati precedentemente memorizzati. Inoltre, i sistemi informativi contabili sono spesso piattaforme altamente protette con misure preventive adottate contro virus, hacker e altre fonti esterne che tentano di raccogliere informazioni. Sicurezza informatica è sempre più importante in quanto sempre più aziende archiviano i propri dati in formato elettronico.
I vari output di un sistema informativo contabile esemplificano la versatilità delle sue capacità di manipolazione dei dati. Un AIS produce report che includono crediti rapporti di invecchiamento basati sulle informazioni del cliente, ammortamento programmi per le immobilizzazioni, e saldi di prova per la rendicontazione finanziaria. È inoltre possibile riprodurre elenchi di clienti, calcoli delle imposte e livelli di inventario. Tuttavia, le corrispondenze, i promemoria o le presentazioni non sono inclusi nell'AIS perché questi elementi non sono direttamente correlati ai rapporti finanziari o alla contabilità di un'azienda.
Vantaggi dei sistemi informativi contabili
Interfacciamento interdipartimentale
Un sistema informativo contabile si sforza di interfacciarsi tra più reparti. All'interno del sistema, il reparto vendite può caricare il budget di vendita. Queste informazioni vengono utilizzate dal team di gestione dell'inventario per condurre conteggi di inventario e acquistare materiali. Al momento dell'acquisto dell'inventario, il sistema può notificare il è possibile pagare per questi account dipartimento della nuova fattura. Un AIS può anche condividere informazioni su un nuovo ordine in modo che i reparti di produzione, spedizione e servizio clienti siano a conoscenza della vendita.
Controlli interni
Una parte integrante dei sistemi informativi contabili riguarda controlli interni. È possibile inserire policy e procedure all'interno del sistema per garantire che le informazioni sensibili su clienti, fornitori e attività commerciali siano mantenute all'interno di un'azienda. Attraverso l'uso di approvazioni di accesso fisico, requisiti di accesso, registri di accesso, autorizzazioni e separazione dei compiti, gli utenti possono essere limitati alle sole informazioni rilevanti necessarie per svolgere la loro funzione aziendale.
