Virtuálna kancelária: definícia a prehľad
Čo je to virtuálna kancelária?
Virtuálna kancelária poskytuje podnikom fyzickú adresu a služby súvisiace s kanceláriou bez nákladov na dlhodobý prenájom a administratívnych pracovníkov. Vďaka virtuálnej kancelárii môžu zamestnanci pracovať odkiaľkoľvek, ale stále majú k dispozícii napríklad poštovú adresu, telefónne záznamníky, zasadačky a video konferencia.
Ako fungujú virtuálne kancelárie
Virtuálne kancelárie fungujú ako jedna jednotka, ktorá slúži zákazníkom, ale neexistujú na pevnom mieste. Tento typ nastavenia je obzvlášť obľúbený u startupy a malé podniky, ktoré chcú minimalizovať nad hlavou. Vytvorenie webového kancelárskeho produktového softvéru a služieb, ako sú napríklad videokonferencie, pomohlo urýchliť rast virtuálnych kancelárií.
Kľúčové informácie
- Virtuálna kancelária je spoločnosť, ktorá funguje ako jedna jednotka a má fyzickú poštovú adresu, ale neexistuje na jednom konkrétnom mieste.
- Rozvoj nástrojov, ako sú služby videokonferencií a správ, viedol k zvýšenému využívaniu virtuálnej kancelárie.
- Náklady na prevádzku virtuálnej kancelárie sú oveľa nižšie ako tradičnú kanceláriu, a preto je tento typ nastavenia obľúbený medzi malými podnikmi a startupmi.
- Usporiadanie virtuálnej kancelárie rozširuje možnosti zamestnania zamestnancov a možnosti prijímania zamestnancov pre firmy.
- Aj keď je virtuálna kancelária pre firmy spravidla lacnejšou možnosťou, niektoré služby, ako napríklad telefonovanie a videokonferencie, môžu mať obmedzenú dostupnosť.
Virtuálna kancelária môže tiež viesť k vyšším produktivita, pretože svoje služby oslobodzuje pracovníkov od administratívnych úloh, ako aj dochádzania. Každý zamestnanec môže pracovať z miesta, ktoré je najpohodlnejšie, a podnik sa neobmedzuje iba na prijímanie zamestnancov, ktorí žijú lokálne.
Čím viac ľudí hľadá spôsoby, ako pracovať na diaľku, výhody virtuálnej kancelárie sú okamžite viditeľné. Nie všetko je však také jednoduché, ako sa zdá. Niektorým sa môže plánovanie virtuálneho kancelárskeho priestoru líšiť od časovo náročných konfliktov plánovania, ktoré sú súčasťou fyzickej kancelárie.
Výhody a nevýhody virtuálnej kancelárie
Príťažlivosť virtuálnej kancelárie pre používateľov je dvojaká. Po prvé, mesačné náklady na virtuálnu kanceláriu sú oveľa nižšie ako náklady na tradičnú kanceláriu. Koniec koncov, nemá žiadne náklady na údržbu a údržbu, ani nepotrebuje personál. Virtuálne sídlo je možné zabezpečiť aj mesačne prenájom, takže je väčšia flexibilita, ak sa zmení užívateľská činnosť (žiadne čakanie na vypršanie platnosti lízingu alebo náklady na prerušený prenájom).
Náklady na používanie virtuálnej kancelárie sa môžu pohybovať od menej ako 40 dolárov do viac ako 200 dolárov mesačne. Čím viac služieb bude pridaných, tým budú drahšie.
Za druhé, virtuálna kancelária môže poskytovať poštovú adresu, telefonické odpovedanie a videokonferenčné služby. Preto a malý biznis sa môže zdať väčší, ako je. Tiež môže poskytnúť používateľom fyzickú adresu (alebo viac adries) na stretnutie s klientmi. Niekedy môže adresa poskytnúť používateľovi virtuálnej kancelárie auru prestíže, napríklad ak je adresa známym miestom alebo ulicou. Profesionálny telefónny záznamník môže mať rovnaký účinok.
Niektoré zo služieb, ktoré ponúka usporiadanie virtuálnej kancelárie, vyžadujú použitie predbežného plánovania. Mnoho balíkov napríklad obsahuje obmedzené využitie konferenčných miestností alebo obmedzené služby telekonferencií a videokonferencií. Virtuálne kancelárie môžu mať tiež obmedzený prístup v noci a cez víkendy. Používateľom môže byť nedostatok flexibility obmedzujúci a nepohodlný. Existuje tiež možnosť rušenia, ktoré prináša práca z domu, a preto niektorí pracovníci nemusia byť tak produktívni, keď pracujú v prostredí virtuálnej kancelárie.
