Úvod do účtovných informačných systémov - AIS

An účtovný informačný systém (AIS) je štruktúra, ktorú firma používa na zhromažďovanie, ukladanie, správu, spracovanie, získavanie a vykazovanie svojich finančných údajov, aby mohla byť používajú účtovníci, konzultanti, obchodní analytici, manažéri, finanční riaditelia (CFO), audítori, regulačné orgány a dane agentúry.

Špeciálne vyškolení účtovníci hĺbkovo spolupracujú s AIS, aby zaistili najvyššiu úroveň presnosti finančných transakcií spoločnosti a uchovávanie záznamov, ako aj uľahčenie dostupnosti finančných údajov tým, ktorí k nim legitímne potrebujú prístup-to všetko pri zachovaní nedotknutých údajov a zabezpečiť.

Pochopenie účtovných informačných systémov (AIS)

Účtovný informačný systém je spôsob sledovania všetkých účtovných a obchodných aktivít spoločnosti. Účtovné informačné systémy sa spravidla skladajú zo šiestich základných komponentov: ľudia, postupy a pokyny, údaje, softvér, infraštruktúra informačných technológií a interné kontroly. Nasleduje podrobný rozpis jednotlivých komponentov.

1. Ľudia z AIS

Ľudia v AIS sú používateľmi systému. AIS pomáha rôznym oddeleniam v rámci spoločnosti spolupracovať. Profesionáli, ktorí môžu potrebovať používať AIS organizácie, zahŕňajú:

• Účtovníci
• Poradcovia
• Obchodní analytici
• Manažéri
• Finanční riaditelia
• Audítori

Vedenie môže napríklad stanoviť predajné ciele, pre ktoré si potom zamestnanci môžu objednať príslušné množstvo zásob. Inventarizačný príkaz oznámi účtovnému oddeleniu nový záväzok. Keď sa predaj uskutočňuje v podniku, ľudia a oddelenia zapojené do predajného procesu môžu zahŕňať nasledujúce položky:

1. Predajcovia zadávajú objednávky zákazníkov do AIS.
2. Účtovné účty alebo odošle faktúra zákazníkovi.
3. Sklad zostavuje objednávku.
4. Oddelenie prepravy odošle objednávku zákazníkovi.
5. Účtovné oddelenie bude informované o novom pohľadávky, čo je IOU od zákazníka, ktorá je obvykle zaplatená do 30, 60 alebo 90 dní.
6. Oddelenie zákazníckych služieb sleduje objednávku a zásielky zákazníkov.
7. Manažment používa AIS na vytváranie správ o predaji a analýzu nákladov, ktorá môže zahŕňať náklady na zásoby, dodanie a výrobu.

Vďaka dobre navrhnutému AIS môže každý v rámci organizácie pristupovať k rovnakému systému a získavať rovnaké informácie. AIS tiež v prípade potreby zjednodušuje proces oznamovania informácií ľuďom mimo organizácie.

Poradcovia môžu napríklad použiť informácie v AIS na analýzu účinnosti cenovej štruktúry spoločnosti pri pohľade na údaje o nákladoch, údaje o predaji a príjmy. Tiež, audítori môže použiť údaje na posúdenie vnútorných kontrol spoločnosti, finančnej situácie a súladu s predpismi, ako sú napr Sarbanes-Oxleyov zákon (SOX).

AIS by mal byť navrhnutý tak, aby zodpovedal potrebám ľudí, ktorí ho budú používať. Systém by mal byť tiež ľahko použiteľný a mal by zlepšovať, nie brániť účinnosti.

2. Postupy a pokyny

Postup a pokyny AIS sú metódy, ktoré používa na zber, ukladanie, získavanie a spracovanie údajov. Tieto metódy sú manuálne aj automatizované. Údaje môžu pochádzať z interných zdrojov (napr. Zamestnanci) aj z externých zdrojov (napr. Online objednávky zákazníkov). Postupy a pokyny budú zakódované v softvéri AIS. Postupy a pokyny by však mali byť „zakódované“ aj do zamestnancov prostredníctvom dokumentácie a školenia. Aby boli postupy a pokyny účinné, musia byť dôsledne dodržiavané.

3. Údaje AIS

AIS musí mať databázovú štruktúru na ukladanie informácií, ako je napríklad štruktúrovaný dotazovací jazyk (SQL), čo je počítačový jazyk bežne používaný pre databázy. SQL umožňuje manipulovať s dátami, ktoré sú v AIS, a získavať ich na účely hlásenia. AIS bude tiež potrebovať rôzne vstupné obrazovky pre rôzne typy používateľov systému a zadávanie údajov, ako aj rôzne výstupné formáty na uspokojenie potrieb rôznych používateľov a rôznych typov informácie.

Údaje obsiahnuté v AIS sú všetky finančné informácie, ktoré sa týkajú obchodných praktík organizácie. Všetky obchodné údaje, ktoré majú vplyv na financie spoločnosti, by mali byť vložené do AIS.

Typ údajov zahrnutých v AIS závisí od povahy podnikania, ale môže pozostávať z nasledujúcich údajov:

• Predajné objednávky
• Vyúčtovania zákazníkov
• Správy o analýze predaja
• Požiadavky na nákup
• Faktúry dodávateľa
• Skontrolujte registre
• Hlavná kniha
• Údaje o inventári
• Informácie o mzde
• Časomerač
• Daňové informácie

Údaje je možné použiť na zostavenie účtovných výkazov a finančných správ vrátane starnutia pohľadávok, odpisy alebo amortizačné plány, a skúšobná rovnováha, a výkaz ziskov a strát. Mať všetky tieto údaje na jednom mieste-v AIS-uľahčuje činnosti podniku v oblasti vedenia záznamov, vykazovania, analýzy, auditu a rozhodovania. Aby boli údaje užitočné, musia byť úplné, presné a relevantné.

Na druhej strane medzi príklady údajov, ktoré by sa nedostali do AIS, patria poznámky, korešpondencia, prezentácie a príručky. Tieto dokumenty môžu mať tangenciálny vzťah k finančným spoločnostiam spoločnosti, ale okrem štandardných poznámok pod čiarou v skutočnosti nie sú súčasťou vedenia finančných záznamov spoločnosti.

4. Softvér AIS

Softwarová súčasť AIS sú počítačové programy používané na ukladanie, získavanie, spracovanie a analýzu finančných údajov spoločnosti. Predtým existovali počítače, AIS bol manuálny, papierový systém, ale dnes väčšina spoločností používa ako základ AIS počítačový softvér. Malé podniky môžu používať Intuit's Quickbooks alebo Sage's Sage 50 Accounting, ale existujú aj ďalšie. Malé a stredné podniky môžu využívať SAP's Business One.Stredné a veľké firmy môžu používať Microsoft Dynamics GP, SAS Group MAS 90 alebo MAS 200, Oracle's PeopleSoft alebo Epicor Financial Management.   

Kvalita, spoľahlivosť a bezpečnosť sú kľúčovými komponentmi efektivity Softvér AIS. Manažéri sa pri rozhodovaní pre spoločnosť spoliehajú na informácie, ktoré vydáva, a na správne rozhodnutia potrebujú vysoko kvalitné informácie.

Softvérové ​​programy AIS je možné prispôsobiť tak, aby vyhovovali jedinečným potrebám rôznych typov podnikov. Ak existujúci program nespĺňa potreby spoločnosti, softvér je možné vyvinúť aj interne pomocou podstatné vstupy od koncových užívateľov alebo ich môže vyvinúť spoločnosť tretej strany špeciálne pre Organizácia. Systém by dokonca mohol byť zadaný externe špecializovanej spoločnosti.

Pokiaľ ide o verejne obchodované spoločnosti, bez ohľadu na to, aký softvérový program a možnosti prispôsobenia si podnik zvolí, Sarbanes-Oxleyho predpisy budú do určitej miery diktovať štruktúru AIS. Dôvodom je zavedenie predpisov SOX vnútorné ovládanie a audítorské postupy, ktoré musia verejné spoločnosti dodržiavať.

5. IT infraštruktúra

Infraštruktúra informačných technológií je len vymyslený názov hardvéru používaného na prevádzku účtovného informačného systému. Väčšina týchto hardvérových položiek, ktoré by firma musela mať, musí mať aj tak a môže zahŕňať nasledujúce:

• Počítače
• Mobilné zariadenia
• Servery
• Tlačiarne
• Prepäťové ochrany
• Smerovače
• Úložné médiá
• Záložný zdroj

Pri výbere hardvéru je okrem nákladov potrebné vziať do úvahy aj rýchlosť, kapacitu úložiska a to, či ho je možné rozšíriť a aktualizovať.

Najdôležitejšie je, že hardvér vybraný pre AIS musí byť kompatibilný so zamýšľaným softvérom. V ideálnom prípade by to bolo nielen kompatibilné, ale aj optimálne - neohrabaný systém bude oveľa menej nápomocný ako rýchly. Jednou z možností, ako môžu firmy ľahko splniť požiadavky na kompatibilitu hardvéru a softvéru, je nákup systému na kľúč, ktorý obsahuje hardvér aj softvér, ktorý podnik potrebuje. Nákup systému na kľúč teoreticky znamená, že podnik získa pre svoj AIS optimálnu kombináciu hardvéru a softvéru.

Dobrý AIS by mal zahŕňať aj plán údržby, servisu, výmeny a inovácie komponentov hardvéru systému, ako aj plán na likvidáciu pokazeného a zastaraného hardvéru, aby boli citlivé údaje úplne zničené.

6. Vnútorné kontroly

Interné kontroly AIS sú bezpečnostné opatrenia, ktoré obsahuje na ochranu citlivých údajov. Môžu byť jednoduché ako heslá alebo zložité ako biometrická identifikácia. Biometrické bezpečnostné protokoly môžu zahŕňať ukladanie ľudských vlastností, ktoré sa v priebehu času nemenia, ako sú odtlačky prstov, hlas a rozpoznávanie tváre.

AIS musí mať interné ovládacie prvky na ochranu pred neoprávneným prístupom k počítaču a na obmedzenie prístupu autorizovaných používateľov, čo zahŕňa niektorých používateľov vo vnútri spoločnosti. Musí tiež zabrániť neoprávnenému prístupu k súborom jednotlivcom, ktorí majú prístup iba k vybraným častiam systému.

AIS obsahuje dôverné informácie, ktoré patria nielen spoločnosti, ale aj jej zamestnancom a zákazníkom. Tieto údaje môžu zahŕňať:

• Čísla sociálneho poistenia
• Platové a personálne informácie
• Čísla kreditných kariet
• Informácie pre zákazníka
• Finančné údaje spoločnosti
• Finančné informácie o dodávateľoch a predajcoch

Všetky údaje v AIS by mali byť šifrované a prístup do systému by mal byť zaznamenávaný a kontrolovaný. Aktivita systému by mala byť tiež vysledovateľná.

AIS tiež potrebuje interné ovládacie prvky, ktoré ho chránia pred počítačovými vírusmi, hackermi a inými vnútornými a vonkajšími hrozbami zabezpečenie siete. Musí byť tiež chránený pred prírodnými katastrofami a prepätiami, ktoré môžu spôsobiť stratu údajov.

Príklady účtovných informačných systémov zo skutočného sveta

Dobre navrhnutý AIS umožňuje bezproblémový chod podniku na každodennej báze, zatiaľ čo zle navrhnutý AIS môže brániť jeho prevádzke. Tretie použitie AIS je, že keď je podnik v ťažkostiach, údaje v jeho AIS je možné použiť na odhalenie príbehu o tom, kde sa stala chyba. Prípady WorldCom a Lehman Brothers uveď dva príklady.

WorldCom

V roku 2002 interní audítori WorldCom Eugene Morse a Cynthia Cooper využili AIS spoločnosti na odhalenie podvodných alokácií nákladov a ďalších účtovných záznamov vo výške takmer 4 miliardy dolárov.Ich vyšetrovanie viedlo k zrušeniu finančného riaditeľa Scotta Sullivana, rovnako ako k novému legislatíva-paragraf 404 Sarbanes-Oxleyovho zákona, ktorý upravuje vnútorné financie spoločností kontroly a postupy. 

Lehman Brothers

Pri skúmaní príčin Lehmanovho kolapsu bola kľúčovým prvkom kontrola jeho AIS a ďalších dátových systémov, zber dokumentov a ich kontrola, ako aj pohovory so svedkami. Hľadanie príčin zlyhania spoločnosti „si vyžiadalo rozsiahle vyšetrovanie a preskúmanie prevádzkových, obchodných, Lehmanových, ocenenie, finančné, účtovné a iné dátové systémy, “podľa 2 200-stranovej, deväťzväzkovej správy skúšobného komisára.

Systémy Lehman poskytujú príklad toho, ako by AIS mal nie byť štruktúrovaný. Skúšajúci Anton R. Valukasova správa uvádza: „V čase, keď nastane bankrot Lehman udržiaval súbor viac ako 2 600 softvérových systémov a aplikácií... Mnoho Lehmanových systémov bolo tajomných, zastaraných alebo neštandardných. "

Skúšajúci sa rozhodol zamerať svoje úsilie na 96 systémov, ktoré sa javili ako najrelevantnejšie. Táto skúška si vyžadovala školenie, štúdium a pokusy a omyly, aby sa naučili používať systémy.

Valukasova správa tiež poznamenala: „Lehmanove systémy boli veľmi závislé, ale ich vzťahy bolo ťažké rozlúštiť a neboli dostatočne zdokumentované. Na získanie potrebných informácií bolo potrebné vynaložiť mimoriadne úsilie na rozmotanie týchto systémov. “

Spodný riadok

Šesť komponentov AIS spolupracuje na pomoci kľúčoví zamestnanci zhromažďovať, uchovávať, spravovať, spracovávať, získavať a vykazovať ich finančné údaje. Mať dobre vyvinutý a udržiavaný účinný a presný účtovný informačný systém je nepostrádateľnou súčasťou úspešného podnikania.