Definicija virtualne podatkovne sobe (VDR)
Kaj je virtualna podatkovna soba?
Navidezna podatkovna soba (VDR), znana tudi kot poslovna soba, je varno spletno skladišče za shranjevanje in distribucijo dokumentov. Običajno se uporablja med postopkom skrbnega pregleda pred združitvijo ali prevzemom za pregled, delitev in razkritje dokumentacije podjetja.
Ključni obroki
- Virtualne podatkovne sobe ali VDR obstajajo kot varen način za shranjevanje dokumentov, do katerih hkrati potrebuje dostop več ljudi.
- Podjetja VDR običajno uporabljajo pri združevanju, delu na projektu ali drugem skupnem podjetju, ki zahteva dostop do podatkov v skupni rabi.
- VDR veljajo za bolj varne kot fizični dokumenti, saj ni nevarnosti izgube med tranzitom ali nenamernega uničenja.
- Na splošno so dejanja, kot so kopiranje, tiskanje in posredovanje, v VDR onemogočena.
Razumevanje virtualnih podatkovnih sob
Virtualne podatkovne sobe vse bolj nadomeščajo fizične podatkovne sobe, ki se tradicionalno uporabljajo za razkritje in skupno rabo dokumentov. Z globalizacija poslovanja in povečanega nadzora za zmanjšanje stroškov, so virtualne podatkovne sobe privlačna alternativa sobam s fizičnimi podatki. Virtualne podatkovne sobe so široko dostopne, takoj na voljo in varnejše.
Ker varnostni pomisleki naraščajo in incidenti s kršitvami naraščajo, ponudniki VDR razvijajo bolj izpopolnjene in zanesljive baze podatkov. Začetne javne ponudbe (IPO), revizijske operacije in partnerstva ali druga podjetja, ki morajo sodelovati in deliti informacije, bodo uporabljala virtualne podatkovne sobe.
Uporaba virtualnih podatkovnih sob
Združitve in prevzemi (M&A) postopki so najpogostejša uporaba VDR. Ti skladišči zagotavljajo prostor za skrbni pregled, potreben med dokončanjem posla. Te poslovne transakcije vključujejo velike količine dokumentov, od katerih so mnogi zaupni in vsebujejo občutljive podatke. Uporaba VDR je varen in zanesljiv način za vse zainteresirane strani, da pregledajo in izmenjajo dokumente med pogajanji.
Podjetja pogosto sodelujejo med seboj za proizvodnjo in proizvodnjo izdelkov med gradnjo stavbe ter za ponujanje storitev. Za vzpostavitev in vzdrževanje teh poslovnih odnosov so potrebne pogodbe in pogost prenos podatkov. Virtualne podatkovne sobe omogočajo shranjevanje teh pogodb in omogočajo dostopnost dokumentov, potrebnih za nadaljevanje poslovnih partnerstev. Na primer, spremembe v načrtih konstrukcije, ki jih je izvedel inženir, so takoj na voljo vsem izvajalcem, ki sodelujejo pri projektu.
Revizija praksa podjetja, skladnost in računi so običajna praksa v vseh podjetjih. Ta proces je pogosto problem, saj morajo delavci komunicirati z zunanjimi regulatorji in regulatorji. Tudi danes imajo številna podjetja pisarne na oddaljenih lokacijah in po vsem svetu v različnih časovnih pasovih.
Uporaba virtualne podatkovne sobe odvetnikom, računovodjem, notranjim in zunanjim regulatorjem ter drugim zainteresiranim stranem omogoča centralizirano dostopno točko. Zagotavljanje centralnega sistema zmanjšuje napake in čas. Prav tako zagotavlja preglednost komunikacije. Odvisno od vrste revizije se razlikujeta raven dostopa in pooblastila.
Ponudba prve javne ponudbe (IPO) je zastrašujoča naloga, ki zahteva nepredstavljivo količino dokumentacije. Tako kot revizije je tudi preglednost bistvena. Podjetja morajo ustvarjati, menjati, hraniti in upravljati velike količine dokumentov. Zaradi narave transakcije bo večina uporabnikov imela omejen dostop, na primer "samo ogled". Možnost kopiranja, posredovanja ali tiskanja je lahko prepovedana.
Alternativa VDR
Čeprav virtualne podatkovne sobe ponujajo številne prednosti, niso primerne za vsako panogo. Na primer, nekatere vlade se lahko odločijo, da bodo še naprej uporabljale sobe s fizičnimi podatki za zelo zaupne izmenjave informacij. Škoda zaradi potencialnih kibernetskih napadov in kršitve podatkov presega prednosti virtualnih podatkovnih sob. Rezultati takšnih dogodkov bi lahko bili kataklizmični, če bi grožnje dostopale do tajnih podatkov. V teh primerih uporaba VDR ne bo upoštevana.