วงจร PDCA: การปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ

วงจร PDCA คืออะไร?

วงจร Plan-Do-Check-Act (PDCA) เป็นเทคนิคการแก้ปัญหาซ้ำสี่ขั้นตอนที่ใช้เพื่อปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ พัฒนาโดยนักฟิสิกส์ชาวอเมริกัน Walter A. Shewhart ในช่วงปี ค.ศ. 1920 วัฏจักรนี้ได้รับแรงบันดาลใจจากการประเมินแนวปฏิบัติด้านการจัดการอย่างต่อเนื่องและความเต็มใจของผู้บริหารที่จะนำมาใช้และเพิกเฉยต่อแนวคิดที่ไม่สนับสนุน

วิธีการนี้ได้รับความนิยมจาก ควบคุมคุณภาพ ผู้บุกเบิก Dr. W. Edwards Deming ในปี 1950 ผู้คิดค้นคำว่า “Shewhart” Cycle หลังจากที่ปรึกษาของเขา Deming คือผู้ที่ตระหนักว่าวงจร PDCA สามารถนำมาใช้เพื่อปรับปรุงกระบวนการผลิตในสหรัฐอเมริกาในช่วงสงครามโลกครั้งที่สองได้

วิธีการทำงานของวงจร PDCA

PDCA Cycle สามารถช่วยสร้างความแตกต่างให้กับบริษัทจากคู่แข่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในโลกธุรกิจในปัจจุบัน โดยที่ ธุรกิจมักค้นหาวิธีปรับปรุงกระบวนการ ลดต้นทุน เพิ่มผลกำไร และปรับปรุงลูกค้าอยู่เสมอ ความพึงพอใจ.

ผู้จัดการหลายคนใช้วงจร PDCA โดยไม่รู้ตัวเพื่อช่วยกำกับองค์กรของตน เนื่องจากครอบคลุมหลักการพื้นฐานของการวางแผนเชิงกลยุทธ์ องค์ประกอบสี่ประการของวัฏจักร PDCA มีดังต่อไปนี้

วางแผน

แผนโครงการที่กำหนดไว้อย่างดีให้กรอบการทำงานสำหรับการดำเนินงาน ที่สำคัญควรสะท้อนถึง. ขององค์กร ภารกิจ และค่านิยม ควรทำแผนที่เป้าหมายของโครงการและระบุวิธีที่ดีที่สุดในการบรรลุเป้าหมายอย่างชัดเจน

ทำ

นี่คือขั้นตอนที่แผนเริ่มดำเนินการ แผนถูกสร้างขึ้นด้วยเหตุผล ดังนั้นมันเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้เล่นที่จะดำเนินการตามที่ระบุไว้ ขั้นตอนนี้สามารถแบ่งออกเป็นสามส่วนย่อย รวมถึงการฝึกอบรมบุคลากรทั้งหมดที่เกี่ยวข้องใน โครงการ กระบวนการทำงานจริง และการบันทึกข้อมูลเชิงลึกหรือข้อมูลสำหรับอนาคต การประเมิน.

ตรวจสอบ

โดยปกติควรมีการตรวจสอบสองครั้งตลอดทั้งโครงการ ขั้นแรก ตรวจสอบควบคู่ไปกับการดำเนินการเพื่อให้แน่ใจว่าวัตถุประสงค์ของโครงการบรรลุผลสำเร็จ ประการที่สอง การทบทวนโครงการที่ดำเนินการเมื่อเสร็จสิ้นอย่างละเอียดยิ่งขึ้นจะกล่าวถึงความสำเร็จและความล้มเหลวเพื่อให้สามารถทำการปรับเปลี่ยนในอนาคตได้

กระทำ

ขั้นตอนสุดท้ายคือการดำเนินการแก้ไขเมื่อมีการระบุและแก้ไขความผิดพลาดในอดีต วงจร PDCA เกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำอีก และสามารถกำหนดใหม่ได้บางทีเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นภายใต้แนวทางใหม่

วงจร PDCA และไคเซ็น

กระบวนการ PDCA คล้ายกับปรัชญาธุรกิจของญี่ปุ่นของ ไคเซ็นซึ่งเมื่อแปลแล้วหมายถึง "การเปลี่ยนแปลงให้ดีขึ้น" หรือ "การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง" ไคเซ็นอยู่ที่ไหน พนักงานทุกคนมีส่วนร่วมในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานโดยค้นหาประสิทธิภาพในสภาพแวดล้อมการทำงาน เช่นเดียวกับวงจร PDCA ไคเซ็นมุ่งเป้าไปที่การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องผ่านการเปลี่ยนแปลงทีละน้อยทีละน้อย

ตัวอย่างของการเปลี่ยนแปลงที่อาจทำผ่าน Kaizen หรือ PDCA ได้แก่ การใช้ระบบใหม่ การกำจัดของเสีย หรือการนำส่งแบบทันเวลา การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดไม่จำเป็นต้องเล็กน้อยหรือเพิ่มขึ้น

แนวคิดเบื้องหลัง PDCA และ Kaizen คือวัฒนธรรมขององค์กรเปลี่ยนไปเมื่อพนักงานเรียนรู้ที่จะเป็นนักแก้ปัญหาและนักคิดเชิงวิพากษ์ วงจร PDCA จะทดสอบความคิดของพนักงาน ปรับเปลี่ยน แล้วนำไปปฏิบัติหากมีศักยภาพ วัฏจักรนี้เป็นกระบวนการวนซ้ำที่ทดสอบแนวคิดอย่างต่อเนื่องและส่งเสริมการปรับปรุง

ประโยชน์ของวัฏจักร PDCA

บริษัทที่ต้องการปรับปรุงกระบวนการภายในและภายนอกมักจะปรับใช้ระเบียบวิธี PDCA เพื่อลดข้อผิดพลาดและเพิ่มผลลัพธ์สูงสุด เมื่อจัดตั้งขึ้นแล้ว บริษัทต่างๆ สามารถทำซ้ำวงจร PDCA และทำให้เป็นขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานได้ ขั้นตอนสุดท้ายของวิธีการ "พระราชบัญญัติ" จะดำเนินการแก้ไขและทำให้วิธีการนี้เหมาะสำหรับความพยายามในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ตัวอย่างของวัฏจักร PDCA

เดอะ เมโย คลินิก

The Mayo Clinic โรงพยาบาลและศูนย์วิจัยระดับโลกที่ไม่แสวงหากำไร ดำเนินการปรับปรุงคุณภาพ การศึกษาที่พิจารณาเวลารอของผู้ป่วยที่อาจเป็นผู้เข้ารับการปลูกถ่ายประสาทหูเทียมขนาดใหญ่ การผ่าตัด. แนวคิดคือการใช้หลักการไคเซ็นเพื่อขจัดอุปสรรคและปรับปรุงการเข้าถึงของผู้ป่วย

การศึกษาได้ศึกษาการปรับแต่งการรักษาเฉพาะ การจัดการบันทึกผู้ป่วย และเวลาในห้องรอ ในที่สุดก็มีผลในเชิงบวกสำหรับผู้ป่วย ท่ามกลางผลลัพธ์ รอบเวลามัธยฐานสำหรับการทดสอบผู้สมัครรับเลือกตั้งลดลงจาก 7.3 เป็น 3 ชั่วโมง และสินค้าคงคลังทั้งหมดของคลินิกลดลง 31%

โตโยต้า

ในปี 2564 โตโยต้า มอเตอร์ คอร์ปอเรชั่น เป็นบริษัทที่ใหญ่เป็นอันดับ 7 ของโลกในด้านรายได้ ตามข้อมูลของ FXSSI Kaizen และ Toyota มีความหมายเหมือนกันเพราะหลักการของ Toyota และ "The Toyota Way" กำหนดแนวคิดของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องในระบบการผลิต พนักงานของโตโยต้าได้รับแรงจูงใจในการหาแนวทางปฏิบัติที่ไม่มีประสิทธิภาพและออกแบบวิธีปรับปรุง และการประยุกต์ใช้วงจร PDCA จะช่วยสนับสนุนการตัดสินใจที่รวดเร็ว

Nike

ไนกี้โอบกอด”เอียง," ปรัชญาที่คล้ายคลึงกันกับไคเซ็น แถลงการณ์นวัตกรรมของบริษัทระบุว่า "ลีนเป็นรากฐานของวิธีที่เราพัฒนาการผลิตที่ยั่งยืน" แถลงการณ์ สะท้อนให้เห็นถึงวัฒนธรรมการพัฒนาอย่างต่อเนื่องของ Nike ที่อาศัยผู้ที่ใกล้ชิดกับงานมากที่สุดเพื่อแก้ปัญหาและส่งมอบผลิตภัณฑ์ที่มีคุณภาพ ตรงเวลา.

เมื่อผู้ผลิตรองเท้ากีฬาชั้นนำถูกวิพากษ์วิจารณ์ว่าเป็นเพราะการจ่ายค่าจ้างต่ำ บริษัทได้ว่าจ้าง PDCA เพื่อให้อำนาจแก่พนักงาน คู่ค้า และลูกค้าของบริษัท มีการเสนอสิ่งจูงใจให้กับโรงงานเพื่อปรับปรุงสภาพการทำงาน และระบบการให้คะแนนจะประเมินประสิทธิภาพของโรงงานผลิต

บริษัทได้ปรับปรุงเงื่อนไขสำหรับคนงาน ขจัดของเสีย และจ้างผู้จัดการที่เน้นคุณค่า ความมุ่งมั่นในวิธีการแบบลีนและ Kaizen ช่วยให้ Nike เพิ่มขนาดเป็นสองเท่าจากประมาณ 100 พันล้านดอลลาร์ในปี 2558 เป็นมากกว่า 200 พันล้านดอลลาร์ในปี 2564

PDCA คำถามที่พบบ่อย

PDCA เหมือนกับการจัดการคุณภาพโดยรวม (TQM) หรือไม่

การจัดการคุณภาพโดยรวม (TQM) ซึ่งเป็นสารตั้งต้นของ ซิกซิกมารวมถึงปรัชญาของ PDCA แต่ก้าวไปอีกขั้นหนึ่ง

ตาม Smartsheet ซึ่งอ้างอิงจาก Marlon Walters ผู้ก่อตั้งและ CEO ของ Horizon Group Consulting "ด้วย TQM คุณต้องรอให้ลูกค้าของคุณยืนยันว่าดี ด้วย Six Sigma ในตอนท้าย คุณไม่เดาว่าผลิตภัณฑ์ของคุณดีกว่าหรือไม่ คุณก็รู้. หากคุณระบุตลาดของคุณอย่างถูกต้องและผลิตภัณฑ์ของคุณมีความเหมาะสมที่สุดสำหรับเฉพาะกลุ่ม คุณก็รู้ว่าคุณมีผลิตภัณฑ์ที่ดีที่สุดจากมุมมองของกระบวนการ"

Kaizen หรือ PDCA เป็นมากกว่าปรัชญาในการจัดระเบียบสถานที่ทำงานขนาดใหญ่และวิธีดึงดูดเพื่อนร่วมงาน มันไม่เกี่ยวกับการรอความคิดเห็นหรือผลลัพธ์ของลูกค้า ทั้ง PDCA และ TQM พิจารณาทั้งบริษัทที่รับผิดชอบในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

อะไรคือความแตกต่างระหว่าง PDCA และ Six Sigma?

ความแตกต่างระหว่าง PDCA และ Six Sigma คือ Six Sigma เป็นหลักการการจัดการที่ครอบคลุมทุกอย่างซึ่งรวมถึง PDCA เป็นส่วนหนึ่งของโครงสร้าง PDCA อธิบายวิธีการออกกฎหมาย Six Sigma เป็นแผน ทำ ดำเนินการ ตรวจสอบกระบวนการ Six Sigma เรียกวิธีการนี้ว่า DMAIC (กำหนด วัด วิเคราะห์ ปรับปรุง และควบคุม)

จากข้อมูลของ Walters PDCA นั้นเน้นไปที่ผู้คนในขณะที่ Six Sigma นั้นอิงตามกระบวนการ ตัวอย่างเช่น คำว่า "define" ใน Six Sigma จะลบองค์ประกอบของมนุษย์ และคำว่า "measure" จะให้ความสำคัญกับข้อมูล

อะไรคือความแตกต่างระหว่าง PDCA และ PDSA?

PDCA ย่อมาจาก plan, do, check, act ในขณะที่ PDSA ย่อมาจาก plan, do, study, act เป็นทั้งแบบจำลองการแก้ปัญหาแบบวนซ้ำสี่ขั้นตอนที่ใช้เพื่อปรับปรุงกระบวนการ ความแตกต่างหลักระหว่างทั้งสองคือ PDCA ซึ่งได้รับการพัฒนาก่อนโมเดล PDSA มีขั้นตอน "ตรวจสอบ" ในขั้นตอนนี้ ทีมงานจะพิจารณาว่าสิ่งที่พวกเขาตั้งใจจะบรรลุนั้นเกิดขึ้นจริงหรือไม่ โดยการตรวจสอบผลลัพธ์ที่คาดหวังกับผลลัพธ์จริง ดังนั้น PDCA จึงมีการตรวจสอบในตัวสำหรับทุกรอบในกระบวนการ

บรรทัดล่าง

PDCA Cycle, PDSA, Kaizen และ Six Sigma ล้วนเป็นวิธีที่ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าสามารถปรับปรุงกระบวนการได้อย่างต่อเนื่อง บริษัทหลายแห่ง เช่น Nike, Toyota, Mayo Clinic และบริษัทอื่นๆ ได้เห็นการเติบโตอย่างมากหลังจากใช้กลยุทธ์แบบวนซ้ำเหล่านี้อย่างน้อยหนึ่งกลยุทธ์ แนวความคิดจะเปลี่ยนวัฒนธรรมของธุรกิจเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดได้รับข้อมูลและสามารถทำหน้าที่เป็นนักแก้ปัญหาและนักคิดเชิงวิพากษ์ ผลที่ได้คือแนวคิดเพิ่มเติมสำหรับการเปลี่ยนแปลง