คำจำกัดความบัญชีเจ้าหนี้ (AP)

บัญชีเจ้าหนี้ (AP) คืออะไร?

บัญชีเจ้าหนี้ (AP) เป็นบัญชีภายใน บัญชีแยกประเภททั่วไป ที่แสดงถึงภาระผูกพันของบริษัทในการชำระหนี้ระยะสั้นให้กับเจ้าหนี้หรือซัพพลายเออร์ การใช้งานทั่วไปของ "AP" หมายถึงแผนกธุรกิจหรือแผนกที่รับผิดชอบในการชำระเงินที่บริษัทค้างชำระให้กับซัพพลายเออร์และเจ้าหนี้รายอื่น

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับบัญชีเจ้าหนี้

ยอดดุลบัญชีเจ้าหนี้ (AP) ของบริษัท ณ เวลาใดเวลาหนึ่งจะปรากฏบน งบดุล ภายใต้ หนี้สินหมุนเวียน ส่วน. บัญชีเจ้าหนี้เป็นหนี้ที่ต้องชำระภายในระยะเวลาที่กำหนดเพื่อหลีกเลี่ยง ค่าเริ่มต้น. ในระดับองค์กร AP หมายถึงการชำระหนี้ระยะสั้นที่เกิดจากซัพพลายเออร์ เจ้าหนี้เป็นระยะสั้น

IOU จากธุรกิจหนึ่งไปยังอีกธุรกิจหนึ่งหรืออีกองค์กรหนึ่ง อีกฝ่ายหนึ่งจะบันทึกรายการดังกล่าวเป็นการเพิ่มขึ้นของ ลูกหนี้ ในปริมาณที่เท่ากัน

บัญชีเจ้าหนี้ (AP) เป็นตัวเลขที่สำคัญในงบดุลของบริษัท หาก AP เพิ่มขึ้นในช่วงเวลาก่อนหน้า แสดงว่าบริษัทกำลังซื้อสินค้าหรือบริการด้วยเครดิตมากกว่าการจ่ายเงินสด หาก AP ของบริษัทลดลง หมายความว่าบริษัทกำลังชำระหนี้งวดก่อนในอัตราที่เร็วกว่าการซื้อสินค้าใหม่ที่มีเครดิต การจัดการบัญชีเจ้าหนี้มีความสำคัญในการจัดการกระแสเงินสดของธุรกิจ

เมื่อใช้ วิธีทางอ้อม เพื่อเตรียม งบกระแสเงินสด, การเพิ่มขึ้นหรือลดลงสุทธิของ AP จากช่วงเวลาก่อนหน้าปรากฏในส่วนบนสุด, the กระแสเงินสดจากกิจกรรมดำเนินงาน. ผู้บริหารสามารถใช้ AP เพื่อควบคุมกระแสเงินสดของบริษัทได้ในระดับหนึ่ง ตัวอย่างเช่น หากฝ่ายบริหารต้องการเพิ่มเงินสดสำรองในช่วงเวลาหนึ่ง ก็สามารถขยายเวลาที่ธุรกิจใช้ในการชำระบัญชีคงค้างทั้งหมดใน AP ได้ อย่างไรก็ตาม ความยืดหยุ่นในการชำระเงินภายหลังต้องชั่งน้ำหนักกับความสัมพันธ์ที่บริษัทมีกับผู้ขายอย่างต่อเนื่อง เป็นการดำเนินธุรกิจที่ดีเสมอที่จะชำระค่าใช้จ่ายตามวันครบกำหนด

การบันทึกบัญชีเจ้าหนี้

เหมาะสม รายการคู่ การทำบัญชีกำหนดให้ต้องมีเดบิตและเครดิตหักล้างสำหรับรายการทั้งหมดที่ทำในบัญชีแยกประเภททั่วไป ในการบันทึกบัญชีเจ้าหนี้ นักบัญชี เครดิตเจ้าหนี้เจ้าหนี้เมื่อบิลหรือ ใบแจ้งหนี้ จะได้รับ เดบิตออฟเซ็ตสำหรับรายการนี้โดยทั่วไปจะเป็นan ค่าใช้จ่าย บัญชีสำหรับสินค้าหรือบริการที่ซื้อด้วยเครดิต การเดบิตอาจไปยังบัญชีสินทรัพย์หากสินค้าที่ซื้อคือ a สินทรัพย์ทุน. เมื่อชำระบิลแล้วนักบัญชีจะหักบัญชีเจ้าหนี้เพื่อลดยอดหนี้สิน เครดิตการหักล้างเกิดขึ้นกับบัญชีเงินสด ซึ่งจะทำให้ยอดเงินสดลดลงด้วย

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าธุรกิจได้รับใบแจ้งหนี้มูลค่า $500 สำหรับเครื่องใช้สำนักงาน เมื่อแผนก AP ได้รับใบแจ้งหนี้ จะบันทึกเครดิต 500 ดอลลาร์ในบัญชีเจ้าหนี้และหัก 500 ดอลลาร์สำหรับค่าใช้จ่ายในการจัดหาสำนักงาน เดบิต $500 สำหรับค่าใช้จ่ายในการจัดหาสำนักงานไหลผ่านไปยัง งบกำไรขาดทุน ณ จุดนี้บริษัทจึงได้บันทึกรายการซื้อทั้งๆ ที่ยังไม่ได้จ่ายเงินสด สิ่งนี้สอดคล้องกับ การบัญชีคงค้างโดยที่ค่าใช้จ่ายรับรู้เมื่อเกิดขึ้นมากกว่าเมื่อเงินสดเปลี่ยนมือ จากนั้นบริษัทจะจ่ายบิล และนักบัญชีให้เครดิต 500 ดอลลาร์ในบัญชีเงินสด และหักเงิน 500 ดอลลาร์ไปยังบัญชีเจ้าหนี้

บริษัทอาจมีการชำระเงินคงค้างจำนวนมากเนื่องจากผู้ขายในคราวเดียว ยอดค้างชำระทั้งหมดที่เกิดจากผู้ขายจะถูกบันทึกในบัญชีเจ้าหนี้ ดังนั้น หากใครดูยอดคงเหลือในบัญชีเจ้าหนี้ เขาจะเห็นยอดรวมของธุรกิจที่เป็นหนี้ผู้ขายและผู้ให้กู้ระยะสั้นทั้งหมด จำนวนเงินทั้งหมดนี้จะปรากฏในงบดุล ตัวอย่างเช่น หากธุรกิจข้างต้นได้รับใบแจ้งหนี้สำหรับบริการดูแลสนามหญ้าเป็นจำนวนเงิน 50 ดอลลาร์ ยอดรวมของทั้งสองรายการในบัญชีเจ้าหนี้จะเท่ากับ $550 ก่อนที่บริษัทจะจ่ายเงิน หนี้

บัญชีเจ้าหนี้เทียบกับ เจ้าหนี้การค้า

แม้ว่าบางคนจะใช้วลี "เจ้าหนี้การค้า" และ "เจ้าหนี้การค้า" สลับกัน แต่วลีเหล่านี้อ้างถึงสถานการณ์ที่คล้ายคลึงกันแต่แตกต่างกันเล็กน้อย เจ้าหนี้การค้าเป็นเงินที่บริษัทเป็นหนี้ผู้ขาย รายการสิ่งของ- สินค้าที่เกี่ยวข้อง เช่น วัสดุธุรกิจหรือวัสดุที่เป็นส่วนหนึ่งของสินค้าคงคลัง บัญชีเจ้าหนี้รวมถึงหนี้ระยะสั้นหรือภาระผูกพันทั้งหมดของบริษัท

ตัวอย่างเช่น หากร้านอาหารเป็นหนี้บริษัทอาหารหรือเครื่องดื่ม รายการเหล่านั้นเป็นส่วนหนึ่งของสินค้าคงคลังและเป็นส่วนหนึ่งของเจ้าหนี้การค้า ในขณะเดียวกัน ภาระผูกพันของบริษัทอื่นๆ เช่น บริษัทที่ทำความสะอาดเครื่องแบบพนักงานของร้านอาหาร อยู่ในหมวดเจ้าหนี้ ทั้งสองประเภทนี้จัดอยู่ในประเภทบัญชีเจ้าหนี้ที่กว้างกว่า และบริษัทหลายแห่งรวมทั้งสองประเภทไว้ภายใต้เงื่อนไขบัญชีเจ้าหนี้

บัญชีเจ้าหนี้เทียบกับ บัญชีลูกหนี้

บัญชีลูกหนี้และเจ้าหนี้เป็นสิ่งที่ตรงกันข้าม บัญชีเจ้าหนี้คือเงินที่บริษัทเป็นหนี้ผู้ขาย ในขณะที่บัญชีลูกหนี้คือเงินที่บริษัทเป็นหนี้บริษัท โดยทั่วไปแล้วจะเป็นลูกค้า เมื่อบริษัทหนึ่งทำธุรกรรมกับอีกบริษัทหนึ่งด้วยสินเชื่อ บริษัทหนึ่งจะบันทึกรายการไปยังบัญชีเจ้าหนี้ในบัญชีของตน ในขณะที่อีกบริษัทหนึ่งบันทึกรายการไปยังบัญชีลูกหนี้

คำถามที่พบบ่อย

อะไรคือตัวอย่างของเจ้าหนี้?

เจ้าหนี้จะถูกสร้างขึ้นเมื่อใดก็ตามที่บริษัทเป็นหนี้เงินสำหรับการให้บริการหรือสินค้าที่บริษัทยังไม่ได้ชำระ ซึ่งอาจมาจากการซื้อจากผู้ขายด้วยเครดิต หรือการสมัครรับข้อมูลหรือการผ่อนชำระที่ครบกำหนดหลังจากได้รับสินค้าหรือบริการ

ฉันจะหาบัญชีเจ้าหนี้ของบริษัทได้ที่ไหน

บัญชีเจ้าหนี้อยู่ในงบดุลของบริษัท และเนื่องจากเป็นเงินที่ค้างชำระกับผู้อื่น จึงถูกบันทึกเป็นหนี้สินหมุนเวียน

เจ้าหนี้แตกต่างจากลูกหนี้อย่างไร?

ลูกหนี้เป็นตัวแทนของเงินทุนที่เป็นหนี้กับบริษัทสำหรับการให้บริการและถูกจองเป็นสินทรัพย์ ในทางกลับกัน บัญชีเจ้าหนี้หมายถึงเงินทุนที่บริษัทเป็นหนี้กับผู้อื่น ตัวอย่างเช่น การชำระเงินเนื่องจากซัพพลายเออร์หรือเจ้าหนี้ เจ้าหนี้ถูกบันทึกเป็นหนี้สิน

บัญชีเจ้าหนี้เป็นค่าใช้จ่ายทางธุรกิจหรือไม่?

ไม่ บางคนเข้าใจผิดคิดว่าบัญชีเจ้าหนี้หมายถึงค่าใช้จ่ายประจำของการดำเนินงานหลักของบริษัท อย่างไรก็ตาม นั่นเป็นการตีความคำศัพท์ที่ไม่ถูกต้อง ค่าใช้จ่ายอยู่ในงบกำไรขาดทุนของ บริษัท ในขณะที่เจ้าหนี้จะถูกบันทึกเป็นหนี้สินในงบดุล