คำจำกัดความของ Virtual Data Room (VDR)

ห้องข้อมูลเสมือนคืออะไร?

ห้องข้อมูลเสมือน (VDR) หรือที่เรียกว่าห้องซื้อขาย คือที่เก็บข้อมูลออนไลน์ที่ปลอดภัยสำหรับการจัดเก็บและแจกจ่ายเอกสาร โดยทั่วไปจะใช้ในระหว่างกระบวนการตรวจสอบสถานะก่อนการควบรวมกิจการเพื่อตรวจสอบ แบ่งปัน และเปิดเผยเอกสารของบริษัท

ทำความเข้าใจกับห้องข้อมูลเสมือน

ห้องข้อมูลเสมือนได้เข้ามาแทนที่ห้องข้อมูลทางกายภาพมากขึ้นเรื่อยๆ ซึ่งตามแบบฉบับที่ใช้ในการเปิดเผยและแบ่งปันเอกสาร กับ โลกาภิวัตน์ ของธุรกิจและการตรวจสอบที่เพิ่มขึ้นเพื่อลดต้นทุน ห้องข้อมูลเสมือนเป็นทางเลือกที่น่าสนใจสำหรับห้องข้อมูลทางกายภาพ ห้องข้อมูลเสมือนสามารถเข้าถึงได้อย่างกว้างขวาง พร้อมใช้งานทันที และปลอดภัยยิ่งขึ้น

เมื่อปัญหาด้านความปลอดภัยเพิ่มขึ้นและเหตุการณ์ที่มีการละเมิดเพิ่มขึ้น ผู้ให้บริการ VDR กำลังพัฒนาฐานข้อมูลที่มีความซับซ้อนและเชื่อถือได้มากขึ้น การถวายสังฆทานเบื้องต้น (IPOs) การดำเนินการตรวจสอบและพันธมิตรหรือธุรกิจอื่น ๆ ที่ต้องทำงานร่วมกันและแบ่งปันข้อมูลจะใช้ห้องข้อมูลเสมือน

การใช้ห้องข้อมูลเสมือน

การควบรวมกิจการ ขั้นตอน (M&A) เป็นการใช้ VDR ที่พบบ่อยที่สุด ที่เก็บข้อมูลเหล่านี้เป็นสถานที่สำหรับการตรวจสอบสถานะที่จำเป็นในระหว่างการสรุปข้อตกลง ธุรกรรมทางธุรกิจเหล่านี้เกี่ยวข้องกับเอกสารจำนวนมาก ซึ่งส่วนใหญ่เป็นความลับและมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อน การใช้ VDR เป็นวิธีที่ปลอดภัยและเชื่อถือได้สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในการตรวจสอบและแลกเปลี่ยนเอกสารระหว่างการเจรจา

ธุรกิจมักจะทำงานร่วมกันเพื่อผลิตและผลิตผลิตภัณฑ์ระหว่างการก่อสร้างอาคารและเพื่อให้บริการ การสร้างและรักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจเหล่านี้จำเป็นต้องมีสัญญาและการส่งข้อมูลบ่อยครั้ง ห้องข้อมูลเสมือนมีไว้สำหรับจัดเก็บสัญญาเหล่านี้และจัดทำเอกสารที่พร้อมใช้งานที่จำเป็นสำหรับการสานต่อความร่วมมือทางธุรกิจ ตัวอย่างเช่น การเปลี่ยนแปลงที่ทำกับพิมพ์เขียวของโครงสร้างโดยวิศวกรจะพร้อมใช้งานทันทีสำหรับผู้รับเหมาทั้งหมดที่เกี่ยวข้องในโครงการ

สอบบัญชี แนวทางปฏิบัติของบริษัท การปฏิบัติตามข้อกำหนด และบัญชีเป็นแนวทางปฏิบัติทั่วไปในทุกธุรกิจ กระบวนการนี้มักเป็นปัญหาเนื่องจากพนักงานต้องมีปฏิสัมพันธ์กับหน่วยงานกำกับดูแลภายนอกและผู้ปรับแก้ นอกจากนี้ ทุกวันนี้บริษัทหลายแห่งมีสำนักงานอยู่ในพื้นที่ห่างไกลและทั่วโลกในโซนเวลาต่างๆ

การใช้ห้องข้อมูลเสมือนช่วยให้ทนายความ นักบัญชี หน่วยงานกำกับดูแลภายในและภายนอก และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่นๆ มีจุดเข้าใช้งานแบบรวมศูนย์ การจัดหาระบบส่วนกลางช่วยลดข้อผิดพลาดและเวลา นอกจากนี้ยังให้ความโปร่งใสในการสื่อสาร ขึ้นอยู่กับประเภทของการตรวจสอบ ระดับการเข้าถึงและอำนาจจะแตกต่างกันไป

การเสนอขายหุ้นแก่ประชาชนทั่วไปครั้งแรก (IPO) เป็นงานที่น่ากลัวซึ่งต้องใช้เอกสารจำนวนมหาศาล เช่นเดียวกับการตรวจสอบ ความโปร่งใสเป็นสิ่งสำคัญ บริษัทต้องสร้าง แลกเปลี่ยน เก็บรักษา และจัดการเอกสารจำนวนมาก เนื่องจากลักษณะของธุรกรรม ผู้ใช้ส่วนใหญ่จะจำกัดการเข้าถึง เช่น "ดูเท่านั้น" ความสามารถในการคัดลอก ส่งต่อ หรือพิมพ์อาจถูกห้าม

ทางเลือกแทนVDR

แม้ว่าห้องข้อมูลเสมือนจะมีประโยชน์มากมาย แต่ก็ไม่เหมาะสำหรับทุกอุตสาหกรรม ตัวอย่างเช่น รัฐบาลบางแห่งอาจเลือกที่จะใช้ห้องข้อมูลทางกายภาพต่อไปเพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลที่เป็นความลับสูง ความเสียหายจากการโจมตีทางไซเบอร์ที่อาจเกิดขึ้นและ การละเมิดข้อมูล เกินประโยชน์ที่ได้รับจากห้องข้อมูลเสมือน ผลของเหตุการณ์ดังกล่าวอาจเป็นหายนะหากฝ่ายที่คุกคามเข้าถึงข้อมูลลับ ในกรณีดังกล่าว การใช้ VDR จะไม่ได้รับการพิจารณา