คำจำกัดความของบัญชี Zero Balance (ZBA)

บัญชี Zero Balance (ZBA) คืออะไร?

บัญชียอดเงินคงเหลือเป็นศูนย์ (ZBA) ค่อนข้างตรงกับที่คิด: บัญชีตรวจสอบที่มีการรักษาสมดุลเป็นศูนย์ เมื่อจำเป็นต้องใช้เงินใน ZBA จำนวนเงินที่ต้องการจะถูกโอนโดยอัตโนมัติจากบัญชีกลางหรือบัญชีหลัก ในทำนองเดียวกัน เงินฝากจะถูกโอนเข้าบัญชีหลักทุกวัน บางครั้งบริษัทก็ใช้บัญชีดุลเป็นศูนย์เพื่อให้แน่ใจว่ามีเงินพร้อมใช้ทั่วทุกแห่ง แผนกต่างๆ เพื่อขจัดยอดคงเหลือส่วนเกินในบัญชีแยกกัน และเพื่อรักษาการควบคุมการเบิกจ่ายของ กองทุน บัญชีเหล่านี้จัดการรายการต่างๆ เช่น เงินเดือน เงินสดย่อย และความต้องการอื่นๆ ที่คล้ายคลึงกัน

บัญชียอดคงเหลือเป็นศูนย์ทำงานอย่างไร

บัญชีหลักเป็นสถานที่รวมศูนย์ในการจัดการเงินขององค์กร เมื่อใดก็ตามที่ต้องการเงินทุนใน ZBA ตรวจสอบบัญชี เพื่อให้ครอบคลุมค่าใช้จ่ายหรือธุรกรรม จะถูกโอนจากบัญชีหลักในจำนวนที่แน่นอน ไม่จำเป็นต้องให้พนักงานดำเนินการด้วยตนเอง เนื่องจากกระบวนการนี้เป็นแบบอัตโนมัติทั้งหมด

โดยการมุ่งเน้นเงินในบัญชีหลัก มีเงินมากขึ้นสำหรับการลงทุน แทนที่จะมีจำนวนเงินเล็กน้อยที่ไม่ได้ใช้งานภายในบัญชีย่อยที่หลากหลาย บ่อยครั้งที่บัญชีหลักมีประโยชน์เพิ่มเติม เช่น สูงกว่า อัตราดอกเบี้ย ในยอดคงเหลือเมื่อเทียบกับบัญชีย่อย บัญชีหลักไม่ใช่บัญชีเช็ค แต่เป็นบัญชีธนาคารประเภทอื่นที่ให้ผลกำไรมากกว่า ดังนั้น ZBAs จะเพิ่มเงินทุนสูงสุดสำหรับการลงทุนและลดความเสี่ยงของค่าธรรมเนียมเงินเบิกเกินบัญชี

การใช้ ZBA เพื่อเติมเงินในบัตรเดบิตที่ออกโดยองค์กรช่วยให้มั่นใจได้ว่ากิจกรรมทั้งหมดในบัตรจะได้รับการอนุมัติล่วงหน้า ตั้งแต่ กองทุนว่าง ไม่มีอยู่ใน ZBA จะไม่สามารถทำธุรกรรมบัตรเดบิตได้จนกว่าเงินจะถูกส่งไปยังบัญชี ซึ่งสามารถช่วยจัดการค่าใช้จ่ายทางธุรกิจได้โดยการจำกัดความเสี่ยงของกิจกรรมที่ไม่ได้รับการอนุมัติที่เกิดขึ้น

การใช้ ZBA เป็นกลไกควบคุมการใช้จ่ายจะมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อต้องจัดการค่าใช้จ่ายโดยไม่ได้ตั้งใจทั่วทั้งองค์กรขนาดใหญ่ แม้ว่าค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานมักจะง่ายต่อการคาดการณ์และให้ทุน แต่อุบัติเหตุสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามธรรมชาติ ด้วยการจำกัดการเข้าถึงเงินอย่างรวดเร็วผ่านบัตรเดบิต มีแนวโน้มมากขึ้นที่จะมีการดำเนินตามขั้นตอนการอนุมัติที่เหมาะสมก่อนการสั่งซื้อจะเสร็จสมบูรณ์ ซึ่งช่วยให้ติดตามการโอนและการกระทบยอดระหว่างบัญชีได้ง่าย

ข้อควรพิจารณาพิเศษของ ZBA

องค์กรอาจมีบัญชีดุลเป็นศูนย์หลายบัญชีเพื่อปรับปรุงการจัดการงบประมาณและทำให้กระบวนการจัดสรรเงินมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งอาจรวมถึงการสร้าง ZBA แยกกันสำหรับแต่ละแผนกหรือฟังก์ชันเพื่อตรวจสอบค่าบริการรายวัน รายเดือน หรือรายปี

เหตุผลอื่นๆ ในการสร้าง ZBA แยกต่างหากอาจเกี่ยวข้องกับการจัดการด้านการเงินของโครงการระยะสั้นบางโครงการ หรือผู้ที่มีความเสี่ยงเป็นพิเศษสำหรับการเกินกำหนดที่ไม่คาดคิด การใช้บัญชียอดคงเหลือเป็นศูนย์ช่วยป้องกันการเรียกเก็บเงินส่วนเกินโดยไม่ต้องแจ้งให้ทราบและอนุมัติอย่างเหมาะสม