הבנת ספר כללי לעומת כתב עת כללי

כתבי עת כלליים נגד פנקסים כלליים: סקירה כללית

בכל הנוגע למעקב אחר הכספים של עסק, א כניסה כפולה מערכת הנהלת חשבונות המשתמשת הן ספר כללי וגנרל כתב עת היא ללא ספק השיטה הטובה ביותר למעקב אחר הנתונים הפיננסיים הכוללים של החברה ולשמירה על פעילות שוטפת ורווחית.

על מנת להבין באמת כיצד מערכת כזו של רשומה חשבונאית עבודות, ראשית יש להעריך את הפונקציות השונות הקשורות לשני מרכיבי המפתח הללו: פנקסים כלליים וכתבי עת כלליים.

כתבי עת כלליים

בהגדרה פשוטה, כתב העת הכללי מתייחס לספר של ערכים מקוריים, שבו רואי חשבון ו מנהלי חשבונות רשום עסקאות עסקיות גולמיות, לפי הסדר בהתאם למועד בו התרחשו אירועים. יומן כללי הוא המקום הראשון בו נרשמים נתונים, וכל עמוד בפריט כולל עמודות חלוקה לתאריכים, מספרים סידוריים וכן רשומות חיוב או אשראי.

ארגונים מסוימים מחזיקים כתבי עת מיוחדים, כגון כתבי עת לרכישה או כתבי עת למכירה, המתעדים רק סוגים ספציפיים של עסקאות.

לאחר שנרשמת עסקה ביומן כללי, הסכומים מתפרסמים לאחר מכן בחשבונות המתאימים, כגון חייבים, ציוד ועסקאות מזומנים.

ספרים כלליים

ספר כללי הוא ספר או קובץ שבו מנהלי החשבונות משתמשים כדי לרשום את כל החשבונות הרלוונטיים. ספר החשבונות עוקב אחר חמישה פריטים חשבונאיים בולטים: נכסים, התחייבויות, הון בעלים, הכנסות והוצאות.

עסקאות המופיעות לראשונה בכתבי העת מתפרסמות לאחר מכן בחשבונות ספר החשבונות. לאחר מכן, חשבון יתרות מחושבים ומועברים מהפנקס הכללי אל א מאזן בוחן לפני שהוא מופיע בדוחות הכספיים הרשמיים של החברה.

כל פריט חשבונאי מוצג כטבלה בעלת שתי עמודים בצורת T. מנהל החשבונות בדרך כלל ממקם את שם החשבון בחלק העליון של ה- "T" והרשומות חוֹבָה רשומות בצד שמאל ורישומי אשראי מימין. החשבון כולל לעתים עמודות נוספות לפרטים כגון תיאור העסקה, תאריך ומספר סידורי.

שיקולים מיוחדים

כיום, רוב הארגונים משתמשים בתוכנת הנהלת חשבונות כדי לרשום עסקאות בפנקסים ובכתבי עת, דבר שהביא לייעול דרמטי של פעילויות בסיסיות אלה. למעשה, רוב תוכנות הנהלת החשבונות מחזיקות כיום מאגר מרכזי שבו חברות יכולות לרשום הן פנקסים והן רשומות יומן בו זמנית. ההתקדמות הטכנולוגית הזו מקלה ופחות מייגעת על רישום עסקאות, ואין צורך לנהל כל ספר חשבונות בנפרד. האדם שמזין נתונים בכל מודול של תוכנת הנהלת החשבונות או הנהלת החשבונות של החברה שלך עשוי אפילו לא להיות מודע למאגרים אלה. בהרבה מיישומי תוכנה אלה, איש הזנת הנתונים צריך ללחוץ רק על תפריט נפתח כדי להזין עסקה בפנקס החשבונות או ביומן.